Effektive lønsystemer kræver enklere overenskomster
Hvis fremtidens kommunale lønsystemer skal leve op til moderne krav om effektivitet og brugervenlighed, skal overenskomstområdet forenkles markant, mener lønchef Jesper Mølbæk.
Effektive lønsystemer kræver enklere overenskomster
Hvis fremtidens kommunale lønsystemer skal leve op til moderne krav om effektivitet og brugervenlighed, skal overenskomstområdet forenkles markant, mener lønchef Jesper Mølbæk.
Det moderne kommunale lønsystems fornemste opgave er at gøre det nemt for brugerne at indberette data, så antallet af fejl mindskes, og effektiviteten på lønkontoret øges. Det siger lønchef Jesper Mølbæk, der har arbejdet med løn i knap 40 år, blandt andet i Herning Kommune.
Overenskomster komplicerer lønsystemerne
- Hvis fremtidens lønsystem for alvor skal effektiviseres, skal overenskomstområdet imidlertid forenkles markant. Kun ad den vej kan vi øge udviklingstempoet. For overenskomsterne ligger til grund for den måde, systemet er bygget op på, og deres kompleksitet gør det tungt for udviklerne at effektivisere systemerne, fortæller Jesper Mølbæk, der tilføjer, at det er en politisk beslutning at forenkle overenskomstområdet. Han føler sig dog ikke overbevist om, at den beslutning er lige på trapperne.
Men hvis det sker, så tror Jesper Mølbæk på, at vi får mulighed for skrue systemerne sammen på en måde, så de enkelte kunder får præcis den brugergrænseflade, der virker bedst og mest intuitiv for dem.
- Lige nu bruger vi det meste af vores tid på en meget lille procentdel af lønnen. Det er jo ikke den faste løn, der tager tid, men alle de steder, hvor systemet ikke er godt nok til at guide brugeren igennem, og der derfor opstår fejl i indberetningerne, som vi så skal tilrette på det centrale lønkontor, fortæller Jesper Mølbæk.
Læs også: God dialog i hverdagen sikrer effektiv lønadministration
Tragtsystem vil reducere kompleksitet – og dermed fejl
Han uddyber, at størstedelen af disse fejl kunne undgås, hvis lønsystemet fulgte tragtprincippet, hvor alle irrelevante data vælges fra, efterhånden som brugeren træffer sine valg i systemet.
På den måde reducerer man den kompleksitet, som er så udtalt i kommunale lønsystemer. Offentlig lønadministration er nemlig et særdeles komplekst område – markant mere komplekst end i det private.
- Det er især på overenskomstområdet, at vi skiller os ud i det offentlige. Vi har omkring 60 forskellige overenskomster og derudover masser af forhåndsaftaler, lokalaftaler, gruppeaftaler og individuelle aftaler. Det hele skal administreres sådan, at alle får den rigtige løn til tiden, siger Jesper Mølbæk.
Han fortæller, at der flere gange har været tiltag fra fx KL’s side for at forenkle overenskomsterne, men at det endnu ikke har haft den ønskede effekt – snarere tværtimod.
Læs også: Tre ting kommunen bør overveje, inden den går i udbud på lønområdet
Lønchefens ønskeliste til fremtidens lønsystem
Jesper Mølbæk fremhæver fem krav, der er vigtige at stille til fremtidens lønsystemer:
- Tragtmodel: Alle systemer bør være tragtsystemer, så man, når man vælger en mulighed, samtidig fravælger alle andre. På den måde slipper ingenting videre i systemet, hvis det ikke har en grund til at være der. Det gør flowet logisk og enkelt for brugeren samt mindsker risikoen for fejl betragteligt.
- Afstemning: Afstemning af data bør automatiseres, så systemet kan levere slutproduktet, og brugeren nemt kan se, hvilke differencer der er.
- Fri adgang til alle data: Systemerne skal kunne tilgås fra alle platforme, og kernesystemet skal tilbyde fri adgang til alle data, så man nemt kan modulere ledelsessystemet og fx vise data på visuelt intuitive måder.
- Bilagskontrol: Lønsystemet bør give mulighed for bilagskontrol, så fx ledere kan få tilsendt stikprøver af bilag, som de skal kontrollere. Det forhindrer, at ledere glemmer deres ledelsestilsyn, og vi undgår nye Britta-sager.
- Arkivmuligheder: Systemet skal tilbyde gode arkivmuligheder, så lønhistorikken er nem og tilgængelig – også efter evt. skift af it-leverandør. På den måde kan man uden problemer hente lønoplysninger 10 år tilbage, hvilket kan være nødvendigt på grund af domspraksis.
Der hviler altså et vist ansvar på de politiske skuldre i forhold til at få forenklet overenskomstområdet, hvis vi skal gøre os håb om en mærkbar effektivisering af de kommunale lønsystemer.
Lykkes det, og designes systemerne som tragtsystemer, vil vi kunne øge brugervenligheden og nedbringe antallet af fejl betragteligt. Så vil vi være godt på vej mod en mere effektiv kommunal lønadministration.
Læs også: Kommunal guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Læs mere om kommunernes lønadministration her
Læs også: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Læs også: Gode råd til kommune og ansatte: Hold øje med vagtplanerne
Kommunal guide til meningsfuld brug af digital vagtplanlægning
Hvordan sikrer kommunen sig, at de enorme ressourcer i form af tid og penge, som investeres i vagtplanlægningssystemer, er indsatsen værd? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i kommunens overvejelser.
Læs artikel
CASE: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Odense Kommune har i årevis arbejdet målrettet på at få en løsning, der understøtter kommunens mangeartede og komplekse behov.
Læs mere
Gode råd til kommune og ansatte: Hold øje med vagtplanerne
Hvert efterår sætter fagforeningerne kvaliteten af kommunernes vagtplansystem under lup. Det sker når fagforeningerne gennemfører deres løntjek-kampagner, hvor de opfordrer medlemmerne til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Læs artikel
God dialog i hverdagen sikrer effektiv lønadministration
I Hjørring Kommune ser man lønadministration som en kombination af central og decentral opgaveløsning. Det kræver god dialog i hverdagen.
Læs mere
Effektive lønsystemer kræver enklere overenskomster
Hvis fremtidens kommunale lønsystemer skal leve op til moderne krav om effektivitet og brugervenlighed, skal overenskomstområdet forenkles markant, mener lønchef Jesper Mølbæk.
Læs artikel
Tre ting kommunen bør overveje, inden den går i udbud på lønområdet
Kommunens lønsystem skal løbende konkurrenceudsættes, og det er en fremragende ide, for det giver anledning til at overveje, hvilke krav man har til sit system. Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, har tre ting, som kommunen bør overveje, inden den går i udbud.
Læs artikel
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Vest
Caspar Bergstrøm
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff