Kommunerne har mange gode intentioner om at sætte borgeren i centrum. Men hvad betyder det egentlig, når vi taler arbejdstids-planlægning? Hvilke konkrete krav stiller det til medarbejderne, ledere og planlæggere? Og hvad kan kommunerne lære af det? Få svarene her.
Vagtplanlægning og arbejdstidstilrettelæggelse er helt centrale discipliner, hvis de danske kommuner skal sikre deres borgere god service og behandling. Kernen af planlægningen er nemlig at sikre de rette personer med de rigtige kompetencer – og tilstrækkeligt af dem præcis på den tid og det sted, som er nødvendig i forhold til borgernes forventninger og behov.
Så langt, så godt.
Men der er meget stor forskel på, hvordan de enkelte kommuner griber opgaven an.
Ser vi fx borgerne på et socialt tilbud som en abstrakt gruppe – en upersonlige aktivitet omsat til et antal indsatser og behov for et vist antal hænder og et drys faglig kompetence, som omsættes til en fremmødeprofil og en vagtplan?
Eller ser vi på den borger som fx Hanne, der bor på et døgntilbud i psykiatrien, fordi hun lider af social angst, der er ved at få styr på tilværelsen, fordi hun ved, at socialpædagogen Birgitte kommer forbi på faste ugedage og taler hende gennem kriserne?
Der er ganske store forskelle på de to tilgange til borgeren og på de krav, de stiller til vores planlægning, styring og opfølgning af bemanding. Reelt set er begge perspektiver dog nødvendige.
Læs også: Analyse: Kommuner bør gøre op med siloerne, når de planlægger medarbejdernes arbejde
Vi er nødt til både at have den stringente rationelle analyse af data, som sikrer de gode rammer for planlægningen, så de nødvendige medarbejdere er til stede på rette tid og sted, og vi skal have overskud til det empatiske møde med det enkelte menneske, som trænger til hjælp og pleje.
Vagtplanlægning i kommunerne skal derfor ikke bare reduceres til en triviel opgave, selv om ressourcerne til at tage sig af den enkelte borger på den bedst mulige måde er ikke sådan lige at trylle frem.
Forudsætningen for at vi kan sætte borgeren i centrum for personaleplanlægningen er derfor, at vi har styr på processen.
Det vil sige, at vi:
Det er et ambitiøst mål i sig selv at få optimeret disse processer. Det er kun et fåtal af kommunerne, som i dag mestrer dem til perfektion.
Vores ambitioner bør desuden være højere end det. Vi skal stræbe efter den nærværende behandling og pleje – ikke bare den effektive drift.
Dette gælder ikke bare for Hanne, som er ved at arbejde sig tilbage til et liv i gen bolig. Det bør gælde som en systematisk tilgang til mødet med alle udsatte borgere og pårørende.
Her er det vigtigt at huske på, at vores borgere ofte er meget mere end bare ’borgere’ tilknyttet det sociale system. De er også forældre, børn, studerende, ansatte, venner, kunder og har stribevis af andre roller.
Det betyder, at de møder kommunen og kommunens ansatte med et væld af andre forventninger. Helt konkret stiller det et krav til os som medarbejdere, ledere og planlæggere om, at vi skal blive meget bedre til at lytte til borgernes forventninger, analysere og gruppere dem, sammenholde dem med faglige forudsætninger og behov og så lægge det til grund for et langt mere fleksibelt møde med den enkelte borger.
På den måde kan vi sikre nem adgang til omsorg og pleje, til hjælpemidler, til tryghed, til trøst og alt det andet, som kendetegner et imødekommende og borgerfokuseret kommunalt tilbud.
Læs også: Strategisk vagtplanlægning i kommunen medfører mindre sygefravær...
Det er ikke det samme som, at alle borgere skal have deres unikke sagsbehandler eller socialpædagog og kun møde personale, de kender.
Tværtimod.
I visse situationer er det et vigtigt tiltag. I mange andre situationer skal vi tænke meget bredere og i mange andre kanaler. Fælles for dem alle er dog, at borgerfokus kræver kompetent og motiveret personale.
Derfor skal vi tage vagtplanlægningsopgaven alvorligt som en central ledelsesdisciplin og erkende, at det kræver gode, tilgængelige værktøjer at håndtere denne kompleksitet.
Læs artikel: Økonomi og kompetencemangel udfordrer kommunen – løsningen hedder succesfuld vagtplanlægning
Det er en rejse, som tager tid. På de enkelte arbejdspladser er der forskellige niveauer af modenhed, og man springer ikke direkte fra en statisk plan til en aktivitetsstyret bemanding, som sikrer, at borgeren hovedsageligt møder kendte ansigter.
Første step er at kigge på de kommuner, der allerede har taget fat på arbejdet med bedre ressourceudnyttelse.
Er du interesseret i flere udviklingstendenser inden for strategisk vagtplanlægning, der kan spare din kommune millioner af kroner? Så hent – helt gratis – vores dybdegående whitepaper herunder
Trenden inden for kommunal vagtplanlægning ikke alene i Skandinavien, men også i en række andre lande som England går fra den traditionelle funktions- og fagopdelte planlægning mod en mere aktivitetsbaseret planlægning.
I dette whitepaper kan du læse om trends og udviklingstendenser inden for vagtplanlægning i et dansk og nordisk perspektiv.
I Herning Kommune har man ikke decentrale lønkontorer, men så alligevel. For de fleste medarbejdere registrerer i dag de fleste af deres løndata selv, så data så vidt muligt altid fødes hos kilden.
Læs artikel
...på danske hospitaler krævet nyt mindset.
På regionernes hospitaler er der mange gode visioner om at sætte patienten i centrum. Men hvad betyder det egentlig, når vi taler arbejdstids-planlægning?
Læs mere
... i kommunerne: Fra basissystem til visionært og strategisk værktøj.
Traditionelt har kommunernes lønsystemer været betragtet som basissystemer, der skulle sikre de mange medarbejdere løn til tiden – og helst uden for mange fejl. Men der er sket et skifte: Der bliver sat flere krav til organiseringen og fleksibiliteten.
Læs artikel
Tre faktorer driver udviklingstendenserne inden for den kommunale administration, og det er økonomien, organisationen og den digitale understøttelse. Og det er stærke kræfter, der har sat turbo på udviklingen, mener mærker Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG Public Sales.
Læs mere
... når de planlægger medarbejdernes arbejde.
Vagtplanlægningsekspert og CEO Tobias Bøggild-Damkvist fra Rato.Blue ApS har haft lejlighed til at analysere arbejdet med vagtplanlægning i de nordiske lande i forbindelse med udarbejdelse af en række rapporter om emnet. Få hans vigtigste pointer her.
Læs artikel
...udfordrer kommunen - løsningen hedder succesfuld vagtplanlægning.
Vagtplansystemer inden for blandt andet sundhed, omsorg og det socialpædagogiske område skal i de kommende år håndtere store ændringer i arbejdsmarked, økonomi og kompetencebehov. Læs her, hvordan du tager hånd om den udfordrende udvikling.
Læs artikel
...i kommunen medfører mindre sygefravær, overskud hos personalet og gladere borgere.
Vagtplanlægning i sundhedsvæsenet er ikke et administrativt bijob. Det er en vigtig opgave, der, hvis udført rigtigt, medfører optimeret drift, højere medarbejdertilfredshed og gladere patienter. Derfor bør ledelsen sætte vagtplanlægning øverst på agendaen.
Læs mere
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Vest
Caspar Bergstrøm
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff
