James Paget University Hospitals NHS Foundation Trust
Vagtplanlægningssystem for personale inden for medicin og anæstesi giver større synlighed for omplacering og øger patientsikkerheden.
James Paget University Hospitals NHS Foundation Trust
Vagtplanlægningssystem for personale inden for medicin og anæstesi giver større synlighed for omplacering og øger patientsikkerheden.
James Paget University Hospitals NHS Foundation Trust har godt 4.000 medarbejdere og omkring 500 sengepladser til indlagte patienter, hvilket dækker behandlingen af hele Great Yarmouth, Lowestoft og Waveney med en befolkning på 250.000 personer.
I 2019 gik hospitalet fra at have ingen til 100 % af lægerne på medicinsk afdeling omfattet af digital vagtplanlægning med EG Optima. Og på halvandet år var systemet implementeret på hele hospitalet til alle 4.329 medarbejdere.
Hvorfor introducere vagtplanlægningssystem for læger?
I maj 2019 begyndte Trusten at se nærmere på lægernes arbejdsmønstre, aflyste operationer, aflyste aftaler i klinikken og udnyttelse af arbejdsstyrken med henblik på at understøtte alle aflyste aktiviteter. Det førte til en drøftelse af de stigende omkostninger og udfordringerne ved, at det var svært at se, når læger ikke var tilgængelige på grund af fx ferie, studieorlov eller sygdom.
Under den første bølge af Covid-19-pandemien var ikke alle på vagtplansystemet, hvilket resulterede i en strøm af rapporter i regneark om fravær, vagtplan og ESR-rapportering om fravær. Der var behov for at levere fraværstal én gang om ugen, og det var dette meget vanskeligt, når der blev brugt flere forskellige regneark plus vagtplaner.
Det understregede behovet for en beredskabsplan for Covid-19 og den forestående vintertravlhed, som gjorde det muligt at skabe større synlighed om alles fravær på ét sted.
En af de vigtigste succesfaktorer har været e-vagtplansteamet selv. Inddragelse af vigtige interessenter med en fantastisk forståelse af systemet og organisationen har gjort dem i stand til at sælge fordelene til disse kolleger, der har taget systemet til sig og derved fået mest muligt ud af det.Anna Hills, Chief Executive
At forstå behovet for synlighed var afgørende
Implementering af forandringer på arbejdspladsen medfører mange udfordringer, ofte med bekymring for, at der ikke er nok ressourcer i travle afdelinger, spørgsmål om hvorvidt der overhovedet er behov for forandring, og hvor meget det kommer til at koste.
Prioriteten var at få systemet på plads til at styre fraværet gennem vinteren 2019, og fokus blev derfor på at sikre, at brugere og læger forstod hvorfor, frem for at fokusere på de økonomiske besparelser.
- Det var bydende nødvendigt, at alle forstod, hvad vi forsøgte at opnå, at få et større overblik og større klarhed over data, så de kunne se, hvorfor vi gik fra et papirbaseret system til et meget forbedret digitalt system, siger Phil Weisher Divisional Operations Director Diagnostics & Clinical Support Services.
Én læge gjorde forskellen
Det eneste, der skulle til, var at én læge, Deputy Medical Director Vivek Chitre, anerkendte den indvirkning, det ville have på patientsikkerheden at have de rigtige læger på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt.
Han indså, at det ikke blot var rart at have et vagtplansystem, men at det var nødvendigt.
- Det var afgørende at opbygge et stærkt udrulningsteam for at få success med det, siger Laura Green, Senior Workforce Project Manager hos Trusten:
- Vi sammensatte en udrulningsplan ved hjælp af de kompetencer, vi havde i teamet, og ved hjælp af de rigtige fora, med de rigtige målgrupper for at få vores nøglebudskaber hørt. Vi opbyggede et internt brand omkring løftet om, at vi ville "gøre det rigtigt første gang, og vi anvendte en "vi kaster, du griber"-tilgang med teamet. Og de har aldrig tabt en bold, men grebet alt, hvad vi har kastet mod dem. Gjort det rigtigt første gang - hver gang, fortæller Laura Green, Senior Workforce Project Manager.
Nu ved alle, hvem de skal ringe til efter hjælp, og hvem der rent faktisk er til rådighed. Systemet fortæller os, hvem der er den rette til at respondere på alarmerne, så den hastighed, hvormed man kan tage sig af patienterne, forbedres, hvilket er godt for patientoplevelsen. Det er også godt for personalet, fordi de ved, at der er andre mennesker til rådighed til at hjælpe.Vivek Chitre, Deputy Medical Director
Frigav interne ressourcer
Da projektet startede, var der kun to erfarne vagtplansadministratorer. Man tilføjede et nyt medlem til teamet fra Medical Staffing Division, som allerede havde eksisterende relationer i teamet og vidste, hvordan systemet fungerede med hensyn til, hvordan læger blev en del af vagtplanen, samt hvordan man planlagde arbejdet og anvendte EG Optima og undtagelsesrapportering.
Der blev også tilføjet ekstra støtte internt i afdelingerne, som frigav ressourcer for at sikre en problemfri udrulning. Med støtte fra vicechef-lægen var teamet i stand til at opbygge tillid og cementerede sit ry som dygtige og pålidelige, hvilket gav pote, da de begyndte at samarbejde med lægerne.
God kommunikation skabte tillid
God kommunikation og støtte var med til at opbygge tillid blandt lægerne. På et møde med overlægerne på skadestuen var det tydeligt, at der var bekymring for at skabe synlighed i arbejdsstrukturerne. Ved at præsentere teknologien var det muligt at vise, at det ikke handlede om at overvåge dem, men i stedet om at give ekstra støtte, ved at de kunne se hvilke kolleger, der var til rådighed, og hvor man kunne hente planer for operationsstuerne, klinikkerne eller besvare en tilkaldeanmodning.
Det var mere udfordrende at få administrative ledere og personale med på vognen. Da der blev udført så meget arbejde på papir, fx timesedler, var de forståeligt nok bekymrede for, om systemet ville erstatte deres arbejde. Men lægerne trådte til for at vise dem teknologien i funktion, og hvorfor den var nødvendig, så de kunne se, hvordan den ville gøre deres liv lettere.
At skabe en bedre medarbejder- og patientoplevelse gennem Covid-19-pandemien
Det har været meget nyttigt, at have nem adgang til fraværstal uden brug af regneark under hele Covid-19-pandemien. Når planlagte operationer blev udsat, var det fx muligt at omplacere hospitalets steriliserings- og desinfektionsenheder ved hjælp af det nye system.
Muligheden for at se, hvem der befinder sig hvor i bygningen har også hjulpet med kontaktopsporing. At kunne gruppere personale efter vagt, efter tid, efter pause eller efter afdeling sikrer, at hvis der opstår et udbrud, er det muligt præcist at udpege, hvem der har været i kontakt med hinanden og hurtigt isolere dem for at forhindre yderligere spredning.
Alle projekter, der involverer implementerings- eller forandringsprocesser, er en rutsjebane, men følelsen af at have opnået at få Medicinsk Afdeling op at køre, har virkelig fået teamet til at tro på sig selv.
For ca. fem år siden, da det bare var et sygeplejeprojekt/ en sygeplejeplatform, vidste resten af organisationen ikke hvem vagtplansteamet var, og de var også ligeglade. Nu kender alle dem, og fordi de kan levere varen, tror alle på dem.
- Det er anderledes nu, siger Laura Green, Senior Workforce Project Manager:
- Sammenlægningen af viden om den medicinske bemanding med de eksisterende kompetencer inden for vagtplanlægning og systemviden betød, at teamet selv blev en del af vores brand. Jeg tror oprigtigt, at vi har et af de bedste vagtplansteams i landet – men jeg er også forudindtaget.
Regionens næste vagtplansystem skal pege ind i fremtiden
Når regionen skal vurdere de indkomne tilbud på et vagtplansystem, er det er beslutning med langtrækkende konsekvenser. For et vagtplansystem skal ikke alene understøtte nutidens behov, men også matche fremtidens udfordringer. Så hvad bør en region i sidste ende basere sit valg af system og leverandør på?
Læs artikel
Analyse er regionens guide til valg af vagtplansystem
Den hidtil mest omfattende analyse af vagtplansystemer i regionerne stammer fra slutningen af 2019 og alligevel er det den bedste guide, når man skal vælge mellem de eksisterende vagtplan-systemer på markedet.
Læs mere
Regionen skal træffe et valg for flere år ud i fremtiden
Enhver region har sine egne prioriteter og ethvert udbud har sine egne vægtningskriterier, men uanset hvad den enkelte region vægter, skal den i sidste ende træffe en svær beslutning, når der skal vælges lønsystem. Så hvad bør en region i sidste ende basere sit valg af system og leverandør på?
Læs mere
Regionernes tre hovedårsager til at vælge lønsystem, som de gør
Danmark har godt nok kun fem regioner, men alligevel er der forskellige bevæggrunde til at vælge lige præcis det lønsystem, som de gør. Ser man nærmere på regionernes valg, er der imidlertid et tydeligt mønster.
Se mere
Regionen kan sagtens købe sit næste vagtplansystem på en SKI-aftale
Offentlige indkøb over en vis størrelsesorden skal i EU-udbud, så flere leverandører får mulighed for at byde på opgaven. Så vidt så godt. Udfordringen er bare at et EU-udbud i sig selv er både dyrt og besværligt.
Læs artikel
Sådan kan regionen vurdere sin leverandørs leverancesikkerhed
- Derfor kan det også være svært at skelne mellem it-leverandører, når en region starter en udbudsproces op. For vi mener jo alle, at vi kan levere høj kvalitet til regionerne på it-området, siger Per Mouritsen, der er salgsdirektør i EG Public
Læs mere
Løn- og vagtplansystem skal udvikle sig sammen med regionen
Kravspecifikationen er for længst skrevet, og leverandørerne har afleveret deres tilbud. Nu handler det blot om at vælge mellem mulighederne. Så er alt godt. Eller er det? Hvad med fremtiden? Hvad sker der, når blækket tørrer på kontrakten?
læs også
Skal regionen købe løn- og vagtplansystem samlet eller hver for sig?
Når regionen skal i udbud med sit løn- og vagtplansystem, er det første spørgsmål ofte: Skal vi egentlig vælge at gå i udbud med ønsket om en samlet løsning, eller får vi mest for pengene ved at udbyde de to systemer hver for sig? Behøver vi virkelig samme leverandør til både løn- og vagtplansystemet?
Læs artikel
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff