Fremtidens lønsystem har slutbrugeren i front
Et effektivt lønsystem har konstant fokus på slutbrugeren, mener man i Region Hovedstaden. Det stiller høje krav til brugervenlighed – krav, der blandt andet skal indfries med grupperingslogik og forståeligt sprog.
I Region Hovedstaden er man enige om, at et lønsystems fornemste opgave er at reducere de administrative opgaver for brugerne, så de får frigjort tid til deres egentlige arbejde. Regionen kombinerer central og decentral lønadministration, og den decentrale administration sker i regionens lokale afdelinger, hvoraf langt hovedparten består af hospitaler. Her står de ansvarlige dels for løn- og lokalaftaler, dels for diverse variable ydelser.
Hav fokus på slutbrugere – ikke kun på opgaven
Sektionschef i Center for HR, Hanne Lobedanz Sørensen, sidder selv i sundhedssektoren, og her skal lønsystemet først og fremmest være så effektivt, at det levner mest mulig tid til patienterne. Et effektivt lønsystem har konstant fokus på slutbrugeren – og ikke kun på opgaven, der skal løses:
”Hvis vi vil decentralisere lønindberetningen mest muligt – og det er den vej, vinden blæser – så er det altafgørende hele tiden at brugertilpasse systemerne efter målgrupperne. Ellers opnår vi ikke det enkle og intuitive flow, der giver ledere og medarbejdere mulighed for effektiv indberetning”, slår sektionschefen fast. Hun mener, at grupperingslogik og nemt forståeligt sprog er vejen at gå mod et effektivt lønsystem.
Læs også: Regionens lønsystem understøtter både central og decentral lønadministration
Grupperingslogik reducerer kompleksiteten
”Med grupperingslogikker kan vi automatisere procestrinnene i lønsystemet, så den enkelte leder eller medarbejder kun får vist relevante data. Alle irrelevante data vælges fra, efterhånden som brugeren træffer sine valg i systemet. På den måde reducerer vi kompleksiteten – vi afgrænser så at sige svarene gennem en tragt”, forklarer Hanne Lobedanz Sørensen, idet hun understreger, at lønadministration er meget komplekst, og at der er meget at vinde ved at forenkle denne kompleksitet for lønsystemets brugere.
Lønsystemet må ikke tale ’lønsk’
Endnu enklere bliver processen for brugerne, hvis systemet bruger et let forståeligt sprog og ikke taler det, som Hanne Lobedanz Sørensen kalder ’lønsk’:
”Når man har med lønsystemer at gøre, må man aldrig glemme, at de decentrale brugere som udgangspunkt ikke taler ’lønsk’ – altså det sprog, vi taler i lønbranchen. De begreber, som vi lønfolk jonglerer rundt med i hverdagen, kan for andre være helt uforståelige og dermed skabe administrativ ineffektivitet og frustration for brugerne.”
Læs også: Her er, hvad din region bør have med i næste udbud på lønområdet
Systemer skal kunne kobles sammen
Hanne Lobedanz Sørensen fremhæver desuden vigtigheden af, at lønsystemet har åbne snitflader, så det er muligt at koble andre moduler på og dermed få det optimale ud af systemerne. Hvis fx rekruttering, preboarding, onboarding og ESDH-system køres sammen, slipper man for en del af det administrative arbejde, der ellers er nødvendigt, når man ansætter en ny medarbejder. Systemerne indeholder allerede alle relevante data, og det er oplagt at udnytte og lade processen køre automatisk.
Samkøring af systemer og data letter lederes dagligdag
Samkøring af systemer vil også gøre det nemmere at udnytte andre typer af information, som allerede ligger i systemerne, mener sektionschefen. Fx medarbejdernes fødselsdage, eller hvornår en medarbejder kommer tilbage fra barsel:
”Hvis systemet kunne flashe den slags for lederen, ville det lette lederens dagligdag og gøre en masse processer mere smidige. Som det er i dag, skal lederen selv huske at kigge i forskellige systemer, og det står ikke øverst på to do-listen, når man også har patienter at passe”, fastslår Hanne Lobedanz Sørensen.
Læs også: Region se her: Guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Sektionschefens ønskeliste til fremtidens lønsystem
Hanne Lobedanz Sørensen fremhæver 5 funktionaliteter, som er vigtige at stille krav om, når fremtidens lønsystem skal designes:
- Selvbetjeningsmuligheder: Det skal være nemt og gnidningsfrit at tilgå og indberette data i lønsystemet.
- Intuitivt flow: Systemet skal guide brugeren gennem processen, så systemet virker intuitivt – også for brugere uden forkundskaber.
- Brugeren i fokus: Forskellige brugere har forskellige roller i dagligdagen og forskellige formål med at bruge systemet. Systemet skal understøtte disse forskelle ved at tilpasse sig målgruppe og kontekst med individuelle brugergrænseflader.
- Sømløshed: Systemer og moduler skal spille sammen – ikke kun funktionelt, men også visuelt, så brugeren oplever at være i en fælles løsning.
- Tidstro data: Data skal være opdaterede, tilgængelige og valide. Jo færre fejlbehæftede indberetninger, desto mere valide data. Et godt, intuitivt flow med gode grupperingslogikker er derfor det bedste middel til valide data.
Det er med andre ord slutbrugerens behov, forudsætninger og dagligdag, der kommer til at tegne fremtidens regionale lønsystem, mener sektionschefen. Med det stigende pres på sundhedsvæsnets personale følger et øget behov om at bruge tiden så effektivt som muligt. I denne virkelighed bliver lønsystemet en vigtig medspiller, hvis vigtigste opgave er at gøre lønadministration så nem og gnidningsfri som muligt.
Læs også: Region Hovedstaden vil optimere deres patientforløb med bedre ressourcestyring
Læs også: Paradigmeskifte for lønadministration i regionerne
Læs også: Tips til regionalt ansatte: Hold øje med vagtplanerne og slip for kritik
Region se her: Guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Hvordan sikrer vi, at de enorme ressourcer i form af tid og penge som investeres i vagtplanlægningssystemer, faktisk gør nytte? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i regionens overvejelser.
Læs mere
Region Hovedstaden vil optimere deres patientforløb med bedre ressourcestyring
Bedre planlægning af aktiviteter og ressourcer på Region Hovedstadens mange sygehuse vil i de kommende år styrke samarbejdet mellem faggrupper og optimere den enkelte patients forløb.
Læs mere
Tips til regionalt ansatte: Hold øje med vagtplanerne og slip for kritik
Hvert efterår sætter fagforeningerne kvaliteten af regionens vagtplansystem under pres. Det er konsekvensen af de årlige løntjek-kampagner, hvor fagforeninger opfordrer deres medlemmer til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Læs artikel
Fremtidens lønsystem har slutbrugeren i front
Et effektivt lønsystem har konstant fokus på slutbrugeren, mener man i Region Hovedstaden. Det stiller høje krav til brugervenlighed – krav, der blandt andet skal indfries med grupperingslogik og forståeligt sprog.
Læs mere
Regionens lønsystem understøtter både central og decentral lønadministration
I Region Hovedstaden har man 8 års erfaring med at kombinere central og decentral lønadministration. Det giver en god kombination af nærhed og overblik.
Læs artiklen her
Her er, hvad din region bør have med i næste udbud på lønområdet
De bedste lønsystemer ændrer sig hurtigt - lige som kravene. Her kommer Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, med sine bud på de tre vigtigste ting, som din region bør overveje, når I går i udbud med jeres lønsystem.
Læs artiklen her