Kommunens lønsystem skal løbende konkurrenceudsættes, og det er en fremragende ide, for det giver anledning til at overveje, hvilke krav man har til sit system. Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, har tre ting, som kommunen bør overveje, inden den går i udbud.
Med tusindvis af ansatte spiller kommunens lønsystem en central rolle i systemlandskabet. Lønsystemet skal sørge for at medarbejderne får løn som fortjent – og til tiden.
Flere og flere kommuner sætter imidlertid nu spotlight på deres lønsystem, fordi de ser på lønområdet med nye øjne. Lønomkostningerne er typisk en af de allerstørste udgiftsposter på det kommunale budget, og derfor er der en voksende opmærksomhed på, at kommunens lønsystem også skal være drivkraften i en mere strategisk satsning, hvor fokus er på værdiskabelse gennem overblik, reduktion af kompleksitet, fleksibilitet og medarbejderinddragelse.
– Det oplever jeg tydeligt, når jeg ser de udbudskrav, kommunerne har, forklarer Senior Key Account Manager, Anders Tuff, EG:
- Nu handler det væsentligt mindre om løn til tiden end om at finde en it-løsning, der understøtter kommunens strategiske behov og fx ønsket om data til beslutningsstøtte, siger Anders Tuff.
- Heldigvis har lønsystemerne også udviklet sig, og det giver kommunerne nye muligheder, som de bør overveje. Hvis jeg skulle fremhæve tre ting, vil jeg pege på stærke systemsammenhænge, understøttelse af aktivitetsbaseret vagtplanlægning og muligheden for at bruge data på tværs af systemer.
Læs også: God dialog i hverdagen sikrer effektiv lønadministration
Kommunens lønsystem har ofte været en smule overset og betragtet som et basissystem uden større strategisk betydning. Systemet skulle sikre, at medarbejderne fik løn som fortjent. Hverken mere eller mindre – og til tiden. Det har betydet, at kommunerne har haft stort fokus på stabilitet, kvalitet og kontrol.
- I dag er der imidlertid et voldsomt fokus på effektivitet i kommunerne. Kommunerne ser derfor i stigende grad deres lønsystem, som en strategisk brik i et større digitalt økosystem, der typisk omfatter kommunens øvrige økonomi, HR og vagtplansystem, ligesom lønsystemet skal kunne interagere med en række andre fagsystemer fx i forbindelse med dataanalyse, forklarer Anders Tuff:
- Så hvor det før var afgørende at levere løn til tiden, skal lønsystemet i dag kunne meget mere for at understøtte den strategi, den organisation og det systemlandskab, som kommunen har.
Læs også: Effektive lønsystemer kræver enklere overenskomster
Som et andet bud på, hvor kommunen bør overveje kravene til et kommende lønsystem, peger Anders Tuff på integrationen med lønsystemet.
- Arbejdet med løn- og vagtplanlægning hænger i dag så tæt sammen, at netop vagtplanlægning bør være et vigtigt opmærksomhedsområde for kommunen, mener Anders Tuff.
I dag er vagtplanlægning typisk en del af et samlet lønudbud, hvor fokus har været på at få et funktionelt lønsystem, og så har man taget det vagtplanlægningssystem, som nu engang passede sammen med lønsystemet.
- Vagtplansystemet er imidlertid ikke længere bare et vedhæng til lønsystemet, forklarer Anders Tuff:
- Vi ser allerede de første eksempler på, at kommunerne begynder at arbejde langt mere aktivt og strategisk med deres vagtplanlægning, hvor fokus flyttes fra en mere traditionel funktions- og fagopdelt planlægning til fordel for en mere aktivitetsbaseret planlægning, siger Anders Tuff, der mener, at det er en logisk konsekvens af, kommunen i stigende grad er nødt til at sikre sig, at ressourcerne anvendes optimalt:
- Især inden for social- og sundhedsområdet kan der være god økonomi forbundet med at få udarbejdet mere robuste vagtplaner, der tager højde for de faktiske aktiviteter og ser på tværs, frem for den nuværende silo-tilgang, hvor man i højere grad tager udgangspunkt i, hvilke ressourcer, der er til rådighed i det enkelte team og afdeling. Kun ved at tage opgøret med silotankegangen og sætte fokus på de planlagte aktiviteter, får man mest muligt for pengene og dermed også den bedste indsats over for de borgere, som det hele jo handler om i sidste ende.
Læs også: Kommunal guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Sidst men ikke mindst bør kommunen overveje, hvordan deres lønsystem i højere grad kan være med til at levere den datadrevne beslutningsstøtte, som efterspørges fra både den administrative og politiske ledelse i kommunen.
- Alle kommuner har sådan set gigabytes af data liggende, som repræsenterer en guldgrube af viden. Desværre er data ofte svært tilgængelige, svære at sammenstille med andre data og systemafhængige, siger Anders Tuff:
- Så min tredje anbefaling vil være at kommunen ser på, hvordan deres lønsystem kan være med til at udnytte den skjulte viden i de gemte data. Her kan kommunen vinde meget med fx god procesunderstøttelse, front-end uafhængige systemer og ved at kunne udstille data fra andre kilder via gode dataleverancer.
Lønsystemet skal desuden understøtte datafangst ved kilden, både centralt og decentralt samt hos den enkelte medarbejder. For det sikrer kvalitet i de data, som ledelsen har brug for, når organisationen skal optimeres og effektiviseres, siger Senior Key Account Manager, Anders Tuff, EG.
Læs også: CASE: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Læs mere om kommunernes lønadministration her
Læs også: Gode råd til kommune og ansatte: Hold øje med vagtplanerne
Hvordan sikrer kommunen sig, at de enorme ressourcer i form af tid og penge, som investeres i vagtplanlægningssystemer, er indsatsen værd? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i kommunens overvejelser.
Læs artikel
Odense Kommune har i årevis arbejdet målrettet på at få en løsning, der understøtter kommunens mangeartede og komplekse behov.
Læs mere
Hvert efterår sætter fagforeningerne kvaliteten af kommunernes vagtplansystem under lup. Det sker når fagforeningerne gennemfører deres løntjek-kampagner, hvor de opfordrer medlemmerne til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Læs artikel
I Hjørring Kommune ser man lønadministration som en kombination af central og decentral opgaveløsning. Det kræver god dialog i hverdagen.
Læs mere
Hvis fremtidens kommunale lønsystemer skal leve op til moderne krav om effektivitet og brugervenlighed, skal overenskomstområdet forenkles markant, mener lønchef Jesper Mølbæk.
Læs artikel
Kommunens lønsystem skal løbende konkurrenceudsættes, og det er en fremragende ide, for det giver anledning til at overveje, hvilke krav man har til sit system. Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, har tre ting, som kommunen bør overveje, inden den går i udbud.
Læs artikel
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Vest
Caspar Bergstrøm
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff
