Royal Bournemouth og Christchurch Hospitals NHS Foundation Trust
Multibemandede digitale vagtplaner som forberedelse til Covid-19-pandemien.
Royal Bournemouth og Christchurch Hospitals NHS Foundation Trust
Multibemandede digitale vagtplaner som forberedelse til Covid-19-pandemien
Royal Bournemouth og Christchurch Hospitals NHS Foundation Trust leverer sundhedspleje til borgerne i Bournemouth, Christchurch, East Dorset og en del af New Forest. Trusten leverer serviceydelser fra hospitalerne Royal Bournemouth og Christchurch, som ligger ca. 3 engelske mil fra sydkysten.
Covid-19-pandemien
Da nyheden, om at Covid-19-pandemien ville blive en alvorlig global trussel, spredte sig i starten af 2019, var den britiske regering nødt til at planlægge sine sundhedsydelser på baggrund af et "værst tænkelige scenarie" med et stort antal forventede dødsfald.
Royal Bournemouth og Christchurch Hospitals NHS Foundation Trust har et indbyggertal på ca. 550.000, der stiger i løbet af sommermånederne, og her svarer "det værst tænkelige scenarie" potentielt til et overvældende antal Covid-19-patienter, der ville kræve behandling på både akutafdelingen og intensivafdelingen.
Royal Bournemouth og Christchurch Hospitals NHS Foundation Trust indså, at det var nødvendigt at omplacere næsten hele personalet til Covid-19-afdelingerne for at kunne håndtere en akut patientforøgelse. Og med et medicinsk personale på 200 og 60 overlæger blev det på et meget tidligt tidspunkt klart, at alt personale skulle vagtplanlægges for at sikre, at alle Covid-19-patienter fik den bedst mulige behandling døgnet rundt.
Situationen har været kompleks, og det tog et år at samle vores første vagtplan, men nu designer vi vagtplaner for flere afdelinger på kun 48 timer! Helt ærligt ved jeg ikke, hvordan vi ville have håndteret ressourcefor-syningen under Covid-19 uden EG Optima. Med 60 overlæger, der skulle ind i planen, havde det ikke været nok at bruge Excel.Dr Becky Jupp, Clinical Director for the Stroke og Older Persons’ Medicine (OPM) ved The Royal Bournemouth og Christchurch Hospitals NHS Foundation Trust.
Hvilke udfordringer stod Trusten overfor?
Selvom Trusten havde brugt et vagtplanlægningssystem i godt 10 år, var brugerne hovedsageligt at finde blandt sygeplejerskerne og de yngre læger. Og lige som på mange andre hospitaler havde det historisk set været en udfordring at få overlægerne med ind i vagtplanlægningssystemet.
Det var også tydeligt, at mens IT- og HR-afdelinger handlede hurtigt for at sikre, at medarbejdere i hele organisationen blev omplaceret effektivt for at prioritere Covid-19-patienter, skabte udfordringerne ud fra både et medarbejderforsynings- og medarbejderefterspørgselsperspektiv nye forhindringer i forhold til at holde rede på hele personalet.
På forsyningssiden var et stort antal kliniske medarbejdere nødt til at beskytte sig derhjemme mod eventuel infektion, mens et mindre, men stadig betydeligt antal medarbejdere var tilbageholdende med at komme på arbejde overhovedet. Både på grund af deres bekymringer omkring virussen, men også dens potentielle indvirkning på deres familier.
På efterspørgselssiden var vikarbureauer og pensionerede medarbejdere teoretisk set til rådighed, men det var næsten umuligt at spore, hvor vikarerne tidligere havde befundet sig. Dette gjorde ansættelsen af disse personer potentielt farlig for den eksisterende arbejdsstyrke.
Hvordan reagerede Trusten?
12 måneder før udbruddet af Covid-19 havde dr. Becky Jupp, der er Clinical Director for "the Stroke" og "Older Persons' Medicine (OPM)" ved Royal Bournemouth og Christchurch Hospitals NHS Foundation Trust, arbejdet med Allocates Optima-løsning på et projekt med gode resultater, både i forhold til patientpleje, sikkerhed og overlægerne.
I samarbejde med sygehuset eget IT-team, benyttede hun sig igen af vagtplansystemet Optima for at få oprettet en vagtplan, der kunne sikre den rette behandling døgnet rundt under Covid-19-pandemien. Der blev udarbejdet en klar struktur på 3 x 12 timers vagter for overlæger, hvor fire overlæger arbejdede på nathold.
Overordnet set var der en meget positiv reaktion på vagtplanen, og jeg er helt solgt til den! Vi brugte planen i hele april og maj. I juni følte os mere trygge ved, at vi ikke havde brug for så komplicerede vagtmønstre, og der blev derfor indført flere 'business as usual'-tiltag på det tidspunkt. Alt dette blev kommunikeret via Optima Medarbejder mobilløsningen, som fungerede rigtig godt for os, og folk bruger den stadig. Det er fantastisk, fordi man har overblik over både sit team og ethvert andet team, man er interesseret i.Dr Becky Jupp, Clinical Director for the Stroke and Older Persons’ Medicine (OPM) at The Royal Bournemouth og Christchurch Hospitals NHS Foundation Trust.
Strækker sig ud over hele Trusten til alle personalegrupper
Da overlægestrukturen var på plads, oprettede dr. Jupp fire teams på tværs af hospitalet i et "hus"-system, der omfattede plejepersonale og yngre læger, så alle var på samme vagtplan.
Medarbejderne arbejdede derefter i "huse" på lange vagter, men systemet kørte gnidningsløst, og alle medarbejdere havde fuldt overblik over vagtplaner via Optima Medarbejder på mobilen eller ved at se på hjemmesi-den.
Forberedelse til anden bølge og vintertravlhed
Selvom Trusten var fuldt forberedt på en betydelig tilstrømning af Covid-19-patienter, blev disse tal heldigvis aldrig til noget. Men med en global situation, der ændrer sig dagligt samt de kommende vintermåneder, er hospitalet klar over, at patientantallet godt kan stige kraftigt i den nærmeste fremtid.
Heldigvis er hospitaler og personale nu helt klar til at håndtere og behandle disse patienter så effektivt som muligt. Trusten har nu administrativt personale overalt på hospitalerne, som er uddannet i at bruge EG Optima, og som hurtigt kan genkende og udfylde eventuelle huller i serviceydelsen.
De få resterende områder i Trusten, der ikke tidligere har benyttet EG Optima, har nu været i kontakt med IT-teamet og snakker om at udvide brugen af vagtplansløsningen til disse afdelinger.
Regionens næste vagtplansystem skal pege ind i fremtiden
Når regionen skal vurdere de indkomne tilbud på et vagtplansystem, er det er beslutning med langtrækkende konsekvenser. For et vagtplansystem skal ikke alene understøtte nutidens behov, men også matche fremtidens udfordringer. Så hvad bør en region i sidste ende basere sit valg af system og leverandør på?
Læs artikel
Analyse er regionens guide til valg af vagtplansystem
Den hidtil mest omfattende analyse af vagtplansystemer i regionerne stammer fra slutningen af 2019 og alligevel er det den bedste guide, når man skal vælge mellem de eksisterende vagtplan-systemer på markedet.
Læs mere
Regionen skal træffe et valg for flere år ud i fremtiden
Enhver region har sine egne prioriteter og ethvert udbud har sine egne vægtningskriterier, men uanset hvad den enkelte region vægter, skal den i sidste ende træffe en svær beslutning, når der skal vælges lønsystem. Så hvad bør en region i sidste ende basere sit valg af system og leverandør på?
Læs mere
Regionernes tre hovedårsager til at vælge lønsystem, som de gør
Danmark har godt nok kun fem regioner, men alligevel er der forskellige bevæggrunde til at vælge lige præcis det lønsystem, som de gør. Ser man nærmere på regionernes valg, er der imidlertid et tydeligt mønster.
Se mere
Regionen kan sagtens købe sit næste vagtplansystem på en SKI-aftale
Offentlige indkøb over en vis størrelsesorden skal i EU-udbud, så flere leverandører får mulighed for at byde på opgaven. Så vidt så godt. Udfordringen er bare at et EU-udbud i sig selv er både dyrt og besværligt.
Læs artikel
Sådan kan regionen vurdere sin leverandørs leverancesikkerhed
- Derfor kan det også være svært at skelne mellem it-leverandører, når en region starter en udbudsproces op. For vi mener jo alle, at vi kan levere høj kvalitet til regionerne på it-området, siger Per Mouritsen, der er salgsdirektør i EG Public
Læs mere
Løn- og vagtplansystem skal udvikle sig sammen med regionen
Kravspecifikationen er for længst skrevet, og leverandørerne har afleveret deres tilbud. Nu handler det blot om at vælge mellem mulighederne. Så er alt godt. Eller er det? Hvad med fremtiden? Hvad sker der, når blækket tørrer på kontrakten?
læs også
Skal regionen købe løn- og vagtplansystem samlet eller hver for sig?
Når regionen skal i udbud med sit løn- og vagtplansystem, er det første spørgsmål ofte: Skal vi egentlig vælge at gå i udbud med ønsket om en samlet løsning, eller får vi mest for pengene ved at udbyde de to systemer hver for sig? Behøver vi virkelig samme leverandør til både løn- og vagtplansystemet?
Læs artikel
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff