Papirbunkerne er væk, det samme er tunge manuelle opgaver. Speditionsfirmaet East Logistics har digitaliseret en lang række arbejdsopgaver.
- Alt er samlet et sted nu, og det kan mærkes, siger Natacha Koch, CEO i East Logistics.
- Digitalisering er nyt for os. Vi kom fra en gammel version af et C5 økonomiprogram, som ikke var beregnet til at håndtere transport og disponering. Så alt vedrørende transport lavede vi ved siden af.
- Ordrer til vognmænd og til andre samarbejdspartnere og bekræftelser til kunden fx, det foregik på mail, med word-filer og Excel. Der var meget tungt manuelt arbejde, fortæller Natacha Koch, der har været direktør i speditionsvirksomheden East Logistics siden 2019, hvor hun tog over efter sin far, Jan Koch, der etablerede virksomheden. Sidste år kunne virksomheden fejre 20 års jubilæum.
East Logistics er specialister i transport af gods mellem Skandinavien og Østeuropa og anvender primært undervognmænd. Trods coronapandemien har firmaet formået både at implementere et nyt it-system fra ASPECT4 Transport, der optimerer firmaets disponering og regnskab - og at løfte bundlinjen markant.
Vi er klart i stand til at håndtere mere med det antal medarbejdere, vi erNatacha Koch, CEO, East Logistics ApS
- Den store gevinst er, at vi har samlet alt et sted. Når vi har tastet tingene ind én gang, så behøver vi ikke at taste det mere, siger CEO Natacha Koch.
- Nu kan vi lave frasalg, vognmandsinstruktioner fx - og lave reservationerne og fakturaerne med det samme. Det er i ét flow.
- Før havde vi en masse Excel-ark og sad med en masse overbliksbilleder og informationer om bilerne. Alt det har vi også kunnet lægge ind i ASPECT4. Tastearbejdet er minimeret, vi er klart i stand til at håndtere mere med det antal medarbejdere, vi er, siger Natacha Koch.
- Vi vinder meget på det personlige i vores virksomhed. Vi har stadig den personlige kontakt, det er ikke bare en mail, kunderne får, selv om vi er blevet digitale, fortæller Natacha Koch.
- Man kan sagtens begge dele. Det er stadig den samme person, kunden møder og os, der har fat i kunden.
- Vores satsning på at blive digitale besluttede vi allerede i strategien for 2018-20, hvor it var et af hovedpunkterne. Målsætningen var at gå live med nyt ASPECT4-system i slutningen af 2020.
Det holdt vi benhårdt fast i trods corona, og det er jeg glad for, at vi gjorde. Og det lykkedes. Implementeringen af transportdelen har været supergod, siger Natacha Koch.
- Vi gik live med ASPECT4 i juni 2020. April og maj måned brugte vi på opsætning og online træning af medarbejderne, styret rigtig godt af Nicolai Smet Andersen fra ASPECT4 Transport.
Vi har nedbragt så mange manuelle processer som muligtNatacha Koch, CEO, East Logistics ApS
- Vi har mange udenlandske kunder, især tyske, tjekkiske og østrigske, og de er stadigvæk til papirarbejde, fx vil de gerne have en kopi af fragtbrevet eller det originale.
- Det har givet systemmæssige udfordringer med det manuelle, blandt andet med månedsluk og lukninger af perioder, men vi er ved at bygge et flow, hvor vi kan lave et scan af POD' en, der kommer i onlinearkivet, fuldt integreret med ASPECT4, så det kommer til at ske automatisk fremover ved bookninger. Det er blevet muligt med den nye release, hvor vi også har fået mulighed for drag and drop direkte inde i ASPECT4.
- Udover at vi har fået en løsning, der er fremtidssikret, er der flere fordele. Det er også en faktor for medarbejdere i fremtiden, at de kommer til en virksomhed, der har et moderne it-system, hvor vi har nedbragt så mange manuelle processer som muligt.
I East Logistics er stor tilfredshed med, at funktionerne løbende kan udvikles, så de passer til firmaet:
- 'Need to have' har vi haft fokus på i starten, nu er det 'nice to have' – alt det, der gør det endnu bedre.
Systemet fungerer, som det skal, derfor er vi begyndt at bygge på, blandt andet er vi ved at lave POD-flow. Det nedbringer flere manuelle processer, når vi skal frigive vognmandskrediteringer, og når vi får POD 'er ind fra vores vognmænd.
Jeg er glad for, at vi er kommet på et system, der bliver ved med at blive opdateretNatacha Koch, CEO, East Logistics ApS
Natacha Koch giver gerne erfaringerne videre fra implementeringen af ASPECT4 i East Logistics.
- Involver kollegaer. Dem der bruger funktionerne i hverdagen, de kan komme med input til, hvilke parametre, der skal sættes op. Udvælg gerne superbrugere, der deltager i online træning og lærer det videre til resten af kollegaerne. Hos os var det også deres opgave at lave vores egne SOP' er på vores processer.
Husk samtidig at medarbejdere lærer i forskelligt tempo og støt op. Systemet er ikke bedre end den måde, vi bruger det på.
Et andet godt råd er at have en strategi for implementeringen og stå fast på den:
- Hold fast i go live-datoen. Det gjorde vi, trods coronaen. Det giver nogle bump, men det er vigtigt at holde fremdriften i implementeringen.
- Og undervurder aldrig den finansielle del af implementeringen. Der er mange detaljer i fx momslovgivning og regler, der kan tage tid opsætningsmæssigt.
- Vi gik open minded ind i projektet, vi var godt klar over, at det ikke bare var hurtigt klaret. Men det vigtigste var, at vi følte os trygge i, at der var nogen, der hjalp os med at komme på plads:
At ASPECT4 havde hånd i hanke, og at vi ikke ville få en kæmpe bon, fordi vi efterfølgende havde brug for ekstra hjælp til forståelsen i processerne. Det har fungeret rigtig fint. Aftaler med ASPECT4 er blevet fulgt til punkt og prikke.
Jeg er glad for, at vi er kommet på et system, der bliver ved med at blive opdateret, og vi kan blive med at udvikle vores processer, siger Natacha Koch, CEO i East Logistics.
Hent kundereference (pdf)Speditionsfirmaet East Logistics havde mange manuelle, tidskrævende arbejdsprocesser og et it-system, der ikke var egnet til at håndtere transportopgaverne. Derfor ønskede ledelsen at gøre virksomheden digital for at styrke forretningen.
It-løsningen fra ASPECT4 Transport er specielt udviklet til at styre og håndtere processer inden for gods og transport. ASPECT4-systemet kæder arbejdsprocesserne sammen digitalt og giver overblik fra ordremodtagelse til levering og fakturering, bedre udnyttelse af biler og chauffører samt bedre kommunikation med samarbejdspartnere.
Papirbunkerne er fortid, og de manuelle arbejdsopgaver er minimeret hos East Logistics med it-systemet fra ASPECT4 Transport. Firmaets transport og disponering bliver nu håndteret i enkle digitale flows, og alt er samlet et sted. Resultatet er nemmere arbejdsgange, bedre overblik og en optimeret forretning.
Speditionsfirmaet East Logistics har siden 2000 transporteret gods til og fra Østeuropa. Firmaets kernekompetence er i dag transporter mellem Skandinavien og kontinentet, Skandinavien og Østeuropa samt Storbritannien og Tyskland/Benelux inden for cross-trade, søfragt, luftfragt, kurér- og projekttransport. East Logistics beskæftiger 24 medarbejdere, der er fordelt på kontorer i Nykøbing Falster, Berlin og Düsseldorf.
