22. september 2020

Paradigmeskifte for lønadministration i kommunerne

Traditionelt har kommunernes lønsystemer været betragtet som basissystemer, der skulle sikre de mange medarbejdere løn til tiden – og helst uden for mange fejl. Men der er sket et skifte: Der bliver sat flere krav til organiseringen og fleksibiliteten. Læs her, hvad det har af betydning for dig og lønadministrationen i din kommune.

Fra at være en stille summende maskine, der måned efter måned spytter lønsedler ud, er lønsystemer blevet en stadig større del af kommunernes strategiske satsning.

- Fra de mange udbud, som vi ser, er det tydeligt, at kommunerne ser på deres lønsystem med nye øjne, siger direktør Jakob Bækgaard Riis, SD Payroll.

Fra løn til tiden til dataanalyse

Det kommunale lønsystem har traditionelt været et basissystem, der simpelthen skulle sikre løn til tiden og helst uden for mange fejl.

- Det store fokus på effektivitet i den offentlige sektor har imidlertid betydet, at kommunerne nu i langt højere grad ser deres lønsystem som en del af en større digitalt økosystem, der typisk omfatter kommunens vagt-plansystem, økonomisystemet og en række andre HR-systemer. Og data fra lønsystemet skal kunne bruges i en række andre systemer fx til dataanalyse, forklarer Jakob Bækgaard Riis og fortsætter:

- På lige fod med mange andre kommunale systemer skal data i lønsystemet bidrage til at støtte kommuner-nes styring og optimering af egen organisation. Det er derfor ikke længere nok, at der blot leveres korrekt løn til tiden.

Mange flere interessenter

Lønsystemet er også blevet interessant for en række andre medarbejdere i den kommunale organisation, og dermed er lønsystemet er gået væk fra blot at være et mellemværende mellem lønkontoret og den enkelte medarbejder.

Den kommunale topleder har fx brug for lønsystemet for at kunne trække data ud, der giver overblik og be-slutningsstøtte, når organisationen skal styres og optimeres. De daglige brugere i lønkontoret ser efter en løsning, hvor det er let at udføre arbejde uden at skulle indtaste samme data flere gange. Og lønspecialisten efterspørger avancerede værktøjer til simulering og dataanalyse.

- Det er bare tre eksempler på, at lønsystemet i kommunen betyder stadigt mere for flere ansatte, mener Ja-kob Bækgaard Riis, der ser det som forklaringen på, at de offentlige lønsystemer er under hastig udvikling.

- Den helt store forandring ligger nok i, at lønsystemet i dag skal kunne meget mere, og at det samtidig skal være ekstremt fleksibelt og understøtte den enkelte kommunes organisering.

Kommunernes lønsystemer skal være fleksible

Hvis man er medarbejder på det centrale lønkontor, skal man som lønspecialist have mulighed for at kunne gå helt i dybden med løn- og personaleoplysningerne på en effektiv måde.

- Det kræver mulighed for kontroludtræk, der giver overblik, og systematiske opsætninger, der gør det let at finde fejl eller mangler i den enkeltes oplysninger – blandt andet med udgangspunkt i fx efterreguleringslister, sygefraværslister, negative lønsedler om meget andet.

For den decentrale leder er behovet derimod ofte et helt andet. Her er lønsystemet sjældent det primære værktøj, så det skal være let at anvende, når lederen lejlighedsvis har brug for det. Hun skal fx kunne komme af med de oplysninger, der er nødvendige i forbindelse med en ansættelse, ændring i ansættelser eller fratræ-delse.

- Hvis et lønsystem skal give mening for den decentrale leder, skal løsningen kunne tilpasses, så der fx kun gives adgang til de dele, som giver mening - alt efter, hvilken snitflade der er i organisationen, siger Jakob Bækgaard Riis.

Ændret organisering stiller nye krav

I inspirationskataloget, Effektiv varetagelse af løn- og bogholderifunktioner i kommuner (download fil), der blev udarbejdet af Struensee & Co. og Boston Consulting Group for KL i 2017, er en af konklusionerne, at kommunernes løn og bogholderi-funktion har mange transaktionstunge arbejdsprocesser. Eksempelvis skal bogholderiet håndtere lønindberetninger eller fakturaer fra forskellige institutioner, og de kan passere gennem mange hænder un-dervejs.

Et kommunalt lønsystem skal derfor også kunne understøtte den kommunale organisering af lønopgaven, der overordnet set er organiseret på tre niveauer:

1. niveau

  • Centralt løn- og økonomikontor, evt. opdelt i en eller to enheder

2.niveau

  • Mellemniveau med ordninger, hvor de administrative medarbejdere samles i ét admini-strativt fællesskab på tværs af decentrale institutioner.

3. niveau

  • Decentralt på de enkelte institutioner som skoler, børnehaver og ældrecentre.

Kortlægningen viser desuden, at kommunerne har stort fokus på at sikre smart og effektiv opgavevaretagelse, når det gælder løn- og bogholderifunktionerne. Analysen udpeger især tre hovedtendenser: ønsket om simpli-ficering og optimering, automatisering og organisering.

Netop muligheden for at understøtte organiseringen spiller derfor en stor rolle for kommunerne - og dermed også lønsystemerne, mener Jakob Bækgaard Riis:

- Jeg synes, der sker meget i kommunerne lige nu, fx i form af krav til optimerede brugergrænseflader, mobile løsninger og anvendelse af RPA-robotter. Så samlet set må man sige, at der er et nyt fokus på de kommunale lønsystemer, og at mulighederne for, at kommunerne kan få, hvad de har brug for, er større end nogensinde.

Er du interesseret i at få opdateringer vedrørende de nyeste tendenser inden for effektiv og strategisk lønplanlægning, der kan spare kommunen millioner af kroner? Download vores dybdegående whitepaper her:

Læs mere om kommunernes lønadministration her