Hvert efterår sættes kvaliteten af kommunernes vagtplansystem under lup. Det sker når fagforeningerne gennemfører deres løntjek-kampagner, hvor de opfordrer medlemmerne til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Fagforeningerne beder deres medlemmer om at tjekke lønsedlen i forbindelsen med store årlige kampagner, fordi de har erfaring med, at der kan være fejl i lønsedlerne.
En undersøgelse som YouGov foretog for metroexpress/BT har tidligere vist, at hver fjerde danske lønmodtager har opdaget fejl på lønsedlen.
Er der fejl, skal de selvfølgelig rettes, selv om det bedste er, hvis kommunen har et vagtplansystem, hvor det er let at registrere vagter og ændringer, så fejlene ikke opstår, lige som større opmærksomhed fra både lønmodtager og kommune kan reducere antallet af fejl betragteligt.
Læs også: God dialog i hverdagen sikrer effektiv lønadministration
Som udgangspunkt bør der slet ikke opstå fejl i det omfang, som fagforeningernes undersøgelser antyder, så her er seks gode råd, tre til medarbejderne og tre til kommunen om, hvordan man undgår de tilbagevendende problemer med rod i lønsedlerne.
1. Kend dine rettigheder og pligter
Først og fremmest skal lønmodtageren kende sine rettigheder og pligter. Mange fejl opstår, fordi lønmodtageren ikke har sat sig ind i sin egen overenskomst og de arbejdstidsregler, der er gældende. Det kan betyde, at man fx er sat til et forkert anciennitetstrin eller mangler tillæg for faglige kvalifikationer.
Flere fagforeninger, som fx Dansk Sygeplejeråd, har udviklet værktøjer, hvor det er let at tjekke, hvilken løn man skal have, så man kan sammenligne med sin egen lønseddel.
2. Tjek lønsedlen
Dernæst skal medarbejderen huske at tjekke sin lønseddel regelmæssigt. I dag får mange lønmodtagere leveret deres lønseddel digitalt.
Det er et potentielt problem, fordi op imod 20 % af danskerne glemmer at tjekke post i deres digitale postkasser. De ser kun på tallet på bankkontoen og glemmer at tjekke detaljerne på lønsedlen, hvor de kan se, hvordan lønnen er sat sammen. Her kan man hurtigt opdage, hvis der fx er beregnet for mange feriedage, skrevet for få timer på, eller hvis kommunen har glemt at indbetale pension. Et simpelt kig på lønsedlen vil ofte kunne afsløre den form for åbenlyse fejl.
3. Hold styr på egne vagter
Selvom man er fastansat, kan selv små forskydninger i vagtplanen være en kilde til fejl på lønsedlen.
Mange overenskomster er skruet sammen, så det ikke er ligegyldigt, hvornår og hvor mange timer man har arbejdet. Fx kan færre timer med aften- eller nattillæg i en given måned reducere lønnen. Omvendt kan man gå glip af penge, som man har krav på, hvis en vagt ændres i vagtplanlægningssystemet.
Derfor er det altid vigtigt at holde styr på sin vagtplan og tjekke efter på lønsedlen, om man rent faktisk har fået løn for de timer, som man var på arbejde.
Læs også: Kommunal guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Selvom det først og fremmest er den enkelte medarbejder, som kan tjekke, om lønsedlen er korrekt, hviler der naturligvis et særligt ansvar på kommunen som arbejdsgiver, der jo skal sørge for, at medarbejderen får den betaling for sit arbejde, som vedkommende har krav på.
Så her er tre gode råd til kommunen.
1. Hold øje med vagtplanlægningen
I dag findes der vagtplansystemer, hvor man kan få et komplet overblik over, hvordan lønkronerne anvendes og udløses i forbindelse med diverse skæve vagter og i forhold til de forskellige overenskomsters særlige krav.
Derfor er det helt afgørende, at kommunen har et opdateret it-system, løbende følger med i, om alt går rigtigt til, og tager hånd om at sikre, at lønkronerne anvendes optimalt.
Der er ingen grund til at udbetale overarbejdspenge til den ene medarbejder, hvis den anden er i underskud af normtimer.
2. Styrk medarbejdernes kompetencer
Kommunen skal også sikre sig, at vagtplanlæggerne har de rette kompetencer – og det kan være lettere sagt end gjort. I større kommunale enheder, hvor vagtplanlægningen er placeret på et centralt kontor, er opgaven måske overkommelig, men i de mindre enheder, hvor vagtplanlægningen foregår decentralt, kan det være svært at holde trit med ændringer i love, overenskomster og arbejdstidsregler.
Her har kommunen en helt særlig opgave med at holde vagtplanlæggernes faglige viden opdateret eller sikre sig den fornødne viden udefra.
Hvis de mange små og store ændringer ikke indarbejdes løbende, kan man risikere pludselig at stå med et hav af store og små sager, der skal redes ud.
Når fagforeningen så gennemfører løntjek, kan det koste dyrt for kommunen.
3. Inddrag kommunens medarbejdere
Endelig er det vigtigt, at kommunen husker at inddrage medarbejderne, så de kender rammerne for arbejds- og vagtplanlægningen.
Vagtplanerne bør altid lægges, så medarbejderne hverken får for få eller for mange timer i forhold til de timer, de får løn for, inden for de aftalte normperioder.
Uanset fejlkilden skal leder og medarbejder tale sammen, afstemme forventningerne og dele deres viden om de gældende regler, så arbejdsgiveren får flest arbejdstimer ud af lønkronerne, og lønmodtageren får den aftalte betaling for sin arbejdsindsats.
Læs også: Effektive lønsystemer kræver enklere overenskomster
Læs også: Tre ting kommunen bør overveje, inden den går i udbud på lønområdet
Læs også: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Hvordan sikrer kommunen sig, at de enorme ressourcer i form af tid og penge, som investeres i vagtplanlægningssystemer, er indsatsen værd? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i kommunens overvejelser.
Læs artikel
Odense Kommune har i årevis arbejdet målrettet på at få en løsning, der understøtter kommunens mangeartede og komplekse behov.
Læs mere
Hvert efterår sætter fagforeningerne kvaliteten af kommunernes vagtplansystem under lup. Det sker når fagforeningerne gennemfører deres løntjek-kampagner, hvor de opfordrer medlemmerne til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Læs artikel
I Hjørring Kommune ser man lønadministration som en kombination af central og decentral opgaveløsning. Det kræver god dialog i hverdagen.
Læs mere
Hvis fremtidens kommunale lønsystemer skal leve op til moderne krav om effektivitet og brugervenlighed, skal overenskomstområdet forenkles markant, mener lønchef Jesper Mølbæk.
Læs artikel
Kommunens lønsystem skal løbende konkurrenceudsættes, og det er en fremragende ide, for det giver anledning til at overveje, hvilke krav man har til sit system. Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, har tre ting, som kommunen bør overveje, inden den går i udbud.
Læs artikel
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Vest
Caspar Bergstrøm
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff
