Se på vagtplanerne med friske øjne

Hvis vi skal redde den danske velfærd, som vi kender den i dag, skal vi have mere ud af ressourcerne. Det betyder, at vi skal planlægge mere effektivt og frigøre os fra tanken om, at blot fordi vi er mere effektive, får vi også mere travlt.

Artiklen er skrevet af Peter Klar og har været bragt i tillægget Fremtidens Sundhedssektor i Berlingske.

Den erkendelse er baggrunden for, at indtil videre to af fem regioner og tre kommuner har valgt vagtplansystemet EG Optima, som i Danmark implementeres og driftes af EG Silkeborg Data.

Yderligere fem kommuner har skrevet kontrakt om igangsætning til start 2021.

EG Optima er en dansk udgave af det velafprøvede britiske vagtplansystem Optima, fra Allocate Software, som har over 900.000 daglige brugere og benyttes på 90 procent af alle engelske sygehuse. Også i Sverige og Tyskland bruges EG Optima i vagtplanlægningen på hospitaler og i kommunale sundhedsydelser.

- EG Optima har en masse avanceret funktionalitet og understøtter behovet for fleksibel vagtplanlægning helt anderledes end hidtil. Tidligere tog man i vagtplanlægning meget udgangspunkt i, hvem der kom på arbejde. Nu er fokus mere på borgeren. Systemet tager udgangspunkt i flowet af patienter og deres behov, og så vagtplanlægger man ud fra det, forklarer Director i EG Silkeborg Data Carsten Mathiassen.

Læs artikel: Vagtplanlægning er en kritisk disciplin for sundhed og velfærd

Vagtplaner med nye øjne

EG Silkeborg Data har i mange år været specialiseret i at lave fleksible løn- og personaleløsninger til det offentlige og har de senere år oplevet øget efterspørgsel på en mere aktivitetsbaseret og agil vagtplansløsning med meget mere funktionalitet. Derfor har EG Silkeborg Data bragt Optima til Danmark.

Behovet for at se på vagtplanlægning i det offentlige herhjemme med nye øjne har ifølge EG Silkeborg Data både en strukturel, en politisk og en kulturel baggrund.

Strukturelt står regionerne med en ny opgave i form af supersygehuse, mens kommuner skal drive stadig større enheder og for eksempel de nye sundhedshuse med stadig færre ressourcer.

På det politiske plan sker der en opgaveglidning fra de trængte regioner til de lige så trængte kommuner, for eksempel på sundhedsområdet, hvor der ikke er udsigt til, at ressourcerne flytter med. På det kulturelle niveau har medarbejderne krav på rimelige arbejdsvilkår, og de forventer transparens og retfærdighed i vagtplanlægningen, så vagtbelastningen opleves fair.

En strategisk opgave

- Optima fjerner tidligere udfordringer ved regeldrevet og ressourcebaseret planlægning og giver i stedet vagtplanlæggeren værktøjer til behovsstyret planlægning, hvor borgerens behov er udgangspunkt for ressource-allokeringen,” siger CEO i EG Silkeborg Data, Allan Jepsen.

- Implementeringen af EG Optima er skalérbar og faseopdelt, så den nemt kan erstatte en eksisterende løsning uden at miste fokus på de strategiske mål.

I stedet transformerer EG Optima vagtplanlægning fra en rutinepræget opgave til en strategisk, forretningskritisk opgave, der fremover vil blive dyrket mere professionelt, forudser EG Silkeborg Data.

God interaktion

Som udgangspunkt er EG Optima naturligvis fodret med de arbejdstidsregler, overenskomster og lokalaftaler, vi har i Danmark og på de enkelte arbejdspladser. Ud fra årstid, historik, patientflow, planlagte aktiviteter og andre parametre kan vagtplanlæggeren lægge mange forskellige behov ind i systemet. Dernæst udbyder vagtplanlæggeren opgaverne til medarbejderne, der har en app på deres telefon.

Medarbejderne kan den anden vej byde ind med ønsker til vagter og ferier. Når vagtplanlæggeren har fået input fra medarbejderne med de rette kompetencer, færdiggøres planen, hvorefter en ny periode skal planlægges.

- Systemet understøtter en god interaktion mellem vagtplanlægger og medarbejdere, så medarbejderne får en bedre oplevelse af vagtplanlægningen, har større indflydelse på deres vagter og er mere motiverede, når de møder på job, siger Carsten Mathiassen.

EG Optima er integreret med lønsystemet i kommuner og regioner.

Derfor tager vagtplansystemet automatisk højde for alle de forskellige aftaler, der måtte være omkring arbejdsforhold, så for eksempel en læge, der arbejder på forskellige sygehuse, får korrekt løn.

Læs artikel: Bedre ressourceudnyttelse kræver nyt mindset

Bedre og billigere

Hvis det danske sundhedsvæsen får samme udbytte af Optima som andre steder i verden, hvor systemet benyttes, vil medarbejdernes sygefravær falde med 5-10 procent. Udbetalt overarbejde kan reduceres med 15 procent, og udgifterne til afløsere kan reduceres med 20 procent.

- Tid og medarbejdere er de to vigtige, men begrænsede ressourcer i det offentlige. Den hurtige, smidige og effektive opgaveløsning med borgeren i fokus er derfor forudsætningen for det offentliges evne til at fastholde og udvikle vores velfærdssystem.

Effektiv vagtplanlægning, hvor behovet er i fokus, og ressourcerne anvendes optimalt, gør det muligt at løse stadig flere opgaver både bedre og billigere, siger CEO Allan Jepsen, EG Silkeborg Data.

Læs artikel: Bedre ressourcestyring i Region Hovedstaden skal optimere patientforløb

Download rapporten: Analyse af teknologisk understøttet vagtplanlægning

Læs mere: Fleksibel vagtplanlægning og ressourceudnyttelse med EG Optima