28. april 2020

Danmarks femtestørste kommune vælger EG Optima

For 3. gang indgår Esbjerg Kommune kontrakt med EG  om leverance af et sammenhængende løn- og vagtplansystem. Den nye kontrakt giver kommunen flere løsninger for færre penge og indebærer et skifte til vagtplansystemet, EG Optima.

Esbjerg Kommune har for tredje gang i træk valgt EG som leverandør af løn- og vagtplansystem til kommunens 12.000 medarbejdere.

- Efter at have afsøgt markedet grundigt, er vi nået frem til, at løsningen med SD Løn og EG Optima modsvarer vores behov bedst, siger personale- og udviklingschef Birgitte Stenderup, Esbjerg Kommune:

- Esbjerg Kommune har en driftssikker løsning som understøtter vores forretningsgange, og som medarbejderne er glade for.

Derudover  har vi udsigt til en række forbedrede muligheder i forbindelse med vagtplanlægning, hvor vi forventer en effektivisering, som kan hjælpe med yderligere understøttelse af vores forretningsgange.

Flere løsninger for færre penge

Den nye løsning med EG Optima rummer en lang rette forbedringer i forhold til det nuværende vagtplansystem og til færre penge.

-  Ud over at fortsætte med vores markedsledende lønsystem SD Løn har kommunen sagt ja til at udskifte SD Tjenestetid med vores bud på fremtidens vagtplanlægningssystem, EG Optima, siger senior key account manager, Caspar Bergstrøm, EG Sales:

- Valget af EG Optima er oplagt, idet kommunen har stort fokus på effektiv arbejdstilrettelæggelse. Vores behovsbaserede vagtplansystem vil sætte kommunen i stand til at udarbejde bedre og mere realistiske vagtplaner baseret på real time data, siger Caspar Bergstrøm.

Apps gør det let for medarbejderne

For Esbjerg Kommune vil det især blive væsentligt lettere at optimere vagtplanlægningen, når medarbejderne anvender de forskellige selvbetjeningsløsninger, som fx EG Optima Medarbejder og Optima Afløser, siger Caspar Bergstrøm.

Optima Medarbejder er en mobil app-løsning, der gør det muligt for medarbejderne at booke vagter og registrere timer, når og hvor de har lyst, fx hvis de skal bytte vagter, reservere fridage mm.

Optima Afløser er et vikarmodul, der gør det let at finde kompetente afløsere I vikarkorpset, når vagtplanerne skal gå op.

- Generelt understøtter løsningens selvbetjeningsmuligheder den decentrale datafangst i kommunen og gør det lettere for den enkelte medarbejder at gennemskue og påvirke sin egen vagtplan, siger Caspar Bergstrøm.

Kommunen fremhæver også mulighederne i løsningen for, at medarbejderne selv får mulighed for at fx indtaste vagter og bytte vagter som en fordel:

- Alene det, at data kan indtastes decentralt og kun skal indtastes én gang, lige som medarbejderne får bedre mulighed for selvbetjening, er vigtigt i sig selv, siger personale- og udviklingschef Birgitte Stenderup, Esbjerg Kommune.

Kontrakt indgået på SKI 02.19

Den nye kontrakt mellem Esbjerg Kommune og EG er indgået som en direkte tildeling på SKI rammeaftale 02.19 efter en markedsdialog og udbudsproces.

For Esbjerg Kommune var det oplagt at benytte SKI rammeaftalen.

- Som udgangspunkt handler vi altid på SKI, hvor det er muligt, da det er kommunens strategi. Først og fremmest fordi det giver en hurtigere proces, og vi bruger færre interne ressourcer og tid i forhold til, hvis vi var gået i et almindeligt udbud, siger personale- og udviklingschef Birgitte Stenderup, Esbjerg Kommune.

For EG har udbudsprocessen også vist sig nem og effektiv:

- Igen har SKI rammekontrakterne vist sig som en fordel, fordi de giver kunderne sikkerhed. Rammeaftalerne fastlægger alle de ydre vilkår for aftalen, så vi i dialogprocessen har været i stand til at fokusere på Esbjerg Kommunes vigtigste behov, og de muligheder som vi tilbyder med vores løsninger, siger Caspar Bergstrøm, EG.

Samarbejde i usikre tider

Den nye kontrakt løber fra den 1. januar 2021 og har en varighed på seks år med mulighed for forlængelse i 2 x 2 år.

Udsigten til at fortsætte samarbejdet med EG i en længere årrække hilses velkommen af kommunen:

- I en tid, hvor vi ikke kan forudse, hvad der sker lige om lidt, og alting sker meget hurtigt, er det en fordel at have en leverandør, som man kender. For det er vigtigt, at vi kan være sammen om at favne og påvirke udviklingen og sammen om at designe de kommende løsninger og funktioner, siger personale- og udviklingschef Birgitte Stenderup, Esbjerg Kommune.

I EG er man tilsvarende glade for, at Esbjerg Kommune for 3.gang i træk har valgt EG som leverandør:

- I EG foretrækker vi at se på vores kunder som samarbejdspartnere. Med så lang en historie sammen er det også klart, at vi lærer hinanden at kende, - og dermed også bedre og bedre forstår hinanden -  og sammen kan finde de løsninger, der skal til. Så vi er taknemmelig for, at samarbejdet kan fortsætte, siger CEO, Allan Jepsen, EG Silkeborg Data:

- Samtidig er jeg specielt glad for, at vi genvinder Esbjerg Kommune netop nu. Digitaliseringsstyrelsen har for kort tid siden publiceret en systemanalyse, hvor EG Optima vurderes som det vagtplansystem, som bedst understøtter aktivitetsstyret bemanding og tværgående brug af ressourcer. Den konklusion bekræfter Esbjerg Kommune jo i høj grad med sit valg.

Så også af den grund ser vi frem til mange års fortsat samarbejde med kommunen til gavn for begge parter, siger CEO, Allan Jepsen, EG Silkeborg Data.

EG Optima - et markedsledende system

Implement Consulting Group har sammen med konsulentvirksomheden 42.Blue gennemført en analyse af den teknologiske understøttelse af vagtplanlægningen, der

  • Kortlægger teknologiunderstøttelsen af vagtplanlægningen i kommuner og regioner
  • Identificerer seks tværgående udfordringer i forhold til den nuværende teknologiske understøttelse af vagtplanlægningen
  • Beskriver seks case-eksempler på teknologisk understøttelse af vagtplanlægningen, der kan inspirere andre kommuner og regioner
  • Identificerer seks løsningstemaer i forhold til at styrke teknologiunderstøttelsen af kommuner og regioners vagtplanlægning

Analysen er forankret i initiativ 3.3 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020.

Initiativ 3. 3 har til formål at forberede og accelerere udbredelse af dokumenterede og effektive digitale velfærdsløsninger på social- og sundhedsområdet.

I rapporten, som er publiceret af Digitaliseringsstyrelsen, kan man blandt andet læse vurderingen af EG Optima. Løsningen betegnes som et 3.generations vagtplansystem, der understøtter aktivitetsstyret bemanding og tværgående brug af ressourcer, er markedsledende ift. funktionalitet og sætter standarden for støtte til kompleks vagtplanlægning.

Læs mere om analysen: Analyse af teknologisk understøttet vagtplanlægning

Læs mere: Om EG Optima