Strategisk vagtplanlægning i kommunen medfører ...
... mindre sygefravær, overskud hos personalet og gladere borgere. Men det kræver tydelig prioritering.
Strategisk vagtplanlægning i kommunen medfører ...
... mindre sygefravær, overskud hos personalet og gladere borgere. Men det kræver tydelig prioritering.
Vagtplanlægning i kommunen er ikke længere bare et administrativt bijob. Det er en vigtig opgave, der, hvis udført rigtigt, medfører optimeret drift, højere medarbejdertilfredshed og gladere borgere. Derfor bør ledelsen sætte vagtplanlægning øverst på agendaen.
Hvordan fungerer planlægning og styring af personaleressourcer egentlig?
Det er et spørgsmål, som de seneste år er blevet grundigt behandlet i rapporter fra Rigsrevisionen, i inspirationskataloger, i casestudier og pilotprojekter:
Skal man sammenfatte svaret i punktform kunne det lyde sådan her:
- Vi siger, at borgerens behov er styrende.
- Vi tror, at det er budgettet, som lægger rammerne.
- Det, vi faktisk gør, er at kopiere og videreføre en gammel plan.
Resultatet er for det første frustrerede borgere og pårørende, som ikke oplever at få den hjælp, de har behov for. For det andet fører det til pressede og nedslidte medarbejdere, som oplever hele tiden at skulle løbe lidt stærkere. For det tredje får vi afdelinger og institutioner, som ikke kan få budgetterne til at hænge sammen og konstant må spare.
Men hvorfor er det sådan – og skal det være sådan?
Læs også: Analyse: Kommunerne bør gøre op med siloerne ...
Vagtplanlægning er en kompleks opgave
Vagtplanlægning og ressourcestyring er en kompleks opgave, som kræver ledelsesmæssigt fokus, tydelige prioriteringer og de rigtige hjælpemidler. Og det bør derfor være et vigtigt fokusområde for de danske kommuner.
Det er ikke et administrativt bijob at sikre, at et tilstrækkeligt antal medarbejdere med de rette kompetencer er til stede, når borgeren står med et behov. Det er en yderst vigtig opgave, for den faglige ledelse. HR-chefen skal naturligvis sikre sig, at kommunen har de rette medarbejdere med de rette kompetencer, budgetchefen skal holde øje med, at omkostningsniveauet ikke pludselig stiger, og vagtplanlæggeren skal fokusere på aktivitetsbehovet fremfor den enkelte medarbejder, når planerne skal lægges.
Vagtplanplanlægning og ressourcestyring har gennem de seneste år heldigvis fået en markant større ledelsesmæssig og politisk opmærksomhed.
Samtidig tager flere kommuner nye digitale værktøjer i brug for at understøtte arbejdet, heriblandt en ny generation af vagtplansystemer, hvor vagtplanlæggeren kan håndtere kompleksiteten i den tværgående planlægning og undgå uhensigtsmæssighederne i den traditionelle og regeldrevne funktions- og fagopdelte planlægning. I stedet kan de rette deres opmærksomhed mod at finde de rette kompetencer til at løse de kommende opgaver.
På den måde får ledere og planlæggere både en langsigtet og en dag-til-dag-oversigt over bemanding og arbejdsbelastning på tværs af faggrupper og enheder, der sikrer, at de rette kompetencer er til stede på rette tid og sted.
Og så reducerer de ovenikøbet unødvendige omkostninger til spildtid, overtid og vikarer.
De nye løsninger løser også en anden udfordring: I dag planlægger mange organisationer vertikalt i etager – lokalt og ofte uden hensyn til andre afdelinger og forvaltningers kapacitet og behov. De enkelte afdelingers vagtplanansvarlige lægger en grundplan, der definerer, hvornår den enkelte medarbejder skal arbejde med udgangspunkt i de timer, som en medarbejder er ansat til at præstere.
– De nye systemer vender planlægningsrutinen på hovedet. Planlægningen sker i stedet horisontalt med udgangspunkt i normeringen og de opgaver, der skal varetages, forklarer direktør Carsten Mathiassen, Ressource Management, EG Silkeborg Data og tilføjer:
– Allerede når vagterne planlægges, får planlæggeren overblik over omkostningerne og mulighed for at optimere planen ud fra en økonomisk betragtning, uden at gå på kompromis med faglighed og kvalitet.
Ledelsen får et unikt overblik over planlagte og kommende opgaver og ikke mindst prisen for at få løst opgaverne.
De nye vagtplansystemer er et vigtigt skridt i den rigtige retning. Men i vagtplanlægning og ressourcestyring finder du ikke genveje, snuptag og nemme politiske løsninger.
Det er krævende at lave en aktivitetsbaseret bemandingsplan og sikre koordinering på tværs af faggrupper og enheder. Det er krævende at prioritere mellem borgerens behov, medarbejdere, lovgivning og økonomi, men på samme måde som med pleje og nye faglige metoder er det en prioritering, der skal foretages.
Men (og nu kommer forløsningen snart) der ligger et stort og uforløst potentiale i vagtplanlægning.
Læs også: Økonomi og kompetencemagel udfordrer kommunen ...
Færre udgifter til afløsere – mindre sygefravær
Løser man opgaven rigtigt, er der et stort potentiale i strategisk vagtplanlægning og ressourcestyring. Du kan øge medarbejdertilfredsheden og hjælpe flere patienter og borgere uden at gå på kompromis med patientsikkerhed, arbejdsmiljø eller økonomi:
– Med vores løsning EG Optima Afløser understøtter vi fx en mere effektiv proces, der fx på sygehuse kan reducere udgifter til afløsere med op til 20 procent, ligesom en bedre planlægning kan medføre 5-10 procent mindre sygefravær, forklarer direktør Carsten Mathiassen, Ressource Management i EG Silkeborg Data.
Han peger blandt andet på erfaringer fra udlandet som New South Wales i Australien, hvor man med succes har implementeret nye strategier til planlægning og styring af vagter og arbejdstid for mere end 130.000 ansatte.
Det har givet mærkbare forbedringer i rettidighed, kvalitet og effektivitet i forbindelse med vagtplanlægning
Blandt andet kan vi fremhæve følgende resultater:
- 8% mindre brug af sygepleje-vikarbureauer som følge af mere proaktiv planlægning af personalebehovet og forbedrede rekrutteringsstrategier
- En reduktion på 8,86 FTE til midlertidigt ansat personale ved at udnytte de fastansattes ressourcer bedre.
- 2,9% færre udgifter til overtidsbetaling til sygeplejersker, takket være en mere proaktiv tilgang til styring af ledige stillinger på udvalgte afdelinger
- 2% færre omkostninger til ferie og orlov på grund af bedre planlægning
- 3704 færre orlovsdage på grund af en mere proaktiv orlovsplanlægning
- Hurtigere offentliggjorte vagtplaner: Fra i gennemsnit to dage i forvejen til seks dage i forvejen.
Resultaterne er skabt ved at tage nye digitale værktøjer i brug, som også de danske kommuner planlægger at implementere i den nærmeste fremtid med målet om at opnå et lignende udbytte.
Er du interesseret i at blive opdateret på de nyeste tendenser inden for strategisk vagtplanlægning, der kan spare kommunen millioner af kroner? Bestil vores dybdegående whitepaper herunder
Gratis whitepaper:
Trends og tendenser inden for strategisk vagtplanlægning
Trenden inden for kommunal vagtplanlægning ikke alene i Skandinavien, men også i en række andre lande som England går fra den traditionelle funktions- og fagopdelte planlægning mod en mere aktivitetsbaseret planlægning.
I dette whitepaper kan du læse om trends og udviklingstendenser inden for vagtplanlægning i et dansk og nordisk perspektiv.
Kommunens lønkontor ligger både centralt og decentralt
I Herning Kommune har man ikke decentrale lønkontorer, men så alligevel. For de fleste medarbejdere registrerer i dag de fleste af deres løndata selv, så data så vidt muligt altid fødes hos kilden.
Læs artikel
Bedre ressourceudnyttelse...
...på danske hospitaler krævet nyt mindset.
På regionernes hospitaler er der mange gode visioner om at sætte patienten i centrum. Men hvad betyder det egentlig, når vi taler arbejdstids-planlægning?
Læs mere
Paradigmeskifte for lønadministration...
... i kommunerne: Fra basissystem til visionært og strategisk værktøj.
Traditionelt har kommunernes lønsystemer været betragtet som basissystemer, der skulle sikre de mange medarbejdere løn til tiden – og helst uden for mange fejl. Men der er sket et skifte: Der bliver sat flere krav til organiseringen og fleksibiliteten.
Læs artikel
Kommunerne ændrer syn på løn- og vagtplanlægning
Tre faktorer driver udviklingstendenserne inden for den kommunale administration, og det er økonomien, organisationen og den digitale understøttelse. Og det er stærke kræfter, der har sat turbo på udviklingen, mener mærker Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG Public Sales.
Læs mere
Analyse: Kommunerne bør gøre op med siloerne...
... når de planlægger medarbejdernes arbejde.
Vagtplanlægningsekspert og CEO Tobias Bøggild-Damkvist fra Rato.Blue ApS har haft lejlighed til at analysere arbejdet med vagtplanlægning i de nordiske lande i forbindelse med udarbejdelse af en række rapporter om emnet. Få hans vigtigste pointer her.
Læs artikel
Økonomi og kompetencemangel...
...udfordrer kommunen - løsningen hedder succesfuld vagtplanlægning.
Vagtplansystemer inden for blandt andet sundhed, omsorg og det socialpædagogiske område skal i de kommende år håndtere store ændringer i arbejdsmarked, økonomi og kompetencebehov. Læs her, hvordan du tager hånd om den udfordrende udvikling.
Læs artikel
Strategisk vagtplanlægning...
...i kommunen medfører mindre sygefravær, overskud hos personalet og gladere borgere.
Vagtplanlægning i sundhedsvæsenet er ikke et administrativt bijob. Det er en vigtig opgave, der, hvis udført rigtigt, medfører optimeret drift, højere medarbejdertilfredshed og gladere patienter. Derfor bør ledelsen sætte vagtplanlægning øverst på agendaen.
Læs mere
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Vest
Caspar Bergstrøm
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff