Vagtplanlægning i sundhedsvæsenet er ikke et administrativt bijob. Det er en vigtig opgave, der, hvis udført rigtigt, medfører optimeret drift, højere medarbejdertilfredshed og gladere patienter. Derfor bør ledelsen sætte vagtplanlægning øverst på agendaen.
Hvordan fungerer planlægning og styring af personaleressourcer på det typiske danske hospital?
Det er et spørgsmål, som de seneste år er blevet grundigt behandlet i rapporter fra Rigsrevisionen, i inspirationskataloger, i casestudier og pilotprojekter i flere regioner. Skal man sammenfatte svaret i punktform kunne det lyde sådan her:
Resultatet er for det første frustrerede patienter og pårørende, som ikke oplever at få den hjælp, de har behov for. For det andet fører det til pressede og nedslidte medarbejdere, som oplever hele tiden at skulle løbe lidt stærkere. For det tredje får vi afdelinger og institutioner, som ikke kan få budgetterne til at hænge sammen og konstant må spare.
Men hvorfor er det sådan – og skal det være sådan?
Læs også: Analyse: Regionerne bør gøre op med siloerne, når de planlægger medarbejdernes arbejde.
Vagtplanlægning og ressourcestyring i sundhedsvæsenet er en kompleks opgave, som kræver ledelsesmæssigt fokus, tydelige prioriteringer og de rigtige hjælpemidler. Og det bør derfor være et vigtigt fokusområde for danske regioner.
Det er ikke et administrativt bijob at sikre, at et tilstrækkeligt antal medarbejdere med de rette kompetencer er til stede, når patienter og borgere har behov. Det er en yderst vigtig opgave for den faglige ledelse. HR-chefen skal naturligvis sikre sig, at regionen har de rette medarbejdere med de rette kompetencer, budgetchefen skal holde øje med at omkostningsniveauet ikke pludselig stiger, og vagtplanlæggeren skal fokusere på aktivitetsbehovet fremfor den enkelte medarbejder, når planerne skal lægges.
Vagtplanplanlægning og ressourcestyring har gennem de seneste år heldigvis fået en markant større ledelsesmæssig og politisk opmærksomhed. Et godt eksempel er Region Nordjylland, der siden regionens oprettelse i 2007 løbende har arbejdet med organisationsudvikling og digitalisering. De har blandt andet etableret et regionalt kompetencecenter med 145 medarbejdere, der samler og professionaliserer regionens driftskompetencer inden for bl.a. løn og personale, praksisafregning, regnskab, indkøb og patientbefordring.
– Selvom vi har været i gang i flere år, er der stadig brug for nytænkning, fordi vi løbende stræber efter at løse vores opgaver bedre og billigere. Her er en ændring af den klassiske struktur med adskilte afdelinger til fx økonomi, regnskab, løn og teknik i de offentlige forvaltninger ikke nødvendigvis hensigtsmæssig, mener centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, Center for Administration i Region Nordjylland.
Samtidig tager regionerne en række nye digitale værktøjer i brug for at understøtte arbejdet, heriblandt en ny generation af vagtplansystemer, hvor vagtplanlæggeren kan håndtere kompleksiteten i den tværgående planlægning og undgå uhensigtsmæssighederne i den traditionelle og regeldrevne funktions- og fagopdelte planlægning. I stedet kan de rette deres opmærksomhed mod at finde de rette kompetencer til at løse de kommende opgaver.
På den måde får ledere og planlæggere både en langsigtet og en dag-til-dag-oversigt over bemanding og arbejdsbelastning på tværs af faggrupper og enheder, der sikrer, at de rette kompetencer er til stede på rette tid og sted. Og så reducerer de ovenikøbet unødvendige omkostninger til spildtid, overtid og vikarer.
De nye løsninger løser også en anden udfordring: I dag planlægger mange organisationer i vertikalt i etager – lokalt og ofte uden hensyn til andre afdelinger og forvaltningers kapacitet og behov. De enkelte afdelingers vagtplanansvarlige lægger en grundplan, der definerer, hvornår den enkelte medarbejder skal arbejde med udgangspunkt i de timer, som en medarbejder er ansat til at præstere.
– De nye systemer vender planlægningsrutinen på hovedet. Planlægningen sker i stedet horisontalt med udgangspunkt i normeringen og de opgaver, der skal varetages, forklarer direktør Carsten Mathiassen, Ressource Management, EG Silkeborg Data og tilføjer:
– Allerede når vagterne planlægges, får planlæggeren overblik over omkostningerne og mulighed for at optimere planen ud fra en økonomisk betragtning, uden at gå på kompromis med faglighed og kvalitet.
Ledelsen får et unikt overblik over planlagte og kommende opgaver og ikke mindst prisen for at få løst opgaverne.
De nye vagtplansystemer er et vigtigt skridt i den rigtige retning. Men i vagtplanlægning og ressourcestyring finder du ikke genveje, snuptag og nemme politiske løsninger.
