God dialog i hverdagen sikrer effektiv lønadministration
I Hjørring Kommune ser man lønadministration som en kombination af central og decentral opgaveløsning. Det kræver god dialog i hverdagen.
Indsigt og forståelse er afgørende for valide data
Det centrale lønkontor i Hjørring Kommune er placeret på en enkelt lokation, mens medarbejderne ude i kommunen selv står for indberetninger til systemerne. For at få optimal gavn af denne arbejdsform skal de decentrale medarbejdere være klædt godt på til opgaven, så der bliver så få fejl i indberetningerne som muligt. Det kræver indsigt og forståelse, mener løn- og personalechef Lillian Andersen. En indsigt, der bedst opnås med en tidlig og opsøgende dialog.
Læs også: Effektive lønsystemer kræver enklere overenskomster
Vi må ikke tro, vi ved bedst
”Vi er fra centralkontorets side nødt til at forstå, hvordan de har indrettet sig ude i de lokale afdelinger, og hvilken betydning det har for deres arbejdsgange, når vi kommer med et nyt løn- eller personalesystem, som vi vil have dem til at tage i brug. Det handler om at tage dialogen på forhånd, inden vi begynder at trække noget ned over hovedet på andre”, siger Lillian Andersen.
Hun slår fast, at det værste, centralkontoret kan gøre, er at tro, de ved alt om, hvordan hverdagen forløber ude i de decentrale dele af organisationen, og kommer og kloger sig på ting, de ikke har indsigt i. Centralkontoret har nogle udefrakommende krav, som man skal honorere, men det kommer ikke til at lykkes, hvis man tromler medarbejderne i processen.
Læs også: Tre ting kommunen bør overveje, inden den går i udbud på lønområdet
Superbrugere er ambassadører for decentrale brugere
I Hjørring Kommune hjælper man den tværgående dialog på vej ved at udpege nogle administrative medarbejdere til superbrugere. De holder jævnligt møder med lønkontoret og bliver dermed klædt på til at hjælpe kommunens øvrige medarbejdere med de udfordringer, de støder på i hverdagen.
Læs også: Kommunal guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Essentielt at data fødes decentralt
Der er med andre ord meget vundet ved at fange udfordringer i opløbet, så man ikke risikerer at købe systemer, som aldrig bliver taget i brug, fordi de ikke passer til de decentrale afdelingers reelle behov. Og det er – ifølge Lillian Andersen – essentielt, at data fødes decentralt, da det minimerer risikoen for fejlindberetninger. Derfor gør kommunen meget brug af fx app-løsninger.
”Med apps har den enkelte medarbejder selv ansvar for at indberette sine data, hvorefter lederen godkender. På den måde kommer data direkte ind i systemet, og vi undgår besværlige papirgange og eliminerer steder, hvor der kan ske fejl undervejs”, fortæller Lillian Andersen, der fremhæver den app til lærervikarer, som kommunen indførte i 2018.
Læs også: CASE: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Dialog ændrede modvind til medvind for vikarapp
”Da vi første gang introducerede vikarappen, var der mildest talt ingen begejstring. Decentralt ville de helst gøre tingene, som de altid havde gjort – på gammeldags maner med at udfylde papirer. Men efter vi fik sat os ned og forklaret dem fordelene ved den nye procedure – at det faktisk ville spare dem tid og mindske risikoen for fejl og forsinkelser – så gav de appen en chance. Og nu er tilbagemeldingerne, at det er rigtig godt, at vi fik sat strøm til det her, og det vil de gerne have mere af.”
4 gevinster ved at kombinere central og decentral lønadministration
Der er ifølge Lillian Andersen mange gevinster ved et tæt samarbejde mellem central og decentral lønadministration, men hun fremhæver 4 væsentlige:
- Tæt, tværgående dialog
Muligheden for en tværgående dialog giver indsigt i organisationen, og hvad der er på spil. Det øger bevidstheden om, at man er en del af et større hele, hvor ens handlinger har betydning for andre dele af organisationen. Det giver bedre kvalitet i indberetningerne. - Data fødes ved kilden
Det mindsker fejl, at data fødes decentralt, hvor man kender medarbejderne og deres hverdag. Kombinationen af dette medarbejderkendskab og det centrale lønkontors specialekspertise er en stor gevinst. - Mulighed for samarbejde
Når det centrale lønkontor arbejder sammen med lokale lønindberettere, kan man sammen finde de bedste løsninger – dem, der opfylder medarbejdernes behov, men som samtidig overholder alle de formelle krav. - Overblik vs. nærhed
På det centrale lønkontor har man et helhedssyn og et kendskab til forskellige løsninger, som man ikke har en chance for at have lokalt. Her har de til gengæld en nærhed til deres medarbejdere, som man ikke kan opnå centralt.
Brugervenlige og intuitive systemer, der kan lette arbejdsgangen for kommunens medarbejdere, er med andre ord alfa og omega i en moderne kommunal lønadministration. Kombinerer man det med en proaktiv og åben dialog, er man godt på vej mod at opnå effektiv lønadministration med korrekt løn til tiden og mest mulig tid til medarbejdernes kerneopgaver.
Læs artikel: Gode råd til kommune og ansatte: Hold øje med vagtplanerne
Læs mere om kommunernes lønadministration her
Kommunal guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Hvordan sikrer kommunen sig, at de enorme ressourcer i form af tid og penge, som investeres i vagtplanlægningssystemer, er indsatsen værd? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i kommunens overvejelser.
Læs artikel
CASE: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Odense Kommune har i årevis arbejdet målrettet på at få en løsning, der understøtter kommunens mangeartede og komplekse behov.
Læs mere
Gode råd til kommune og ansatte: Hold øje med vagtplanerne
Hvert efterår sætter fagforeningerne kvaliteten af kommunernes vagtplansystem under lup. Det sker når fagforeningerne gennemfører deres løntjek-kampagner, hvor de opfordrer medlemmerne til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Læs artikel
God dialog i hverdagen sikrer effektiv lønadministration
I Hjørring Kommune ser man lønadministration som en kombination af central og decentral opgaveløsning. Det kræver god dialog i hverdagen.
Læs mere
Effektive lønsystemer kræver enklere overenskomster
Hvis fremtidens kommunale lønsystemer skal leve op til moderne krav om effektivitet og brugervenlighed, skal overenskomstområdet forenkles markant, mener lønchef Jesper Mølbæk.
Læs artikel
Tre ting kommunen bør overveje, inden den går i udbud på lønområdet
Kommunens lønsystem skal løbende konkurrenceudsættes, og det er en fremragende ide, for det giver anledning til at overveje, hvilke krav man har til sit system. Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, har tre ting, som kommunen bør overveje, inden den går i udbud.
Læs artikel