Skal regionen købe løn- og vagtplansystem samlet eller hver for sig?
Når regionen skal i udbud med sit løn- og vagtplansystem, er det første spørgsmål ofte: Skal vi egentlig vælge at gå i udbud med ønsket om en samlet løsning, eller får vi mest for pengene ved at udbyde de to systemer hver for sig? Behøver vi virkelig samme leverandør til både løn- og vagtplansystemet?
Lige så enkelt som spørgsmålet lyder, lige så kompliceret kan svaret være.
For der er naturligvis både fordele og ulemper ved at vælge den ene udbudsmodel frem for den anden. I sidste ende er der dog overbevisende argumenter, der taler til fordel for én bestemt model.
Ved at dele sit udbud på løn- og vagtplansystem op, kan regionen umiddelbart udarbejde et meget konkret udbudsmateriale og bringe sig i en position, hvor man kan vælge det system, der bedst matcher kravspecifikationen uanset leverandør, og leverandørens egne præferencer.
- Argumentet lyder besnærende, mener senior Key Account Manager Anders Tuff, men under overfladen på det argument gemmer der sig en øget kompleksitet:
- For valgfrihed mellem leverandør og produkt skal som minimum holdes op imod en række andre parametre som systemintegration, brugervenlighed, support og governance.
Læs også: Regionens næste vagtplansystem skal pege ind i fremtiden
Systemerne skal snakke sammen
Uanset om regionen anskaffer sig to stand alone løsninger eller en sammenhængende løsning, skal den valgte systempakke kunne snakke sammen.
- Kvaliteten af både løn- og vagtplansystemet er dybt afhængig af opdaterede overenskomster og regelmotoren. Det kan blive katastrofalt, hvis det ikke hænger 100 % sammen. Det vil altid være mere sikkert, når samme leverandør har ansvaret for regelmotoren og dermed overholdelse af regler og overenskomster, siger Anders Tuff.
Samtidig kan man miste en række fordele, hvis man fravælger en sammenhængende løsning, fx kan det være vanskeligere at fastholde det økonomiske overblik, hvis man ikke kan følge omkostningerne hele vejen fra planlægning af det enkelte rul i kroner og ører til den endelige udbetaling.
- Hvis man fx gerne vil have EG Optima, skal man jo huske på, at det p.t. foreløbig kun integrerer med SD Løn, tilføjer Anders Tuff.
Læs også: Analyse er regionens guide til valg af vagtplansystem
Vær opmærksom på udvikling, fejlretning og support
Når regionen vælger to systemer fra to leverandører, vælger man samtidig at fordoble kompleksiteten i forhold til udvikling, fejlretning og support
- To leverandører deler jo ikke nødvendigvis samme udviklingsplan, så kunden risikerer at stå i en situation, hvor den ene leverandør er parat til at udvikle en ny funktionalitet, men hvor den anden leverandør ikke har en plan, der gør det muligt. På samme vis, kan det være sværere at fastslå, hvor fejlen ligger, når to leverandører skal blive enige om årsagen til at en løsning fejler, hvilket også er den historiske forklaring på at regionerne og kommunerne køber hos samme leverandør.
Endelig, så skal den enkelte slutbruger også forholde sig til to forskellige support set up's, hvilket bestemt ikke gør det nemmere at bevare overblikket i en travl hverdag.
Læs også: Regionen skal træffe et valg for flere år ud i fremtiden
To systemer betyder også to leverandører
Sidst men ikke mindst betyder to systemer også to leverandører med alt, hvad det indebærer.
- Den enkelte leverandør kommer naturligvis med sin egen kultur og praktiske set up, leveringsbetingelser mm., og derfor bliver governance omkring to leverandører også mere kompliceret, end når man som region kun skal forholde sig til en samlet leverandør. Med en leverandør får man samlet ansvaret lige fra vagtplanen lægges til medarbejderen får udbetalt sin løn, mener Anders Tuff
Læs også: Løn- og vagtplansystem skal udvikle sig sammen med regionen
Her er fordele og ulemper samlet
Skematisk kan man opsamle fordele og ulemper ved de to udbudsmodeller på nedenstående vis:
- I sidste ende er det naturligvis regionen, der skal overveje, hvorvidt man ser større muligheder ved at kunne spille to leverandører ud mod hinanden, fx i forhold til pris og vilkår, end fordelen ved kun at stå med en ansvarlig leverandør for en samlet løsning. Set fra et leverandørsynspunkt, er en sammenhængende model klart at foretrække, fordi det altid er mere enkelt at løse ønsker og behov i egen organisation fremfor i samspil med en anden leverandør, der kan have andre prioriteter.
Jeg er derfor heller ikke i tvivl om, at det for regionen vil være en fordel at vælge en samlet løsning på løn- og vagtplansystem, når de skal i udbud, siger senior key account manager Anders Tuff, EG.
Stor analyse sætter navn på markedets bedste vagtplansystemer
Implement Consulting Group og konsulentvirksomheden 42.Blue har i en rapport til Digitaliseringsstyrelsen afdækket muligheder og behov for bedre teknologisk understøttelse af vagtplanlægning i regionerne. Rapporten kortlægger og analyserer praksis og teknologianvendelse på området.
Læs artikel
Derfor vælger regionerne vagtplansystem, som de gør
De klassiske faktorer som pris, kvalitet og overholdelse af tidsplan spiller naturligvis en vigtig rolle, når regionen vælger vagtplansystem. Alligevel har de enkelte regioner også deres grunde til at vælge, som de gør.
Læs mere
Regionens næste vagtplansystem skal pege ind i fremtiden
Når regionen skal vurdere de indkomne tilbud på et vagtplansystem, er det er beslutning med langtrækkende konsekvenser. For et vagtplansystem skal ikke alene understøtte nutidens behov, men også matche fremtidens udfordringer. Så hvad bør en region i sidste ende basere sit valg af system og leverandør på?
Læs artikel
Analyse er regionens guide til valg af vagtplansystem
Den hidtil mest omfattende analyse af vagtplansystemer i regionerne stammer fra slutningen af 2019 og alligevel er det den bedste guide, når man skal vælge mellem de eksisterende vagtplan-systemer på markedet.
Læs mere
Regionen skal træffe et valg for flere år ud i fremtiden
Enhver region har sine egne prioriteter og ethvert udbud har sine egne vægtningskriterier, men uanset hvad den enkelte region vægter, skal den i sidste ende træffe en svær beslutning, når der skal vælges lønsystem. Så hvad bør en region i sidste ende basere sit valg af system og leverandør på?
Læs mere
Regionernes tre hovedårsager til at vælge lønsystem, som de gør
Danmark har godt nok kun fem regioner, men alligevel er der forskellige bevæggrunde til at vælge lige præcis det lønsystem, som de gør. Ser man nærmere på regionernes valg, er der imidlertid et tydeligt mønster.
Se mere
Regionen kan sagtens købe sit næste vagtplansystem på en SKI-aftale
Offentlige indkøb over en vis størrelsesorden skal i EU-udbud, så flere leverandører får mulighed for at byde på opgaven. Så vidt så godt. Udfordringen er bare at et EU-udbud i sig selv er både dyrt og besværligt.
Læs artikel
Sådan kan regionen vurdere sin leverandørs leverancesikkerhed
- Derfor kan det også være svært at skelne mellem it-leverandører, når en region starter en udbudsproces op. For vi mener jo alle, at vi kan levere høj kvalitet til regionerne på it-området, siger Per Mouritsen, der er salgsdirektør i EG Public
Læs mere
Løn- og vagtplansystem skal udvikle sig sammen med regionen
Kravspecifikationen er for længst skrevet, og leverandørerne har afleveret deres tilbud. Nu handler det blot om at vælge mellem mulighederne. Så er alt godt. Eller er det? Hvad med fremtiden? Hvad sker der, når blækket tørrer på kontrakten?
læs også
Skal regionen købe løn- og vagtplansystem samlet eller hver for sig?
Når regionen skal i udbud med sit løn- og vagtplansystem, er det første spørgsmål ofte: Skal vi egentlig vælge at gå i udbud med ønsket om en samlet løsning, eller får vi mest for pengene ved at udbyde de to systemer hver for sig? Behøver vi virkelig samme leverandør til både løn- og vagtplansystemet?
