ASPECT4 Transport fra EG hjælper dig med at levere varen
Levering til tiden og sikkerhed for, at fisken er kold, glasset er helt og grisen er glad. Det er sådan set alt, dine kunder forventer.
Du administrerer vogne og chauffører, overholder krav til håndtering af gods og koordinerer forbindelser til andre transportører. ASPECT4 Transport sætter strøm til processerne og hjælper dig med at levere varen.
Fik du set alle de spændende nyheder til ASEPCT4?
Alle nyhederne fra Release 7 til ASPECT4 er netop blevet præsenteret på den virtuelle ASEPCT4 Day.
Se alle de spændende nyheder inden for Robotics, Easy Integration og Attachments lige når det passer dig. Og husk, at vi naturligvis sidder klar til at besvare spørgsmål.
Med en it-løsning til landevejstransport kæder du processerne i din transportvirksomhed sikkert sammen.
Du skal styre egne processer vedrørende håndtering af gods og transport. Du skal også sikre optimal kommunikation med kunder og samarbejdspartnere. Med en it-løsning til landevejstransport kæder du processerne i din transportvirksomhed sikkert sammen.
Forretningsrådgivning med strøm til
I et samarbejde med EG om automatisering af processerne i din virksomhed får du meget mere end en it-løsning til landevejstransport. Baseret på årelang erfaring og analyse af processerne i din virksomhed finder vi frem til den bedste løsning.
Når vi sætter strøm til, ved vi præcis, hvor du skal sætte ind for at styrke din forretning – det kunne være:
Overblik over alle processer i godsstrømmen – fra ordreindgang til levering og udfakturering
Styrket kommunikation med samarbejdspartnere og offentlige myndigheder
Bedre kundeservice, fordi du ved, hvor varen befinder sig, og hvornår den er fremme
Bedre udnyttelse af biler, chauffører og trailere
The Smart Way for EG
Det er ikke at udvikle alt selv, men at samarbejde med branchens bedste specialister, som komplementerer vores egne løsninger. Nogle af vores væsentligste samarbejdspartnere – ud over brancheforeninger – er derfor specialister inden for flåde- og trailerstyring, toldløsninger, videndeling, indscanning og dokumenthåndtering.
Det stærkeste led i kæden
Sammen med ca. 40 skandinaviske transport- og speditionsvirksomheder har vi igennem de sidste 30 år været i alle afkroge af transportbranchen. Vi har taget mange udfordringer op, når det drejer sig om it-løsninger til landevejstransport.
Styrken af hvert enkelt led i din virksomheds samlede godsstrøm er afgørende for din succes. Med EG's ASPECT4 Transport styrker du alle led i kæden og sikrer driften af din transport- og speditionsvirksomhed.
Rekvisitionsmodul til ASPECT4 Transport
Rekvisitionsmodulet er en overbygning til reservationssystemet, som gør det muligt for dig nemt at få bogført leverandørfakturaer blot ved angivelse af et rekvisitionsnummer.
Arbejdsgangene i forhold til godkendelse og bogføring af bilag bliver med rekvisitions-modulet mere effektive. Samtidig minimerer I den tid disponenter og speditører bruger på administrative opgaver, så de kan koncentrere sig om det de er bedst til – at flytte gods og servicere jeres kunder.
En af de processer, der ligger beslag på rigtig mange ressourcer i virksomheden, er behandling af leverandørfakturaer. Med vores nye rekvisitionsmodul har I nu mulighed for at optimere denne proces ganske betragteligt.
Flyt administrative opgaver væk fra speditøren
Rekvisitionsmodulet er en overbygning til reservationssystemet, som gør det muligt at optimere jeres arbejdsgang i forbindelse med godkendelse og bogføring af leverandør-bilag. Samtidig får I flyttet nogle administrative opgaver væk fra speditørerne, så de kan koncentrere sig om deres kerneområder og flytte gods i stedet for at bruge værdifuld tid på diverse bilag.
Med reservationssystemet kan den enkelte speditør reservere sine omkostninger i situationen, hvor der arbejdes på den aktuelle transport. Og med rekvisitionsmodulet slipper speditøren for at skulle involveres mere med mindre det reserverede beløb afviger fra fakturabeløbet (+/- en given accepteret difference). Så jo mere nøjagtig reservationerne er, jo mere effektiv bliver brugen af rekvisitionsmodulet og jo mindre tid skal speditørene bruge på administration.
Reservationer direkte fra booking eller flerleddet disponering
Rekvisitionsmodulet gør det muligt at oprette reservationer i danske kroner og udenlandsk valuta både direkte fra bookingen samt fra flerleddet disponering (via bro/færge-modulet). Hver reservation bliver oprettet med et rekvisitionsnummer, som speditøren oplyser til leverandøren. Reservationer fra bookinger og flerleddet disponering kan ændres/slettes i løbet af dagen, da bogføring først sker via en kørsel i robotten, som normalt vil køre hver aften.
Når leverandørfaktura med angivelse af rekvisitionsnummer modtages i bogholderiet, vil bogføring kunne ske uden involvering af speditør eller disponent, så længe reservationsbeløbet stemmer overens med fakturabeløbet +/- en på forhånd fastsat accepteret difference.
Forregistrering
Hvis bilaget registreres via manuel indtastning sker det via forregistrering i applikation 1241, hvor kundeposten registreres med ID 38 og momsafløft afklares. Herefter får man mulighed for at angive rekvisitionsnummer. Og hvis bilaget kan godkendes (rekvisitionsnummer, kundenummer og beløb stemmer overens) vil godkendelsen automatisk ændre bilaget til en ID 31 og bilaget er bogført. Hvis bilaget ikke kan godkendes, forbliver det med et ID 38 og bilaget forregistreres som var det en normal 1241 registrering. Det skal dermed sendes ud til manuel godkendelse ved speditør.
OCR-indscanning
Ved OCR-indscanning vil bilaget blive scannet ind i applikation 3207, hvor scannede kreditorfakturaer behandles, og bilaget vil automatisk blive bogført hvis rekvisitionsnummer, kundenummer og beløb stemmer overens. Hvis der ikke er sammenfald, forbliver bilaget som et ID 38 bilag, der skal sendes til godkendelse ved speditør via workflow.
Med dette selvbetjeningsmodul giver du dine kunder mulighed for at hente relevante informationer og booke online.
I stigende grad forventer dine kunder, at du er tilgængelig 24/7, og at de kan betjene sig selv og hente vigtig information om en ordre, når de har behov for det. Nu kan du give dem lige præcis det, de efterspørger, og samtidig gøre livet lettere for dig selv. Du vil ganske enkelt kunne betjene flere kunder med færre ressourcer.
Investeringen tjener sig hjem
Ud over at give dine kunder en bedre service og sikre online tilstedeværelse kan du også lave en helt konkret beregning af den forventede besparelse, e-Service-modulet giver i din håndtering af bookinger. Håndterer du eksempelvis 50 bookinger pr. uge, og antager vi, at du pr. booking sparer 5 min., vil du på en uge spare lidt mere end 4 timer, hvilket omregnet til kroner og ører (baseret på en medarbejder til 333 kr. i timen) svarer til ca. 1.400 kr. På årsplan er der tale om en besparelse på 72.800.
Hvordan ser regnestykket ud for dig?
Er du interesseret i at kigge nærmere på, hvordan regnestykket vil se ud for dig, og hvilke andre fordele du henter med e-Service, tager vi gerne et møde, hvor vi laver en beregning, der svarer til din konkrete situation.
Slut med dobbeltindtastninger, ukorrekte data og forskelligt udseende tilbud. Med tilbudsmodulet i ASPECT4 Transport kan du nu være sikker på, at dine tilbud både ser professionelle ud og er korrekte.
Effektiviser din tilbudsgivning ved at sætte strøm til de manuelle arbejdsgange med et tilbudsmodul. Produktionen af tilbuddet automatiseres på de områder, hvor det letter dit arbejde og sikrer kvaliteten, så du sparer tid og undgår at fakturere kunden på et forkert grundlag.
Kendte udfordringer
Udarbejder du tilbuddet manuelt i Word eller Excel, skal du indtaste alle stamoplysninger fra bunden (kundenavn m.v.) og selve tilbuddet (priser, zoner osv.).
Opretter du efterfølgende tilbuddet i ASPECT4 Transport, giver denne arbejdsproces også mulighed for fejl, som kan betyde, at der ikke er overensstemmelse med det tilbud, du sender kunden, og det, du opretter i ASPECT4 Transport – i værste fald fakturerer du kunden forkert.
Det behøver ikke at være så svært
Med et tilbudsmodul kommer du langt nemmere omkring arbejdet med at udarbejde et tilbud, og kvaliteten bliver højere. Nogle af de helt åbenlyse fordele, du får med løsningen, er:
Korrekte tilbud, som hænger sammen med ASPECT4 og giver mulighed for automatisk afregning
Skabeloner til standardtekster i tilbuddene, som du genbruger og redigerer efter behov
Zonetilbud integreret i samme dokument
Standardtillæg direkte fra ASPECT4 Transport
Professionelt design af dine tilbud.
Effektive arbejdsgange gør hverdagen nemmere
Med tilbudsmodulet opretter du tilbuddet én gang for alle i ASPECT4 Transport. Efterfølgende bestemmer du, om du skal bruge print eller e-mail, og systemet henter automatisk data og indsætter i skabelonen, før du printer eller sender til kunden.
Appen gør det muligt at kalkulere prisen på en simpel fragtopgave, hvor en bestemt mængde og type gods skal fragtes fra A til B. Appen er særligt velegnet til ultrahurtige svar på forespørgsler fra "strøkunder". Kalkulationen er baseret på standardtilbud, og tilbuddet kan fremsendes pr. e-mail ved brug af en standardskabelon.
Få et hurtigt overblik over ikke-afsluttede transporter
Med denne app kan den enkelte disponent få et hurtigt overblik over sine egne chartekker for ikke-afsluttede transporter. Ikoner viser den senest meldte status for bilen, og kontaktoplysninger til chaufføren vises også. Bookingdispositioner kan repositioneres og eventuelt afdisponeres eller omdisponeres til andres eller egne chartekker.
Få et øjebliksbillede af den aktuelle ressourcesituation
Appen giver et øjebliksbillede af ressourcesituationen. Den aktuelle status og en række oplysninger om trækkere og trailere vises i et overbliksbillede, og med integration til et bagvedliggende flådestyringssystem er der desuden mulighed for at følge ressourcerne på enhedens indbyggede landkort.
Få overblik over kørselsstatistikken for speditører
Appen viser i overbliksform de chartekafdelinger, som speditøren har adgang til. Den viser overordnede statistiksummer for den valgte periode som fx omsætning, omkostninger og dækningsbidrag. Summerne kan sammenlignes med tidligere perioder, og udvalgte statistikker kan også vises i grafiske diagrammer.
Med denne app får dine egne chauffører eller chaufførerne hos dine partnere en let og overskuelig oversigt over dagens opgaver. Der er ikke brug for printede kørselslister, og for chaufførerne er det en fordel, at listen altid er ajour. Den afspejler eksempelvis eventuelle omplanlægninger, der foretages ved kørselsplanlægningen hjemme på kontoret, og den indeholder kortoplysninger om læsse-/lossepunkter.
N&K Spedition A/S gik fra en it-løsning til et strategisk samarbejde med EG med fokus på at effektivisere kendte udfordringer og arbejdsgange i branchen.
Vil du høre mere om vores produkter og services? Kontakt vores team af brancheeksperter, og fortæl os om din virksomheds behov, og hvordan vi kan hjælpe dig.
