Hvordan sikrer vi, at de enorme ressourcer i form af tid og penge som investeres i vagtplanlægningssystemer, faktisk gør nytte? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i regionens overvejelser.
Når regionen skal vælge og implementere et nyt vagtplansystem er barriererne for succes tårnhøje og faldgruberne både mange og dybe. Langt hen ad vejen kan det forklares med sundhedssystemets enorme kompleksitet med mange faglige afhængigheder, manglende fokus hos ledelsen, få ressourcer til oplæring og ibrugtagning eller for lidt fokus på nytten for borgere, brugere og patienter.
I den diskussion er det værd kaste sig over begrebet ”meaningful use”. Oprindeligt er det introduceret i USA i 2009 i forbindelse med nationale investeringer i infrastruktur til sundheds IT, men begrebet har over de seneste år fået en bredere anvendelse.
Der er tre meget interessante forhold knyttet til meaningful use.
Begrebet meaningful use:
I juni 2019 introducerede det engelske sundhedsvæsen NHS England i samarbejde med NHS Improvement et sæt af standarder for meningsfuld brug af digital vagtplanlægning.
Disse standarder er udarbejdet med direkte henvisning til tidligere års analyser af kvalitets- og kapacitetsudfordringer. Desuden er det en klar forudsætning, at disse udfordringer kræver brug af digitale vagtplanløsninger for at sikre en balanceret brug af kompetent personale, som tilgodeser både patientbehov, sikkerhed, medarbejderønsker og effektivitet.
Læs også: Fremtidens lønsystem har slutbrugeren i front
De fem niveauer for anvendelse af digitale vagtplanlægningssystemer er sammenfattet nedenfor.
Niveau 0 - Ingen eller begrænset anvendelse
Digitale vagtplanløsninger kan være under anskaffelse, implementering eller delvis i brug, men mindre end 90% af det kliniske personale er at finde i systemerne.
Digitale vagtplaner kan findes i excel eller lokale læsninger, som ikke er integreret med løn. Der findes ikke en samlet dedikeret vagtplanløsning.
Niveau 1 - Anvendelse til lønregistrering og regeloverholdelse
Der anvendes digital vagtplanløsning, som er integreret med lønsystemet og alle ansatte er oplært i brug. Arbejdstid registreres i systemet for at sikre korrekt udbetaling af variable tillæg, overholdelse af arbejdstidsregler og bemandingsbehov.
Der er udarbejdet fælles retningslinjer for vagtplanlægning og mindst 90% af det kliniske personale anvender løsningen
Niveau 2 - Anvendelse til arbejdstidsplanlægning
Der anvendes fremmødeprofiler og digital indsamlede medarbejderønsker til at udarbejde arbejdstidsplaner. Planforslag kan genereres automatisk, og de endelige planer offentliggøres senest 6 uger før start. Ubesatte vagter følges op løbende, og planlægningskvaliteten overvåges med nøgletal på alle organisatoriske niveauer.
Niveau 3 - Kapacitet og behovsdrevet anvendelse
Bruger og patientbehov analyseres løbende. Der anvendes evidensbaseret værktøj til vurdering, simulering eller fremskrivning af behov og kapacitetsudnyttelse. Dette omsættes til vagtplaner, som afspejler både behov og organisatoriske mål.
De digitale løsninger anvendes til dynamisk opfølgning på både produktivitet og bemanding.
Niveau 4 - Samlet organisatorisk anvendelse
Der er et tydeligt ledelsesmæssigt ansvar for bemanding, som følges op på alle niveauer i organisationen. Aktivitet, kapacitet, budgetter og mål er koordineret og følges op med en dynamisk tilpasning til ændringer i behovet.
"NHS England vurderer, at ca. 59% af medarbejderne anvender digitale vagtplanløsninger. Målet er, at alt kliniske personale i løbet af få år bruger løsningerne til at planlægge og styre arbejdstid og aktivitet, samt at hovedparten af hospitalerne skal op på niveau 2-4, i modsætning til i dag, hvor der er en overvægt på niveau 0-1."
Læs også: Her er, hvad din region bør have med i næste udbud på lønområdet
Læs også: Tips til regionalt ansatte: Hold øje med vagtplanerne og slip for kritik
Læs også: Region Hovedstaden vil optimere deres patientforløb med bedre ressourcestyring
Hvordan sikrer vi, at de enorme ressourcer i form af tid og penge som investeres i vagtplanlægningssystemer, faktisk gør nytte? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i regionens overvejelser.
Læs mere
Bedre planlægning af aktiviteter og ressourcer på Region Hovedstadens mange sygehuse vil i de kommende år styrke samarbejdet mellem faggrupper og optimere den enkelte patients forløb.
Læs mere
Hvert efterår sætter fagforeningerne kvaliteten af regionens vagtplansystem under pres. Det er konsekvensen af de årlige løntjek-kampagner, hvor fagforeninger opfordrer deres medlemmer til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Læs artikel
Et effektivt lønsystem har konstant fokus på slutbrugeren, mener man i Region Hovedstaden. Det stiller høje krav til brugervenlighed – krav, der blandt andet skal indfries med grupperingslogik og forståeligt sprog.
Læs mere
I Region Hovedstaden har man 8 års erfaring med at kombinere central og decentral lønadministration. Det giver en god kombination af nærhed og overblik.
Læs artiklen her
De bedste lønsystemer ændrer sig hurtigt - lige som kravene. Her kommer Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, med sine bud på de tre vigtigste ting, som din region bør overveje, når I går i udbud med jeres lønsystem.
Læs artiklen her
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff
