Kundereference
Region Nordjylland
AKUT-refusion er de fleste steder et administrativt bøvl. Men i Region Nordjylland har en AKUT-robot overtaget arbejdet og sparer regionen for 37 timers manuelt arbejde om måneden.
Læs mere
Region Nordjylland sparer tid og får mere ud af AKUT-fonden
En mere strømlinet arbejdsgang og en AKUT-robot har forenklet arbejdet med at indhente refusion fra de faglige organisationer til gavn for alle.
Hvert år afsætter landets offentlige arbejdsgivere et ørebeløb pr. arbejdstime pr. ansat til den såkaldte AKUT-fond. AKUT står for ”Amtskommunernes og Kommunernes fond for Uddannelse af Tillidsrepræsentanter”. Pengene fordeles til de faglige organisationer, så de kan yde refusion for tabt arbejdstid for medarbejdere, som deltager på TR-kurser m.m. som led i deres tillidsmandsarbejde.
I Region Nordjylland – og i resten af landet – har arbejdet med at indhente AKUT-refusion hidtil været en manuel og kompliceret sag med mange fejlkilder.
– Hver måned håndterer regionen ca. 250 sager om AKUT-refusion, og det har hidtil været tidskrævende og besværligt for alle parter. Tidligere fik vi fx ikke altid indhentet de korrekte oplysninger fra starten, så de faglige organisationer måtte bede om yderligere information, eller vi glemte ligefrem at søge om refusion, forklarer centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, Center for Administration i Region Nordjylland.
AKUT-robot har taget over
Derfor fik Region Nordjylland i samarbejde med EG udviklet en ny procedure baseret på blandt andet en software-robot, AKUT-robotten.
Når en tillidsrepræsentant nu skal deltage i et fagligt kursus eller anden faglig aktivitet iværksættes en digital procedure. Først udfylder den pågældende tillidsrepræsentant en digital blanket om deltagelse i en faglig aktivitet, som godkendes digitalt af nærmeste leder. Vagtplanlæggeren/nærmeste leder indberetter fraværet for den pågældende tillidsrepræsentant i vagtplansystemet. Herefter matches den digitale blanket med den digitale liste fra vagtplansystemet. Hvis der er et match, overtager AKUT-robotten det videre arbejde, det vil sige, at den bogfører automatisk i regionens økonomi- og lønsystem og sender en faktura til den relevante fagforening. Hvis der ikke er et match mellem den digitale blanket og den digitale liste, igangsættes en automatisk rykkerprocedure overfor både tillidsrepræsentant og leder mhp. at rette op på misforholdet.
– Selv om selve opgaven med AKUT-refusion nok er en dråbe i det administrative hav, så sparer vores nye AKUT-robot alligevel 37 mandetimer om måneden, siger Jesper Kløvborg Laustsen:
– Samtidig er datakvaliteten blevet langt højere, så i regionen forventer vi i fremtiden at kunne hjemtage et mere korrekt og derfor større refusionsbeløb, siger centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, Region Nordjylland.
Udfordring
Når en tillidsrepræsentant skal deltage i en faglig aktivitet, kan regionen få refusion fra den såkaldte AKUT-fond, men det er en manuel og tidskrævende proces med mange fejlkilder.
Løsning
Region Nordjylland kontaktede EG for at få reduceret det manuelle arbejde med AKUT-refusion. Løsningen blev en mere enkel arbejdsgang og en særlig AKUT-robot.
Resultat
AKUT-robotten sparer regionen for 37 timers manuelt arbejde om måneden. Samtidig er datakvaliteten højnet, så regionen forventer at få et større refusionsbeløb i fremtiden.
Region Nordjylland
Region
Nordjylland
Om virksomheden
Region Nordjylland har ca. 12.500 fuldtidsansatte. De er organiseret i mange forskellige faglige organisationer med tilhørende tillidsmænd og overenskomster.
Website
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring. Få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Product Manager
Mathias Haugaard Jørgensen
Få et effektivt og fleksibelt lønsystem
SD Løn er samlede løsninger til kommuner og regioner, der indeholder værktøjer til alt fra den centrale lønadministration til decentrale ledere. Det er også systemet, der kan tilpasses de konkrete behov i virksomheder og institutioner på offentlige overenskomster.
Systemet indeholder en række moduler og apps, så det er muligt at skræddersy løsningen præcis til jeres behov.
Læs mere om SD Løn