Derfor vælger regionerne vagtplansystem, som de gør
De klassiske faktorer som pris, kvalitet og overholdelse af tidsplan spiller naturligvis en vigtig rolle, når regionen vælger vagtplansystem. Alligevel har de enkelte regioner også deres grunde til at vælge, som de gør.
Selv om vagtplanlægning i stigende grad er blevet en mere strategisk opgave, ser de enkelte regioner også på andre og flere faktorer end pris, funktionalitet og tidsplan, når de skal træffe det endelige systemvalg.
- Heldigvis er det i dag sjældent, at regionen alene ser på pris, når de vælger vagtplansystem.
Hvis man skal sammenfatte det lidt populært, kan man i hvert fald pege på tre lige så vægtige årsager til, at regionen ender med lige præcis det vagtplansystem, som de gør, siger salgsdirektør Per Mouritsen, EG.
Læs også: Analyse er regionens guide til valg af vagtplansystem
Region Hovedstaden fokuserer på gode patientforløb
Et godt eksempel er Region Hovedstaden, hvor ved det seneste udbud ønskede sig en helt ny tilgang til arbejdstidstilrettelæggelse og personalestyring for at optimere den enkelte patients forløb.
- I Region Hovedstaden har vi haft særligt fokus på at forbedre mulighederne for planlægning i forhold til patientens forløb. Udbuddet omfatter derfor opgave- og aktivitetsstyring, vagtplanlægning, fleksibel og tværgående anvendelse af arbejdsstyrken, medarbejderselvbetjening samt avanceret adgang til bearbejdede data, siger direktør Martin Magelund Rasmussen, Region Hovedstaden.
Regionens tanke med den optimerede planlægning er at flytte regionen fra en traditionel og delvist ufokuseret, regelbaseret vagtplanlægning til en langt mere effektiv og patientdreven aktivitetsplanlægning baseret på livedata på de enkelte sygehuse og afdelinger.
Baseret på erfaringer fra kunder på globalt plan vurderes det, at regionen eksempelvis kan opnå:
- En betydelig reduktion i udgiften til afløsere som følge af en bedre brug af egne tilgængelige ressourcer, tidligere aftaler om afløsning, reduceret tidsforbrug og færre fejl i bestillinger.
- Reduktion af udbetalt overarbejde.
- Med systemet får vi mulighed for at arbejde aktivt hen mod aktivitetsbaseret planlægning. Det vil ændre filosofien om planlægning –udgangspunktet bliver patientforløbet, og potentialet for at planlægge medarbejderressourcerne bliver endnu bedre, siger direktør Martin Magelund, Region Hovedstaden.
Læs også: Stor analyse sætter navn på markedets bedste vagtplansystemer
Stort behov for opgraderede løsninger
En anden typisk årsag til at en region vælger at skifte vagtplansystem er ønsket om at gøre vagtplanlægning til en mere strategisk disciplin for at få mere ud af de tilgængelige ressourcer.
- For mange regioner står det klart, at der er nødt til at ske noget, siger Per Mouritsen, med henvisning til en rapport fra Implement Consulting Group, fra januar 2020, der viser, at regionerne stadig supplerer deres vagtplanlægning i standardsystemet med brug af andre og evt. egenudviklede løsninger, herunder Excel-løsninger, tavler og udprint af papir.
I dag anvendes Silkeborg Datas Tjenestetid i tre af landets fem regioner, Region Nordjylland, Region Midtjylland og Region Syddanmark, mens Region Hovedstaden anvender EG Optima fra Silkeborg Data og Region Sjælland anvender KMD Opus.
Regionernes teknologiske understøttelse af vagtplanlægning fastsættes centralt. Derfor er systemet ens i hele regionen.
Der er dog nogle hospitaler, som udover vagtplanlægningssystemet anvender det supplerende system HosInfo til planlægning af primært lægernes vagter.
- 23 % af hospitalerne anvender SD Tjenestetid og HosInfo i en kombination
- 45 pct. af hospitalerne anvender Excel-løsninger som supplement til standardløsningen fx til vikar-bookning, ferieplanlægning og kontrol med udgifter til overarbejde, vikarer mm.
- Det er åbenlyst for alle, at markedet for vagtplanlægningssystemer i Danmark er domineret af få leverandører, og som rapporten påpeger, så skyldes det, at det er svært at introducere nye løsninger på markedet, siger salgsdirektør Per Mouritsen, EG.
I rapporten, Analyse af teknologisk understøttet vagtplanlægning, peger forfatterne på, at:
- Det er komplekst at lave vagtplanlægningssystemer, der lever op til overenskomster og arbejdstidsregler, og overenskomster og regler på sundhedsområdet er mere omfattende og komplekse end i andre industrier.
- Der er høje krav til integration med lønsystemer samt håndtering af komplekse aftaler og arbejdstidsregler.
- Ydermere er der for især det regionale område lange kontraktperioder.
