Hvordan sikrer kommunen sig, at de enorme ressourcer i form af tid og penge, som investeres i vagtplanlægningssystemer, er indsatsen værd? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i kommunens overvejelser.
Når kommunen skal i udbud og evt. vælge at implementere et nyt vagtplansystem, er spørgsmålene mange, usikkerheden stor og barriererne for succes tårnhøje. For hvad er det kommunen vil bruge sit vagtplansystem til? Hvorfor kan man ikke nøjes med det, man har? Hvad kan et andet vagtplansystem bidrage med?
I den diskussion er det værd kaste sig over begrebet ”meaningful use”. Oprindelig er begrebet introduceret i USA i 2009 i forbindelse med nationale investeringer i infrastruktur på sundhedsområdet. I de seneste år har det fået en bredere anvendelse og giver faktisk god mening i en dansk kommunal kontext.
Der er tre meget interessante forhold knyttet til begrebet meningsfuld brug.
Begrebet meaningful use:
I juni 2019 introducerede det engelske sundhedsvæsen NHS England i samarbejde med NHS Improvement et sæt af standarder for meningsfuld brug af digital vagtplanlægning. Disse standarder er udarbejdet med direkte henvisning til tidligere års analyser af kvalitets- og kapacitetsudfordringer. Her har ønsket været at sikre en balanceret brug af kompetent personale, som tilgodeser både patientbehov, sikkerhed, medarbejderønsker og effektivitet.
Læs også: God dialog i hverdagen sikrer effektiv lønadministration
De fem niveauer for anvendelse af digitale vagtplanlægningssystemer er sammenfattet nedenfor:
Niveau 0 - Ingen eller begrænset anvendelse
Digitale vagtplanløsninger kan være under anskaffelse, implementering eller delvis i brug, men mindre end 90% af medarbejderne er at finde i systemerne.
Digitale vagtplaner kan findes i Excel eller lokale løsninger, som ikke er integreret med kommunens lønsystem. Der findes ikke i en samlet dedikeret vagtplanløsning
Niveau 1 - Anvendelse til lønregistrering og regeloverholdelse
Der anvendes digital vagtplanløsning, som er integreret med lønsystemet og alle ansatte er oplært i brug. Arbejdstid registreres i systemet for at sikre korrekt udbetaling af variable tillæg, overholdelse af arbejdstidsregler og bemandingsbehov.
Der er udarbejdet fælles retningslinjer for vagtplanlægning og mindst 90% af medarbejderne i de relevante dele af organisationen anvender løsningen
Niveau 2 - Anvendelse til arbejdstidsplanlægning
Der anvendes fremmødeprofiler og digital indsamlede medarbejderønsker til at udarbejde arbejdstidsplaner. Planforslag kan genereres automatisk, og de endelige planer offentliggøres senest 6 uger før start. Ubesatte vagter følges op løbende, og planlægningskvaliteten overvåges med nøgletal på alle organisatoriske niveauer.
Niveau 3 - Kapacitet og behovsdrevet anvendelse
Bruger- og borgerbehov analyseres løbende. Der anvendes evidensbaseret værktøj til vurdering, simulering eller fremskrivning af behov og kapacitetsudnyttelse, og dette omsættes til vagtplaner, som afspejler både behov og organisatoriske mål.
De digitale løsninger anvendes til dynamisk opfølgning på både produktivitet og bemanding.
Niveau 4 - Samlet organisatorisk anvendelse
Der er et tydeligt ledelsesmæssigt ansvar for bemanding, som følges op på alle niveauer i organisationen. Aktivitet, kapacitet, budgetter og mål er koordineret og følges op med en dynamisk tilpasning til ændringer i behovet.
Ved at introducere begrebet meningsfuld brug af digitale løsninger åbner man for en meget mere differentieret ibrugtagning, som er tilpasset den enkelte kommune, hele socialområdet, det enkelte tilbud eller måske ligefrem den enkelte afdeling.
Læs også: Tre ting kommunen bør overveje, inden den går i udbud på lønområdet
Læs også: CASE: Den digitale kommune kan ikke undvære sit vagtplansystem
Læs også: Gode råd til kommune og ansatte: Hold øje med vagtplanerne
Hvordan sikrer kommunen sig, at de enorme ressourcer i form af tid og penge, som investeres i vagtplanlægningssystemer, er indsatsen værd? Med afsæt i begrebet meaningful use, kan du her læse om fem niveauer for vagtplanlægning, som bør indgå i kommunens overvejelser.
Læs artikel
Odense Kommune har i årevis arbejdet målrettet på at få en løsning, der understøtter kommunens mangeartede og komplekse behov.
Læs mere
Hvert efterår sætter fagforeningerne kvaliteten af kommunernes vagtplansystem under lup. Det sker når fagforeningerne gennemfører deres løntjek-kampagner, hvor de opfordrer medlemmerne til at undersøge, om de har fået løn som fortjent.
Læs artikel
I Hjørring Kommune ser man lønadministration som en kombination af central og decentral opgaveløsning. Det kræver god dialog i hverdagen.
Læs mere
Hvis fremtidens kommunale lønsystemer skal leve op til moderne krav om effektivitet og brugervenlighed, skal overenskomstområdet forenkles markant, mener lønchef Jesper Mølbæk.
Læs artikel
Kommunens lønsystem skal løbende konkurrenceudsættes, og det er en fremragende ide, for det giver anledning til at overveje, hvilke krav man har til sit system. Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG, har tre ting, som kommunen bør overveje, inden den går i udbud.
Læs artikel
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Vest
Caspar Bergstrøm
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff
