CASE: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Odense Kommune har i årevis arbejdet målrettet på at få en løsning, der understøtter kommunens mangeartede og komplekse behov.
CASE: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Odense Kommune har i årevis arbejdet målrettet på at få en løsning, der understøtter kommunens mangeartede og komplekse behov.
Da kontrakten med den hidtidige leverandør af kommunens løn- og vagtplanlægningssystem udløb med udgangen af 2017, var kommunen for længst i gang med et større arbejde for at få beskrevet nye krav til en løsning, der matcher kommunens nuværende og fremtidige behov.
– Da vi udarbejdede kravspecifikationen, så vi dels på vores tidligere kravspecifikation og dels på vores ønsker til fremtidig procesunderstøttelse. Som inspiration kiggede vi også på en række andre kommuners udbudsmaterialer, inden vi sammen med diverse arbejdsgrupper fik formuleret vores krav til en nyt løn- og vagtplanssystem, forklarer konsulent Bjarne Sylvest, Odense Kommune og fortsætter:
– Resultatet blev en kravspecifikation, hvor vi blandt andet vægtede et bedre overblik over den enkelte medarbejders egne data i systemet. Desuden ønskede vi at få samlet en række funktioner, så den enkelte sagsbehandler kun skal arbejde i én brugergrænseflade for at gøre den enkelte opgave – fx en ansættelse – helt færdig.
Læs også: God dialog i hverdagen sikrer effektiv lønadministration
Den moderne kommune er kompleks
Den store udfordring for en moderne kommune som Odense er først og fremmest kompleksiteten.
Ved udbuddet vægtede vi blandt andet et bedre overblik for den enkelte medarbejder over egne data i systemet.Konsulent Bjarne Sylvest, Odense Kommune
Som Danmarks fjerdestørste kommune har Odense Kommune ca. 200.000 indbyggere. Kommunen har ca. 13.500 fastansatte og udbetaler hver måned løn, pension mv. til ca. 21.000 personer.
Kommunen håndterer op imod 100 forskellige overenskomster og aftaler, og udbetaler for eksempel også løn til såkaldte §-ansatte, som personlige assistenter for handicappede og til beredskabspersonale, lufthavnens personale samt andre hel- og halvoffentlige virksomheder.
– Det er en stor og kompleks opgave, som stiller store krav til både kommunens ansatte og kommunens it-leverandør, forklarer Bjarne Sylvest.
Læs også: Kommunal guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Den digitale løsning skal understøtte mange personalegrupper
Kompleksiteten opstår også, fordi der er stor forskel på de brugere, som fx kommunens løn- og vagtplansystem skal understøtte.
– Løsningen skal selvfølgelig understøtte de løn- og vagtplansspecialister, der sidder på det centrale lønkontor i forvaltningerne, som bruger løsningen hver eneste dag som deres primære arbejdsredskab, forklarer konsulent Birgitte Kjærsgaard, der er en af kommunens specialister i løn- og vagtplanlægning.
Men løsningen skal fx også understøtte de decentrale medarbejdere i forvaltningen, der ikke nødvendigvis har lønadministration som deres eneste eller vigtigste opgave – for slet ikke at tale om de ledere, der løbende skal godkende diverse ændringer og udbetalinger, og de medarbejdere, som måske bare skal benytte Medarbejdernettet et par gange om året, når de skal indberette ferieafholdelse eller ændre deres trækprocent, siger Bjarne Sylvest:
– Moderne løn- og personaleadministration handler simpelthen om rigtig mange ting. For eksempel ansætter og omplacerer kommunen ca. 6.000 medarbejdere om året, så det er vigtigt, at løsningen gør det let for HR-medarbejderne at oprette medarbejdere.
– Vi fik opfyldt en lang række af ønskerne i kravspecifikationen, og selvom vi har haft en stor opgave med at få justeret og tilpasset de nye muligheder, står vi nu godt rustet til at gå et skridt videre med digitaliseringen af løn- og vagtplansområdet i Odense Kommune, siger Bjarne Sylvest.
Historisk set har et lønkontor indeholdt hundredvis af hyldemeter med ringbind, som lønmedarbejderne skulle arkivere og finde information i for at løse en opgave. De er for længst væk. Digitaliseringen betyder, at mange af de arbejdsgange med tidens løb er forsvundet, og vores nye løsning vil fortsat understøtte udviklingen af en mere effektiv løn- og personaleadministration, siger konsulent Bjarne Sylvest.
Læs også: Effektive lønsystemer kræver enklere overenskomster
Digitalisering er en nødvendighed
For kommunen er det ikke alene et ønske at digitalisere området yderligere – det er en nødvendighed:
– Hvis vi skal kunne løse opgaverne i fremtiden med tanke på både økonomien og den kendsgerning, at mange erfarne løn- og personalemedarbejdere går på pension i de kommende år, skal vi være mere digitale. Vi skal have fat i de medarbejdergrupper, som endnu ikke er draget så tæt ind i den digitale verden – fx dagplejere og pædagoger.
Vi skal sikre, at de medarbejdere, der føder data, også registrerer egne data. Opgaverne skal starte digitalt i stedet for på papir, hvis vi skal kunne løse opgaverne mere effektivt fremover, siger løn- og vagtplanlægningspecialist, Birgitte Kjærsgaard.
Læs også: Tre ting kommunen bør overveje, inden den går i udbud på lønområdet
Læs også: Gode råd til kommune og ansatte: Hold øje med vagtplanerne
Kommunal guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Hvordan sikrer kommunen sig, at de enorme ressourcer i form af tid og penge, som investeres i vagtplanlægningssystemer, er indsatsen værd? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i kommunens overvejelser.
Læs artikel
CASE: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Odense Kommune har i årevis arbejdet målrettet på at få en løsning, der understøtter kommunens mangeartede og komplekse behov.
Læs mere
Gode råd til kommune og ansatte: Hold øje med vagtplanerne
Hvert efterår sætter fagforeningerne kvaliteten af kommunernes vagtplansystem under lup. Det sker når fagforeningerne gennemfører deres løntjek-kampagner, hvor de opfordrer medlemmerne til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Læs artikel
God dialog i hverdagen sikrer effektiv lønadministration
I Hjørring Kommune ser man lønadministration som en kombination af central og decentral opgaveløsning. Det kræver god dialog i hverdagen.
Læs mere
Effektive lønsystemer kræver enklere overenskomster
Hvis fremtidens kommunale lønsystemer skal leve op til moderne krav om effektivitet og brugervenlighed, skal overenskomstområdet forenkles markant, mener lønchef Jesper Mølbæk.
Læs artikel
Tre ting kommunen bør overveje, inden den går i udbud på lønområdet
Kommunens lønsystem skal løbende konkurrenceudsættes, og det er en fremragende ide, for det giver anledning til at overveje, hvilke krav man har til sit system. Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, har tre ting, som kommunen bør overveje, inden den går i udbud.
Læs artikel
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Vest
Caspar Bergstrøm
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff