Regionens lønsystem understøtter både central og decentral lønadministration
I Region Hovedstaden har man 8 års erfaring med at kombinere central og decentral lønadministration. Det giver en god kombination af nærhed og overblik.
Den gode kombination af central og decentral lønadministration
Region Hovedstadens centrale lønadministration består af 100 løn- og personalekonsulenter, og som udgangspunkt er lønadministrationen centralt funderet. Derudover er der decentral administration i regionens lokale afdelinger, hvoraf 80 % består af hospitaler. Her står de ansvarlige – en blanding af HR-folk og indberettere i vagtplansystemet – dels for løn- og lokalaftaler, dels for diverse variable ydelser, dvs. alt det der ikke er fast løn, fx tillæg for nattevagter.
Enhedschef for HR-Service i Center for HR og Uddannelse, Carsten Søderstrøm, er godt tilfreds med denne løsning, selvom der selvfølgelig kan være visse udfordringer – i begge lejre:
”På det centrale lønkontor mangler vi den nærhed til afdelingerne, som de decentrale brugere har, og vi risikerer at miste forståelsen for forretningen, kollegerne samt deres vilkår og arbejdsdag. Desuden kan vi have svært ved at håndtere de lokale ønsker og særordninger, der opstår som en naturlig del af en levende arbejdsplads”, fortæller Carsten Søderstrøm.
Han tilføjer, at man i de decentrale afdelinger omvendt har den udfordring, at lønadministration ikke er kerneopgaven, men blot én opgave af mange. Desuden er man her sårbar over for fx sygdom og stillingsledighed, fordi man kun har få personer siddende med opgaven. Det kan gå ud over kvaliteten af lønadministrationen, som bliver uensartet eller mangelfuld.
Læs også: Fremtidens lønsystem har slutbrugeren i front
Det gode lønsystem er fleksibelt, intuitivt og brugervenligt
Netop derfor er det vigtigt, at lønsystemet er intuitivt og nemt for brugerne at gå til, så det ikke tager unødigt meget tid fra medarbejdernes kerneopgaver. Et effektivt lønsystem er først og fremmest fleksibelt, så det kan håndtere nye lokalaftaler og overenskomster, siger Carsten Søderstrøm:
”Vi ser i øjeblikket mange nye samarbejdsformer og måder at være ansat på, hvor fx sygeplejersker udlånes til andre hospitaler eller afdelinger, ligesom vi oplevede under covid19-pandemien i marts. Selvom de lokalaftaler, hospitalerne selv indgår, sker inden for nogle fastsatte rammer, kan de være temmelig kreative, og det kræver et meget fleksibelt system, hvis vi ikke skal ende med løsninger, hvor vi må indtaste manuelt.”
Carsten Søderstrøm fortæller, at der i en stor region som Region Hovedstaden med 45.000 ansatte er mange forskellige typer af overenskomster. Det medfører en del fejl i indtastningerne fra de decentrale lønindberettere, som ikke altid har det nødvendige kendskab til overenskomsterne.
Læs også: Her er, hvad din region bør have med i næste udbud på lønområdet
Samspil mellem systemer øger effektiviteten
I fremtidens lønsystem ønsker han sig derfor, at man guides gennem hele oprettelsesprocessen i ét intuitivt flow, og at alle regionens systemer spiller sammen, så data overføres automatisk på tværs af systemerne.
”Det oplever vi fx i vores rekrutteringssystem, hvor en funktionalitet, som er udviklet i samarbejde med SD Løn fra EG, overfører den nyansatte kandidats data direkte til SD Løns personalesag. Det gør arbejdsgangen effektiv og sparer os en masse tid.”
Læs også: Region se her: Guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
4 gevinster ved at kombinere central og decentral lønadministration
Der er ifølge Carsten Søderstrøm mange gevinster ved at kombinere central og decentral lønadministration, men han fremhæver 4 væsentlige:
- Data fødes ved kilden
Det mindsker fejl, at data fødes decentralt, hvor man kender medarbejderne og deres hverdag. Kombinationen af dette medarbejderkendskab og det centrale lønkontors specialekspertise er en stor gevinst. - Overblik vs. nærhed
På det centrale lønkontor har man et helhedssyn og et kendskab til forskellige løsninger, som man ikke har en chance for at have lokalt. Her har de til gengæld en nærhed til deres medarbejdere, som man ikke kan opnå centralt. - Mulighed for samarbejde
Når det centrale lønkontor arbejder sammen med lokale lønindberettere og HR-konsulenter, kan man sammen finde de bedste løsninger – dem, der opfylder medarbejdernes behov, men som samtidig overholder alle de formelle krav. Alternativet er en klassisk udfører-model, hvor det centrale lønkontor ukritisk leverer det, kunden bestiller – uden blik for, om det rent faktisk fungerer i den pågældende afdeling, eller om det kunne gøres smartere på en anden måde. - Mulighed for videndeling
På det centrale lønkontor sikrer man professionelle og ensartede løsninger, men man har ikke ressourcer til at nå ud til regionens ledere i de 3.000 afdelinger, som bruger systemerne dagligt. Det hjælper de decentrale brugere af lønsystemet med, og det sikrer, at værktøjerne rent faktisk bliver implementeret og brugt korrekt, og at det centrale lønkontor får besked, hvis noget skal forbedres eller tilrettes.
En god kombination af central og decentral lønadministration giver med andre ord den kombination af specialekspertise og kendskab til kilden, som er nødvendig for at opnå effektiv lønadministration med korrekt løn til tiden og mest mulig tid til medarbejdernes kerneopgaver.
Læs også: Region Hovedstaden vil optimere deres patientforløb med bedre ressourcestyring
Læs også: Paradigmeskifte for lønadministration i regionerne
Læs også: Tips til regionalt ansatte: Hold øje med vagtplanerne og slip for kritik
Region se her: Guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Hvordan sikrer vi, at de enorme ressourcer i form af tid og penge som investeres i vagtplanlægningssystemer, faktisk gør nytte? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i regionens overvejelser.
Læs mere
Region Hovedstaden vil optimere deres patientforløb med bedre ressourcestyring
Bedre planlægning af aktiviteter og ressourcer på Region Hovedstadens mange sygehuse vil i de kommende år styrke samarbejdet mellem faggrupper og optimere den enkelte patients forløb.
Læs mere
Tips til regionalt ansatte: Hold øje med vagtplanerne og slip for kritik
Hvert efterår sætter fagforeningerne kvaliteten af regionens vagtplansystem under pres. Det er konsekvensen af de årlige løntjek-kampagner, hvor fagforeninger opfordrer deres medlemmer til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Læs artikel
Fremtidens lønsystem har slutbrugeren i front
Et effektivt lønsystem har konstant fokus på slutbrugeren, mener man i Region Hovedstaden. Det stiller høje krav til brugervenlighed – krav, der blandt andet skal indfries med grupperingslogik og forståeligt sprog.
Læs mere
Regionens lønsystem understøtter både central og decentral lønadministration
I Region Hovedstaden har man 8 års erfaring med at kombinere central og decentral lønadministration. Det giver en god kombination af nærhed og overblik.
Læs artiklen her
Her er, hvad din region bør have med i næste udbud på lønområdet
De bedste lønsystemer ændrer sig hurtigt - lige som kravene. Her kommer Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, med sine bud på de tre vigtigste ting, som din region bør overveje, når I går i udbud med jeres lønsystem.
Læs artiklen her