Læs også: Regionens næste vagtplansystem skal pege ind i fremtiden
Valg af system og leverandør er kun første skridt på rejsen
For salgsdirektør Per Mouritsen er det naturligt, at regionerne har forskellige bevæggrunde til at vælge leverandør og system, når de efter en lang udbudsproces, skal sætte deres endelig underskrift på en leverandørkontrakt.
- Selv om de fem regioner i Danmark på mange måder ligner hinanden er de også meget forskellige, ikke mindst i størrelse. Så naturligvis spiller de lokale og geografiske forskelle ind, når den afgørende underskrift skal sættes på en aftale. Det gode er, at det er med til at skabe et stærkt innovationsmiljø, hvor softwareleverandørerne på den ene side hele tiden udforsker nye teknologier og metoder, mens regionerne bringer deres egne ønsker på banen og skærper deres egne krav. For mig at se er det positivt, fordi det betyder, at pris ikke er alt.
Regionerne har altid været innovative, og krævende på den gode måde, og det gælder heldigvis også for vagtplansystemer. Jeg ser i hvert fald at regionerne generelt set går efter vagtplansystemer som EG Optima, der rent faktisk kan hjælpe dem med at drive deres strategiske ambitioner igennem og gøre dem til en central spiller i det nære sundhedsvæsen, siger salgsdirektør Per Mouritsen, EG Public.
Stor analyse sætter navn på markedets bedste vagtplansystemer
Implement Consulting Group og konsulentvirksomheden 42.Blue har i en rapport til Digitaliseringsstyrelsen afdækket muligheder og behov for bedre teknologisk understøttelse af vagtplanlægning i regionerne. Rapporten kortlægger og analyserer praksis og teknologianvendelse på området.
Læs artikel
Derfor vælger regionerne vagtplansystem, som de gør
De klassiske faktorer som pris, kvalitet og overholdelse af tidsplan spiller naturligvis en vigtig rolle, når regionen vælger vagtplansystem. Alligevel har de enkelte regioner også deres grunde til at vælge, som de gør.
Læs mere
Regionens næste vagtplansystem skal pege ind i fremtiden
Når regionen skal vurdere de indkomne tilbud på et vagtplansystem, er det er beslutning med langtrækkende konsekvenser. For et vagtplansystem skal ikke alene understøtte nutidens behov, men også matche fremtidens udfordringer. Så hvad bør en region i sidste ende basere sit valg af system og leverandør på?
Læs artikel
Analyse er regionens guide til valg af vagtplansystem
Den hidtil mest omfattende analyse af vagtplansystemer i regionerne stammer fra slutningen af 2019 og alligevel er det den bedste guide, når man skal vælge mellem de eksisterende vagtplan-systemer på markedet.
Læs mere
Regionen skal træffe et valg for flere år ud i fremtiden
Enhver region har sine egne prioriteter og ethvert udbud har sine egne vægtningskriterier, men uanset hvad den enkelte region vægter, skal den i sidste ende træffe en svær beslutning, når der skal vælges lønsystem. Så hvad bør en region i sidste ende basere sit valg af system og leverandør på?
Læs mere
Regionernes tre hovedårsager til at vælge lønsystem, som de gør
Danmark har godt nok kun fem regioner, men alligevel er der forskellige bevæggrunde til at vælge lige præcis det lønsystem, som de gør. Ser man nærmere på regionernes valg, er der imidlertid et tydeligt mønster.
Se mere
Regionen kan sagtens købe sit næste vagtplansystem på en SKI-aftale
Offentlige indkøb over en vis størrelsesorden skal i EU-udbud, så flere leverandører får mulighed for at byde på opgaven. Så vidt så godt. Udfordringen er bare at et EU-udbud i sig selv er både dyrt og besværligt.
Læs artikel
Sådan kan regionen vurdere sin leverandørs leverancesikkerhed
- Derfor kan det også være svært at skelne mellem it-leverandører, når en region starter en udbudsproces op. For vi mener jo alle, at vi kan levere høj kvalitet til regionerne på it-området, siger Per Mouritsen, der er salgsdirektør i EG Public
Læs mere
Løn- og vagtplansystem skal udvikle sig sammen med regionen
Kravspecifikationen er for længst skrevet, og leverandørerne har afleveret deres tilbud. Nu handler det blot om at vælge mellem mulighederne. Så er alt godt. Eller er det? Hvad med fremtiden? Hvad sker der, når blækket tørrer på kontrakten?
læs også
Skal regionen købe løn- og vagtplansystem samlet eller hver for sig?
Når regionen skal i udbud med sit løn- og vagtplansystem, er det første spørgsmål ofte: Skal vi egentlig vælge at gå i udbud med ønsket om en samlet løsning, eller får vi mest for pengene ved at udbyde de to systemer hver for sig? Behøver vi virkelig samme leverandør til både løn- og vagtplansystemet?