Det er krævende at lave en aktivitetsbaseret bemandingsplan og sikre koordinering på tværs af faggrupper og enheder. Det er krævende at prioritere mellem patientbehov, medarbejdere, lovgivning og økonomi, men på samme måde som med pleje og ny medicin er det en prioritering, der skal foretages.
Men (og nu kommer forløsningen snart) der ligger et stort og uforløst potentiale i vagtplanlægning.
Læs også: Økonomi og kompetencemangel udfordrer også din region...
Løser man opgaven rigtigt, er der et stort potentiale i strategisk vagtplanlægning og ressourcestyring. Du kan øge medarbejdertilfredsheden og hjælpe flere patienter og borgere uden at gå på kompromis med patientsikkerhed, arbejdsmiljø eller økonomi:
– Med vores løsning EG Optima Afløser understøtter vi fx en mere effektiv proces, der kan reducere udgifter til afløsere med op til 20 procent, ligesom en bedre planlægning kan medføre 5-10 procent mindre sygefravær, forklarer direktør Carsten Mathiassen, Ressource Management i EG Silkeborg Data.
Hvis man ser på erfaringerne fra udlandet, kan vi fremhæve New South Wales i Australien, hvor man med succes har implementeret nye strategier til planlægning og styring af vagter og arbejdstid for mere end 130.000 ansatte i sundhedsvæsenet.
Læs også: Bedre ressourceudnyttelse på danske hospitaler kræver nyt mindset.
Det har givet mærkbare forbedringer i rettidighed, kvalitet og effektivitet i forbindelse med vagtplanlægning. Blandt andet kan vi fremhæve følgende resultater:
Resultaterne er skabt ved at tage nye digitale værktøjer i brug, som også de danske regioner planlægger at implementere i den nærmeste fremtid med målet om at opnå et lignende udbytte.
Det samme gør sig gældende på Northern Lincolnshire and Goole NHS Foundation Trust i England, hvor man har opnået store besparelser ved at digitalisere arbejdet med vagtplanlægning:
– På tværs af 10 afdelinger kan vi påvise gennemsnitsbesparelser på £60.000 pr. afdeling. Men vi har også forbedret patientplejen ved at anvende vores begrænsede ressourcer bedre og få mere ud af dem, siger Marcus Hassall, finansdirektør, Northern Lincolnshire and Goole NHS Foundation Trust.
Lige nu er der en klar tendens til, at den regionale vagtplanlægning er under forandring. Inspireret af udviklingen i fx Norge og England går bevægelsen fra den mere traditionelle funktions- og fagopdelte planlægning mod en mere aktivitetsbaseret planlægning.
I dette whitepaper kan du læse om trends og udviklingstendenser inden for vagtplanlægning i et dansk og nordisk perspektiv.
... medfører mindre sygefravær, overskud hos personalet og gladere patienter.
Vagtplanlægning i sundhedsvæsenet er ikke et administrativt bijob. Det er en vigtig opgave, der, hvis udført rigtigt, medfører optimeret drift, højere medarbejdertilfredshed og gladere patienter. Derfor bør ledelsen sætte vagtplanlægning øverst på agendaen.
Læs mere
...også din region - løsningen hedder succesfuld vagtplanlægning
Vagtplansystemer inden for blandt andet sundhed, omsorg og det socialpædagogiske område skal i de kommende år håndtere store ændringer i arbejdsmarked, økonomi og kompetencebehov. Læs her, hvordan du tager hånd om den udfordrende udvikling.
Læs mere
...når de planlægger medarbejdernes arbejde
Strategisk vagt- og ressourceplanlægning en kunstart. Både patienter, læger og alle øvrige behandlere skal være på det rigtige sted på samme tid. Vagtplanlægningsekspert og CEO Tobias Bøggild-Damkvist fra Rato.Blue ApS har haft lejlighed til at analysere arbejdet med vagtplanlægning i de nordiske lande i forbindelse med udarbejdelse af en række rapporter om emnet. Få hans vigtigste pointer her.
Læs artikel
...på danske hospitaler kræver nyt mindset
Vagtplanlægning og arbejdstids-tilrettelæggelse er helt centrale discipliner, hvis de danske regioner og deres hospitaler skal sikre god patientbehandling. Kernen af planlægningen er nemlig at sikre de rette personer med de rigtige kompetencer – og tilstrækkeligt af dem præcis på den tid og det sted, som er nødvendig i forhold til borgernes tryghed og patienternes behov.
Læs mere
Udviklingen inden for regionale lønsystemer går i retning mod mere selvbetjening, bedre brugertilpasning og intuitive flow, mener Region Hovedstadens enhedschef. I 2025 vil der formentlig slet ikke være noget, der hedder lønadministration.
Regionerne kom til verden i 2007 uden at være nødt til at starte fra scratch. Med sig i bagagen havde medarbejderne mange års erfaring fra amterne med at køre løn for mange medarbejdere med vidt forskellige overenskomster.
Læs artiklen her
Tre faktorer driver udviklingen i regionens administration, når det kommer til vagtplanlægning og lønadministration. Det er naturligvis økonomien, og så organisationen og de digitale muligheder. Og det er stærke kræfter, der sætter turbo på udviklingen, mener Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG Public Sales.
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff
