Selv klassiske faktorer som pris, kvalitet og overholdelse af tidsplan spiller en vigtig rolle, når kommunerne vælger vagtplansystem, så har de stadig vidt forskellige bevæggrunde, når det endelige valg træffes.
Selv om vagtplanlægning i stigende grad er blevet en mere strategisk opgave, ser de enkelte kommuner ofte på andre og flere faktorer end pris, funktionalitet og tidsplan, når de skal træffe det endelige systemvalg.
- Heldigvis er det i dag sjældent at kommunerne alene ser på pris, når de vælger vagtplansystem.
Hvis man skal sammenfatte det lidt populært, kan man i hvert fald pege på tre lige så vægtige årsager til, at kommunerne ender med det vagtplansystem, som de gør, forklarer salgsdirektør Per Mouritsen, EG Public Sales.
Læs også: Stor analyse sætter navn på markedets bedste vagtplansystemer
Det første årsag - og måske den mest problematiske – er, at kommunerne ofte går ud med samlet udbud på løn- og vagtplansystem og derfor slet ikke har et valg.
- Traditionelt set har kommunerne satset på at indkøbe et lønsystem og så er vagtplansystemet "bare fulgt med". Det indebærer det dilemma, at kommunerne på den ene side bliver afhængig af, hvad det er for en samlet løsning, som leverandøren byder ind med. På den anden side får kommunen jo så et system, hvor løn- og vagtplansystemerne virkelig spiller sammen, som leverandøren har tænkt sig, da man afgav sit tilbud.
For de kommuner, som ikke umiddelbart havde tænkt sig at skifte vagtplansystem, kan det virke som et tvunget valg, men kommunerne får på den anden side adgang til de bedst mulige bud på en fremtidssikret løsning fra leverandørerne, når de går i samlet udbud på løn- og vagtplanlægning.
Et eksempel er Vesthimmerlands Kommune, der senest indgik en aftale med Fujitsu og EG Silkeborg Data om levering af en koncernløsning, der kom til at omfatte økonomistyringssystemet Prisme 2015 fra Fujitsu, lønsystemet EG SD Løn og EG Optima fra EG, som var tilbudsgivers bud på en samlet pakke.
- Koncernløsningen har været i udbud, og med to bydende fra henholdsvis KMD og Fujitsu/EG Silkeborg Data modtog vi to meget attraktive tilbud, hvor Fujitsu/EG Silkeborg Data altså til sidst stod som vinderen. Et samarbejde vi ser meget frem til, konstaterede økonomidirektør Ole Helk, Økonomidirektør, Vest-himmerlands Kommune.
Læs også: Vagtplansystemet skal være kommuners følgesvend i mange år
Den anden typisk årsag til at en kommune vælger at skifte til et vagtplansystem, der understøtter behovsbaseret vagtplanlægning, er at kommunen reelt har et ønske om at gøre vagtplanlægning til en mere strategisk disciplin for at få mere ud af de tilgængelige ressourcer.
- For mange kommuner står det klart, at der er nødt til at ske noget, siger Per Mouritsen, med henvisning til en rapport fra Implement Consulting Group fra 2020, der viser, at mindst 50 pct. af kommunerne supplerer deres vagtplanlægning i standardsystemet med brug af andre og evt. egenudviklede løsninger, herunder excel-løsninger, tavler og udprint af papir.
I de gennemførte interviews har det vist sig, at ingen af de interviewede udelukkende anvender standardsystemet uanset den valgte leverandør og system. Alle har fortalt og vist eksempler på, hvordan de supplerer med egenudviklede systemer på papir, i Excel eller på tavler.
I rapporten er der henvist til eksempler, hvor vagtplanlæggerne printer vagtplanerne ud i A3-formater og kører rundt på bostederne og hænger dem op. Et andet eksempel er, at man i nogle kommuner skriver ønsker til vagtplanen ind i en notesbog eller i et excel-ark, siger salgsdirektør Per Mouritsen, EG Public:
- Udfordringen er imidlertid, at kommunerne har en anstrengt økonomi, så de er nødt til at optimere vagtplanlægningen, så ressourcerne udnyttes bedst muligt, og det gør man altså ikke med ønsker i en Kina-bog, siger Per Mouritsen.
Et godt eksempel er Nyborg Kommune, der både valgte system ud fra kendskabet til leverandøren, men også på grund af de nye muligheder:
- Vi har valgt at fortsætte med løn- og vagtplansystem fra EG ud fra en samlet vurdering af driftssikker-hed, funktionalitet, brugervenlighed og pris, siger økonomichef Anders M. Sørensen, Nyborg Kommune, og tilføjer, at han desuden ser skiftet til EG Optima som en fordel:
- Vi har stor fokus på at optimere vagtplanlægningen indenfor ældreområdet og har derfor store forvent-ninger til, at den nye vagtplanløsning EG Optima kan understøtte denne proces.
For Esbjerg Kommune var det blandt andet en kombination af kendskab til leverandøren, driftssikkerhed og ønsket om innovation, der gjorde udslaget:
- Efter at have afsøgt markedet grundigt, er vi nået frem til, at løsningen med SD Løn og EG Optima mod-svarer vores behov bedst, siger personale- og udviklingschef Birgitte Stenderup, Esbjerg Kommune:
- Esbjerg Kommune har en driftssikker løsning som understøtter vores forretningsgange, og som medar-bejderne er glade for. Derudover har vi udsigt til en række forbedrede muligheder i forbindelse med vagtplanlægning, hvor vi forventer en effektivisering, som kan hjælpe med yderligere understøttelse af vores forretningsgange.
Læs også: Vagtplansystem: De fleste kommuner vælger...
Den tredje årsag er, at kommunen vælger en leverandør med erfaring og fordi man tror på, at den samarbejdspartner man vælger, vil levere en løsning, der virker, og at man kan samarbejde om de udfordringer, der opstår hen ad vejen, når vilkårene ændrer sig eller behovene udvikler sig over tid.
- Vagtplanlægning er en meget videnstung opgave, der handler om meget mere end at få vagterne til at gå op i et regneark. For en kommune kan det koste dyrt, hvis for mange medarbejdere skal arbejde over eller erstattes af vikarer på grund af for stor vagtbelastning, mens andre medarbejdere måske oplever, at deres tid ikke udnyttes effektivt.
For at få det regnestykke til at gå op, har kommunen brug for en løsning, hvor det fx både er muligt at simulere og tilpasse vagtplaner med input fra medarbejderne, så de matcher virkeligheden. Og samtidig bevare det økonomiske overblik over konsekvenserne af en vagtplan, så den eventuelt kan rettes til med respekt for love, overenskomster og gældende kutymer på de enkelte arbejdspladser, forklarer salgsdi-rektør Per Mouritsen, EG Public.
Et godt eksempel er Brøndby Kommune, hvor man ved sidste udbud valgte at fortsætte med Fujitsu som leverandør af kommunens lønsystem, fordi man oplever at samarbejdet har været frugtbart i de forud-gående år. Kommunen begrunder desuden valget med at vælge EG Silkeborg Data som underleverandør af løn- og vagtplansystem, fordi Fujitsu og EG har et velfungerende makkerskab i en række kommuner, lyder det fra Brøndby Kommune:
– Vi har haft et rigtig godt samarbejde, som vi gerne vil styrke og bygge videre på. Vi glæder os meget til at få det nye systemlandskab op at køre, og vi har store forventninger til, at det kan modernisere både økonomistyringen og lønområdet yderligere via automatisering, mere effektive processer og nye funkti-onaliteter.
Samtidig får vi med valget af EG to løsninger, der i højere grad spiller sammen, siger økonomichef i Brønd-by Kommune, Rasmus Møller.
For salgsdirektør Per Mouritsen er det naturligt, at kommunerne har forskellige bevæggrunde til at vælge leverandør og system, når de til sidst i en lang udbudsproces, skal sætte deres endelig underskrift på en leverandørkontrakt.
- Vi har jo 98 vidt forskellige kommuner med vidt forskellig praksis og behov, så naturligvis spiller det ind, når den afgørende underskrift skal sættes på en aftale. Det gode er, at det er med til at skabe et stærkt innovationsmiljø, hvor softwareleverandørerne på den ene side hele tiden udforsker nye teknologier og metoder, mens kommunerne bringer deres egne ønsker på banen og skærper deres egne krav. For mig at se er det positivt, fordi det betyder, at pris ikke er alt.
Kommunerne vil også have et vagtplanlægningssystem, der rent faktisk kan være med til at drive de strategiske ændringer igennem, som kommunerne ønsker for at kunne sætte borgeren og borgerens behov i centrum for vagtplanlægningen, siger salgsdirektør Per Mouritsen, EG Public.
Skal kommunen holde fast i sit lønsystem eller skifte til konkurrentens? Udgangspunktet for beslutningen om, hvorvidt man skal fastholde sit nuværende lønsystem eller skifte til konkurrentens er ofte præget af de kolde økonomiske fakta.
Læs artikel
Når kommunen skal indkøbe nyt lønsystem, er der mange penge at hente ved at benytte sig af ramme-aftalerne fra SKI. Og det er ikke kun prisen, der kan optimeres ved fælles indkøb.
Læs mere
Når kommunen vælger lønsystem i forbindelse med et udbud, er det en alvorlig sag. For typisk er det et valg, der rækker 6-10 år ind i fremtiden. En fremtid, som de færreste tør spå om.
Læs mere
Stor rapport afdækker muligheder og behov for bedre teknologisk understøttelse af vagtplanlægning i kommunerne. Rapporten fra Implement Consulting Group og konsulentvirksomheden 42.Blue er et vigtigt redskab for kommunen, der skal have nyt vagtplansystem.
Læs mere om analysen
Selv klassiske faktorer som pris, kvalitet og overholdelse af tidsplan spiller en vigtig rolle, når kommunerne vælger vagtplansystem, så har de stadig vidt forskellige bevæggrunde, når det endelige valg træffes.
Læs artiklen
Det vagtplansystem kommunen vælger bliver kommunens følgesvend i mange år. Så det er vigtigt at valget træffes på det bedst mulige grundlag og ikke alene baserer sig på den kolde pris.
Læs artikel
Den hidtil mest omfattende analyse af vagtplansystemer i kommunerne er fra slutningen af 2019 og måske stadig den bedste guide, når man skal vælge mellem de eksisterende vagtplansystemer på markedet.
Læs artikel
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Vest
Caspar Bergstrøm
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff
