08. december 2019

Mobilen er blevet game changer i lønadministrationen

IT og digitaliseringschef Poul Venø, Herning Kommune, er ikke i tvivl om, at mobilen er i færd med at ændre arbejdsgangene og hele den måde, som den offentlige sektor vil samarbejde med borgerne på i fremtiden.

Med et snuptag trækker han sin egen mobil og lægger den på bordet for at vise, hvor let det er at afregne kørsel for kommunens medarbejdere.

- Digitalisering skal give mening, gøre det lettere og mere sikkert at løse sine opgaver. Det er lige præcis, hvad den her kørselsapp gør, forklarer Poul Venø:

- Se, den griber fat i signalet fra GPS'en, så man ikke selv skal huske på at notere tallene fra triptælleren ned og registrere det med kuglepen på papir, når man kommer hjem. Det hele er automatiseret. Bling, det kommer bare op!

 

En af mange nye apps

Den nye app er en af den håndfuld nye medarbejder-apps, som Herning Kommune er i færd med at rulle ud til medarbejderne:

I en mobile medarbejderportal kan kommunens ansatte i diverse apps selv indberette ferie, fravær, overarbejde, kørsel som manuel indtastning eller faktisk kørt rute via GPS, overførsel af ferieuger, udbetaling af ferie, valg af fritvalgs-ordninger, ændring af skatteprocent og meget andet.

App-løsningen er del af den SKI aftale, som Herning Kommune har indgået med EG om leverance af en samlet løsning på hele økonomi- og lønområdet, hvor løn- og vagtplanssystemet samarbejder med kommunens koncernøkonomisystem, ØS Indsigt.

 

De nye apps er del af trend

For digitaliseringschefen er de nye apps dog blot et af mange eksempler på, hvordan en mere udbredt at smartphones og tablets er i fuld gang med at forandre arbejdsgangene i den moderne kommune og på sigt baner vejen for den rådhus-løse forvaltning:

- Indberetning af kørsel, afregning af udlæg osv jo ikke offentlige kerneopgave. Men det er opgaver, der skal løses, for medarbejderne skal jo have deres penge. Med de nye apps er medarbejderne gået fra kuglepen til fingertouch, og det er en kæmpe gevinst for os. Vi har ikke regnet på fordelene, for de er indlysende: Når du får tingene hurtigere for hånden, får du mere tid til at lægge mere kvalitet i de opgaver, som du faktisk skal løse.

Læs artikel: Vi skal ikke bremse den digitale udvikling

 

Herning er digital og mobil

Mobilen spiller i det hele taget en større og større rolle i Herning Kommune, hvor antallet af stationære computere styrtdykker, mens stort set alle 8.000 medarbejdere i dag på en eller anden måde benytter mobilen, når de skal løse arbejdsopgaver.

På socialområdet har kommunen fx fået udviklet en løsning til de udegående medarbejdere, så de har adgang til de nødvendige informationer, når de er på farten og kan registrere de nødvendige oplysninger om borgeren på stedet.

- Vi flytter funktionalitet fra PC' en ud i den mobile enhed, hvor handlingerne rent faktisk sker.

På den mobile løsning får medarbejderen til gengæld kun vist de oplysninger, som de rent faktisk har behov for at løse kerneopgaven. Så der sker en ændring i måden man løser opgaverne, når man begynder at kigge ind i app-lignende teknologier, forklarer Poul Venø:

- Sammen med Aarhus Universitet har vi også udviklet en ny måde at få unge fra belastede familier til at komme i skolen. I stedet for at sende en medarbejder hen og banke på døren, sender vi de unge en SMS. Det skaber en helt anden dialog med de unge, for det med SMS'en kan de godt finde ud af, og vi bruger langt mindre tid på opgaven og har større succes med indsatsen.

 

Jagten på mobile muligheder

Derfor jagter Poul Venø konstant flere muligheder for, at kommunens forvaltning flytter ud fra de fysiske bygninger og ind på medarbejdernes og borgernes mobiltelefoner.

- I forbindelse med den seneste økonomiaftale blev det besluttet, at alle borgere skal kunne se de aktiviteter, som de har kørende med den enkelte kommune, det såkaldte Borgerblikket.

Lige nu er det tænkt som en hjemmeside a la sundhed.dk, det men jeg forestiller mig da, at vi skal give borgerne adgang via en app på deres mobil.

I dag har man jo allerede banken, e-Boks og NemId på sin mobil. Du bestiller din charterferie og betaler det hele via mobilen. Så funktionaliteten og muligheden for at løse en langt større del af myndighedsopgaven ved hjælp af mobilen er absolut til sted.

Derfor tror jeg også, at vi kommer derhen, hvor borgerservice og den fysiske kontakt til borgeren vil være minimal på grund af digitalisering. Det betyder også, at vi får en anden dialog, når først borgeren får større indblik i sine egne sager.

Nogle myndighedsopgaver vil blive flyttet ud til borgerne, og så vil der naturligvis være nogle opgaver og nogle borgere, som vi som myndighed skal håndtere, forklarer Poul Venø:

- Spørgsmålet er så bare, hvordan vi gør det i praksis. Vi kan forenkle de interne systemer, forenkle reglerne, udvide vores digitale hotlines, effektivisere arbejdsgange med RPA-robotter eller kunstig intelligens, men døren til rådhuset vil være lukket.

Jeg tror dog, at der går rum tid, fordi vi stadig har en tradition for et fysisk sted, hvor borgeren møder sin sagsbehandle. Men smartphonen har helt klart ændret den måde, som den offentlige sektor kan arbejde på. Og den udvikling vil være mere og mere tydelig fremover.

Læs artikel: Digitalisering: Sådan sikrer du, at brugerne er med dig – hele vejen

Læs mere: Borgerblikket rulles ud i 11 kommuner

Læs mere: Se vores tema om brugervenligt design