Kommunens lønkontor ligger både centralt og decentralt
Da Herning Kommune i 2018 udskiftede sit lønsystem, var det for at understøtte en mere decentral organisering af lønadministrationen. Det har man aldrig fortrudt.
Kommunens lønkontor ligger både centralt og decentralt
Da Herning Kommune i 2018 udskiftede sit lønsystem, var det for at understøtte en mere decentral organisering af lønadministrationen. Det har man aldrig fortrudt.
Brug for mere brugervenlige og decentrale lønsystemer
I Herning Kommune har man ikke decentrale lønkontorer, men så alligevel. For de fleste medarbejdere registrerer i dag de fleste af deres løndata selv, så data så vidt muligt altid fødes hos kilden.
Netop en mere decentral tilgang var ønsket, da kommunen skiftede til SD Løn i 2018 – et skift, de har været meget glade for, især fordi systemet understøtter det decentrale lønområde.
”Langt de fleste af vores brugere er decentrale, så det vejede selvfølgelig tungt i vores beslutning om at skifte til SD Løn fra EG. Systemet tilbyder nemlig nogle rigtig fine app-løsninger, så det er nemt for vores ansatte at bruge systemet. Det reducerer antallet af fejl og øger dermed effektiviteten på lønkontoret, hvilket i sidste ende gavner bundlinjen”, fortæller kommunens lønchef, Jesper Mølbæk.
Han understreger, at vi skal gribe de nye løsninger, når de bliver udviklet – for udvikling tager tid, når vi har med kommunale lønsystemer at gøre.
Kommunal lønadministration er en kompleks og tidskrævende affære
Jesper Mølbæk er lidt af en sværvægter, når det kommer til kommunal lønadministration – han har nemlig arbejdet med det i 34 år. Han fortæller, at udviklingen af lønadministration historisk set går meget langsomt. Offentlig lønadministration er nemlig et særdeles komplekst område – markant mere komplekst end i det private.
”Det er især overenskomstområdet, hvor vi skiller os ud i det offentlige. Vi har omkring 60 forskellige overenskomster og derudover masser af forhåndsaftaler, lokalaftaler, gruppeaftaler og individuelle aftaler. Det hele skal administreres sådan, at alle får den rigtige løn til tiden. Det er en kompliceret sag”, siger Jesper Mølbæk.
Lønchefens ønskeliste til lønkontoret anno 2025
Og netop denne kompleksitet er årsag til, at Jesper Mølbæk er forsigtig med at forvente de helt store landvindinger på lønområdet inden for de næste 5 år. Det afholder ham dog ikke fra at komme med sine bud på det optimale, fremtidige lønkontor:
"For det første bør alle systemer være tragtsystemer, så man, når man vælger en mulighed, samtidig fravælger alle andre. På den måde slipper ingenting videre i systemet, hvis det ikke har en grund til at være der. Det gør flowet logisk og enkelt for brugeren og mindsker risikoen for fejl betragteligt”, forklarer Jesper Mølbæk, der også minder om, at et moderne lønsystem skal kunne tilgås fra alle platforme, ligesom kernesystemet skal tilbyde fri adgang til alle data.
"Så kan man nemt sammenstykke data og fx vise dem på visuelt intuitive måder. Lønsystemet bør også give mulighed for bilagskontrol, så fx ledere kan få tilsendt stikprøver af bilag, som de skal kontrollere. Det forhindrer, at ledere glemmer deres ledelsestilsyn, og vi undgår nye Britta-sager.
Endelig skal der være gode arkivmuligheder, så lønhistorikken er nem og tilgængelig – også efter evt. skift af it-leverandør. På den måde kan man uden problemer hente lønoplysninger 10 år tilbage, hvilket er nødvendigt på grund af domspraksis, siger Jesper Mølbæk.
Læs også: Kommunerne ændrer syn på løn- og vagtplanlægning
4 vigtige trends inden for lønadministration
Jesper Mølbæk fremhæver 4 trends inden for lønadministration, men han er dog ikke lige begejstret for dem alle.
- Apps
Intuitive og brugervenlige apps er noget af det, de decentrale brugere er allergladest for og efterlyser mere af. Heldigvis bliver udbuddet af disse hele tiden større og bedre. - Data fødes hos kilden
Det mindsker fejl, at data fødes decentralt hos medarbejderne selv. Det er den eneste måde, man kan opnå det optimale digitale flow. - RPA – Robotic Process Automation
RPA/software-programmering, hvor man sætter strøm til manuelle processer, vokser med lynets hast i øjeblikket – især fordi det er hurtigere at udvikle disse mindre systemer end at ændre i modersystemet. - Flere frie valg i overenskomster
Det stigende antal frie valg i overenskomsterne handler blandt andet om at konvertere frihed til penge, men det er med til at gøre systemerne mere komplekse, fordi de skal kunne håndtere flere variabler.
Organisationen skal følge med teknologien
De nye muligheder, som lønsystemer giver for fx at bruge apps til lønregistrering, medfører nye behov for fx smartphones eller adgang til pc hos medarbejderne, hvilket kan være en udfordring for nogen. Desuden skal man tage hensyn til de mindre it-kyndige blandt medarbejderne. De er ifølge Jesper Mølbæk repræsenteret i alle aldersgrupper, og for dem kan blandt andet adgangen til lønspecifikationen være en kilde til frustration.
”Som det er nu, kræver det et vist niveau af it-evner at få adgang til sin lønspecifikation, og det kan betyde, at fejlregistreringer opdages alt for sent. Derfor drømmer jeg om, at medarbejderne i fremtiden modtager en sms, når vi sender lønspecifikationer ud, så de bare skal klikke på et link for at få den vist”, siger Jesper Mølbæk.
Det er med andre ord vigtigt at tænke alle brugere ind i fremtidens lønsystemer, hvis fejlprocenten skal nedbringes, effektiviteten øges, og resultatet skal kunne ses tydeligt på bundlinjen.
Læs mere om kommunernes lønadministration her
Gratis whitepaper:
Kommunernes lønsystem skal kunne mere
En af de allerstørste budgetposter i kommunen er løn og lønadministration en af de mest komplicerede administrative opgaver. Derfor er digitalisering af området i stigende grad blevet en strategisk opgave.
I dette whitepaper kan du læse om udviklingen i synet på lønområdet og trends i design af de kommunale lønadministrationer.
Kommunens lønkontor ligger både centralt og decentralt
I Herning Kommune har man ikke decentrale lønkontorer, men så alligevel. For de fleste medarbejdere registrerer i dag de fleste af deres løndata selv, så data så vidt muligt altid fødes hos kilden.
Læs artikel
Bedre ressourceudnyttelse...
...på danske hospitaler krævet nyt mindset.
På regionernes hospitaler er der mange gode visioner om at sætte patienten i centrum. Men hvad betyder det egentlig, når vi taler arbejdstids-planlægning?
Læs mere
Paradigmeskifte for lønadministration...
... i kommunerne: Fra basissystem til visionært og strategisk værktøj.
Traditionelt har kommunernes lønsystemer været betragtet som basissystemer, der skulle sikre de mange medarbejdere løn til tiden – og helst uden for mange fejl. Men der er sket et skifte: Der bliver sat flere krav til organiseringen og fleksibiliteten.
Læs artikel
Kommunerne ændrer syn på løn- og vagtplanlægning
Tre faktorer driver udviklingstendenserne inden for den kommunale administration, og det er økonomien, organisationen og den digitale understøttelse. Og det er stærke kræfter, der har sat turbo på udviklingen, mener mærker Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG Public Sales.
Læs mere
Analyse: Kommunerne bør gøre op med siloerne...
... når de planlægger medarbejdernes arbejde.
Vagtplanlægningsekspert og CEO Tobias Bøggild-Damkvist fra Rato.Blue ApS har haft lejlighed til at analysere arbejdet med vagtplanlægning i de nordiske lande i forbindelse med udarbejdelse af en række rapporter om emnet. Få hans vigtigste pointer her.
Læs artikel
Økonomi og kompetencemangel...
...udfordrer kommunen - løsningen hedder succesfuld vagtplanlægning.
Vagtplansystemer inden for blandt andet sundhed, omsorg og det socialpædagogiske område skal i de kommende år håndtere store ændringer i arbejdsmarked, økonomi og kompetencebehov. Læs her, hvordan du tager hånd om den udfordrende udvikling.
Læs artikel
Strategisk vagtplanlægning...
...i kommunen medfører mindre sygefravær, overskud hos personalet og gladere borgere.
Vagtplanlægning i sundhedsvæsenet er ikke et administrativt bijob. Det er en vigtig opgave, der, hvis udført rigtigt, medfører optimeret drift, højere medarbejdertilfredshed og gladere patienter. Derfor bør ledelsen sætte vagtplanlægning øverst på agendaen.
Læs mere
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Vest
Caspar Bergstrøm
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff