02. oktober 2020

Kommunens lønkontor ligger både centralt og decentralt

Da Herning Kommune i 2018 udskiftede sit lønsystem, var det for at understøtte en mere decentral organisering af lønadministrationen. Det har man aldrig fortrudt.

Brug for mere brugervenlige og decentrale lønsystemer

I Herning Kommune har man ikke decentrale lønkontorer, men så alligevel. For de fleste medarbejdere registrerer i dag de fleste af deres løndata selv, så data så vidt muligt altid fødes hos kilden.

Netop en mere decentral tilgang var ønsket, da kommunen skiftede til SD Løn i 2018 – et skift, de har været meget glade for, især fordi systemet understøtter det decentrale lønområde.

”Langt de fleste af vores brugere er decentrale, så det vejede selvfølgelig tungt i vores beslutning om at skifte til SD Løn fra EG. Systemet tilbyder nemlig nogle rigtig fine app-løsninger, så det er nemt for vores ansatte at bruge systemet. Det reducerer antallet af fejl og øger dermed effektiviteten på lønkontoret, hvilket i sidste ende gavner bundlinjen”, fortæller kommunens lønchef, Jesper Mølbæk.

Han understreger, at vi skal gribe de nye løsninger, når de bliver udviklet – for udvikling tager tid, når vi har med kommunale lønsystemer at gøre.

Kommunal lønadministration er en kompleks og tidskrævende affære

Jesper Mølbæk er lidt af en sværvægter, når det kommer til kommunal lønadministration – han har nemlig arbejdet med det i 34 år. Han fortæller, at udviklingen af lønadministration historisk set går meget langsomt. Offentlig lønadministration er nemlig et særdeles komplekst område – markant mere komplekst end i det private.

”Det er især overenskomstområdet, hvor vi skiller os ud i det offentlige. Vi har omkring 60 forskellige overenskomster og derudover masser af forhåndsaftaler, lokalaftaler, gruppeaftaler og individuelle aftaler. Det hele skal administreres sådan, at alle får den rigtige løn til tiden. Det er en kompliceret sag”, siger Jesper Mølbæk.

Lønchefens ønskeliste til lønkontoret anno 2025

Og netop denne kompleksitet er årsag til, at Jesper Mølbæk er forsigtig med at forvente de helt store landvindinger på lønområdet inden for de næste 5 år. Det afholder ham dog ikke fra at komme med sine bud på det optimale, fremtidige lønkontor:

"For det første bør alle systemer være tragtsystemer, så man, når man vælger en mulighed, samtidig fravælger alle andre. På den måde slipper ingenting videre i systemet, hvis det ikke har en grund til at være der. Det gør flowet logisk og enkelt for brugeren og mindsker risikoen for fejl betragteligt”, forklarer Jesper Mølbæk, der også minder om, at et moderne lønsystem skal kunne tilgås fra alle platforme, ligesom kernesystemet skal tilbyde fri adgang til alle data.

"Så kan man nemt sammenstykke data og fx vise dem på visuelt intuitive måder. Lønsystemet bør også give mulighed for bilagskontrol, så fx ledere kan få tilsendt stikprøver af bilag, som de skal kontrollere. Det forhindrer, at ledere glemmer deres ledelsestilsyn, og vi undgår nye Britta-sager.

Endelig skal der være gode arkivmuligheder, så lønhistorikken er nem og tilgængelig – også efter evt. skift af it-leverandør. På den måde kan man uden problemer hente lønoplysninger 10 år tilbage, hvilket er nødvendigt på grund af domspraksis, siger Jesper Mølbæk.

4 vigtige trends inden for lønadministration

Jesper Mølbæk fremhæver 4 trends inden for lønadministration, men han er dog ikke lige begejstret for dem alle.

  1. Apps
    Intuitive og brugervenlige apps er noget af det, de decentrale brugere er allergladest for og efterlyser mere af. Heldigvis bliver udbuddet af disse hele tiden større og bedre.
  2. Data fødes hos kilden
    Det mindsker fejl, at data fødes decentralt hos medarbejderne selv. Det er den eneste måde, man kan opnå det optimale digitale flow.

  3. RPA – Robotic Process Automation
    RPA/software-programmering, hvor man sætter strøm til manuelle processer, vokser med lynets hast i øjeblikket – især fordi det er hurtigere at udvikle disse mindre systemer end at ændre i modersystemet.

  4. Flere frie valg i overenskomster
    Det stigende antal frie valg i overenskomsterne handler blandt andet om at konvertere frihed til penge, men det er med til at gøre systemerne mere komplekse, fordi de skal kunne håndtere flere variabler.

Organisationen skal følge med teknologien

De nye muligheder, som lønsystemer giver for fx at bruge apps til lønregistrering, medfører nye behov for fx smartphones eller adgang til pc hos medarbejderne, hvilket kan være en udfordring for nogen. Desuden skal man tage hensyn til de mindre it-kyndige blandt medarbejderne. De er ifølge Jesper Mølbæk repræsenteret i alle aldersgrupper, og for dem kan blandt andet adgangen til lønspecifikationen være en kilde til frustration.

”Som det er nu, kræver det et vist niveau af it-evner at få adgang til sin lønspecifikation, og det kan betyde, at fejlregistreringer opdages alt for sent. Derfor drømmer jeg om, at medarbejderne i fremtiden modtager en sms, når vi sender lønspecifikationer ud, så de bare skal klikke på et link for at få den vist”, siger Jesper Mølbæk.

Det er med andre ord vigtigt at tænke alle brugere ind i fremtidens lønsystemer, hvis fejlprocenten skal nedbringes, effektiviteten øges, og resultatet skal kunne ses tydeligt på bundlinjen.

Læs mere om kommunernes lønadministration her