Bedre ressourcestyring i Region Hovedstaden skal optimere patientforløb

Ressourcestyring: Bedre planlægning af aktiviteter og ressourcer på Region Hovedstadens sygehuse skal i de kommende år styrke samarbejdet mellem faggrupper og optimere den enkelte patients forløb.

I forbindelse med et EU-udbud har regionen sikret sig en helt ny tilgang til arbejdstidstilrettelæggelse og personalestyring, der skal optimere den enkelte patients forløb.

– I Region Hovedstaden har vi haft særligt fokus på at forbedre mulighederne for planlægning i forhold til patientens forløb. Udbuddet omfatter derfor opgave- og aktivitetsstyring, vagtplanlægning, fleksibel og tværgående anvendelse af arbejdsstyrken, medarbejderselvbetjening og avanceret adgang til bearbejdede data, siger direktør Martin Magelund Rasmussen, Region Hovedstaden.

Inddrager medarbejderne

Ud over at styrke planlægningen af det enkelte patientforløb vil den nye løsning inddrage medarbejderne langt mere i planlægningen:

– Løsningens selvbetjeningsportal giver den enkelte medarbejder en større indsigt i planlægningen, hvor det er tydeligt, hvem der skal på vagt og hvorfor, siger enhedschef Mette Keis Jepsen, Center for HR, Region Hovedstaden:

– I selvbetjeningsportalen får medarbejderne desuden mulighed for at komme med egne ønsker til vagter med et forbedret overblik over deres normtid, ferie, afspadsering m.m., ligesom det bliver lettere at indberette deres arbejdstider, siger Mette Keis Jepsen.

Læs artikel: Seks tips til at undgå lønrod

Bedre ressourceanvendelse er nøglen

Den nye, samlede vagtplansløsning optimerer brugen af de tilgængelige ressourcer på regionens sygehuse:

– Systemet giver bedre mulighed for at planlægge, så ressourcerne på hospitalerne anvendes bedst muligt. Det skal i sidste ende medvirke til at give mere tilfredse patienter, siger hospitalsdirektør på Amager og Hvidovre Hospital, Birgitte Rav Degenkolv.

Systemet vil også gavne medarbejdere og ledere på hospitalerne, påpeger direktøren:

– I systemet kan man planlægge bemandingen, så der tages hensyn til de forventede behov, patienterne har for behandling og pleje, samtidig med at der tages hensyn til personalets ønsker i relation til vagtplanen. Der er desuden lagt vægt på at gøre systemet brugervenligt for personalet, så det er let at tilgå vagtplanerne og let at se, hvilke kolleger man skal arbejde sammen med, hvem man kan bytte vagt med osv. Vagtplanen kan ses på mobiltelefonen, og registrering af vagter kan også foregå via telefonen. Det vil give medarbejderne større fleksibilitet og bedre overblik.

Læs mere: Business intelligence – træf de rigtige valg

Stort gevinstpotentiale

Tanken med den optimerede planlægning er at flytte regionen fra en traditionel og delvist ufokuseret regelbaseret vagtplanlægning til en langt mere effektiv og patientdrevet aktivitetsplanlægning baseret på livedata fra de enkelte sygehuse og afdelinger.

På baggrund af erfaringer fra kunder på globalt plan vurderes det, at regionen eksempelvis kan opnå:

• En betydelig reduktion i udgiften til afløsere som følge af en bedre brug af egne tilgængelige ressourcer, tidligere aftaler om afløsning, et reduceret tidsforbrug og færre fejl i bestillinger.
• Reduktion af udbetalt overarbejde.

– Med systemet får vi mulighed for at arbejde aktivt hen mod aktivitetsbaseret planlægning. Det vil ændre filosofien om planlægning – udgangspunktet bliver patientforløbet, og potentialet for at planlægge medarbejderressourcerne bliver endnu bedre, siger direktør Martin Magelund Rasmussen, Region Hovedstaden.

– Nu ligger der et stort implementeringsarbejde foran os, så vi kan nå til det punkt, hvor vi kan høste fordelene ved den nye løsning. Det gælder ikke alene den tekniske, men også den organisatoriske implementering, for systemet alene kan ikke drive udviklingen. Det vil kræve et vedvarende og større ledelsesfokus end nu at opnå de ønskede gevinster, siger Martin Magelund Rasmussen.

Regionens nye løsning, EG Optima, leveres af EG Silkeborg Data A/S og Allocate Software.

Inspiration fra England

Et casestudie fra East and North Hertfordshire NHS Trust i England bekræfter, at bedre brug af ressourcerne kan optimere patientforløbene.

På hospitalet har man valgt at anvende EG Optima til tværgående planlægning af arbejdet for et særligt plejeteam, ENCT, for at imødegå de voksende udgifter til pleje af særlige højrisikopatienter med fx demens og delirium.

Via EG Optima kan planlæggeren foretage aktivitetsplanlægning i tretimers blokke og sikre, at teamets ressourcer bliver fordelt på hospitalet, der hvor behovet for pleje af højrisikopatienter er størst.

Teammedlemmerne kan via EG Optima hele tiden se deres opgaver og være på forkant med indsatsen.

De enkelte afdelinger kan samtidig se, hvornår teammedlemmerne kommer. Før man anvendte denne form for aktivitetsbaseret planlægning, ville et teammedlems vagt være målrettet en bestemt patient på en bestemt afdeling, når en patient var visiteret til et forhøjet plejebehov.

Fleksibiliteten sikrer, at sygeplejerskerne kan flyttes rundt på hospitalet, og teamet dækker nu flere områder med færre medarbejdere. Det særlige ENCT-team er et virtuelt og mobilt team uden en reel base, men medlemmerne holder pause sammen og har månedlige holdmøder for at understøtte samarbejdet.

– Siden introduktionen af holdet har sygehuset reduceret vikarudgifterne, forkortet indlæggelsestiden med cirka to dage pr. patient og opnået en højere standard for pleje af højrisikopatienterne, siger vagtkoordinator Emily Watts, East and North Hertfordshire NHS Trust.

EG Optima-løsningen leveres i dag på globalt plan til godt 800 organisationer i 11 lande med hovedvægt på Storbritannien, Australien, Tyskland, Spanien og Sverige. Samlet set planlægges der for mere end 800.000 medarbejdere i EG Optima.

Læs mere: AllocateAwards Case Study

Løsningens bærende elementer

De bærende elementer i den samlede løsning omfatter:

• Mulighed for aktivitetsbaseret planlægning
• Mulighed for planlægning på tværs af faggrupper og enheder
• Mulighed for planlægning og styring på baggrund af kompetencer
• Øget medarbejderinvolvering i planlægningsopgaven gennem en målrettet og brugervenlig medarbejderportal
• Bedre styring og overblik over kapacitet
• Fokus på intuitive og brugervenlige grænsesnit
• Øget gennemsigtighed og adgang til opdaterede data for alle brugergrupper
• Mulighed for automatisk vagtplanlægning på baggrund af regler, aftaler, kompetencer og medarbejderønsker
• Effektiv brug af data som grundlag for styring i den enkelte enhed og som ledelsesinformation til centrale beslutningstagere
• Fokus på åbne grænsesnit og potentialet i integrationer til øvrige special- eller kernesystemer.

Læs mere: Om Region Hovedstaden

Læs mere: De rette kompetencer på rette sted på rette tid