Værktøjerne til økonomistyring er bedre end deres rygte
Sprængte budgetter og overophedede politiske debatter om kommunale tillægsbevillinger er forsidestof i lokalaviserne, men mulighederne og praksis for økonomistyring på det specialiserede socialområde er bedre end nogen sinde før.
På hele det specialiserede socialområde er der inden for de seneste år sket en hastig udvikling, hvad angår digitale værktøjer til økonomistyring, og den gode nyhed er, at de faktisk er på plads i mange kommuner.
Det mener Senior Produkt Owner, Tinna Ludvigsen, EG Digital Welfare, der til daglig hjælper kommunerne med at optimere deres økonomistyring ved hjælp af digitale værktøjer.
- Tidligere kunne man måske med rette bare slå løs på kommunerne og sige, at de ikke havde styr på tingene, men det er faktisk hverken rigtigt eller retfærdigt. Dels er kommunerne godt i gang, dels er det specialiserede socialområde en kompleks størrelse, mener Tinna Ludvigsen.
Seks anbefalinger og kommentarer
Arbejdet med økonomistyring halter på det specialiserede socialområde. Sådan lyder konklusionen på en undersøgelse, som VIVE har foretaget for KL og publicerede i starten af 2018.
- I dag findes værktøjerne til at styre økonomien heldigvis, og de er faktisk på plads i både kommuner og regioner på voksen- samt børn- og ungeområdet, mener Tinna Ludvigsen, EG Digital Welfare.
Bag analysen står partnerskabet om kommunal økonomistyring mellem regeringen og KL, der havde bedt VIVE om at udarbejde en analyse af økonomistyringen på det specialiserede børn- og ungeområde. Formålet med analysen var at inspirere kommunerne med hensyn til, hvordan de kan videreudvikle deres nuværende økonomistyring på det specialiserede børn- og ungeområde, og analysens resultater henvender sig blandt andet til økonomidirektører, økonomichefer og familiechefer.
Faglighed og økonomistyring hånd i hånd
I analysen peger VIVE blandt andet på, at faglighed og økonomi med fordel kan tænkes sammen, og at det er afgørende med en tydelig strategi, som både understøtter høj faglighed og god ressourceudnyttelse.
I rapporten fremlægger VIVE desuden seks gode råd til de økonomiansvarlige på børneområdet.
EG's Senior Product Owner Tinna Ludvigsen har set på de seks anbefalinger og peger på, at de digitale værktøjer til en bedre økonomistyring, der bliver efterlyst, rent faktisk findes og er lige til at tage i brug.
Her er hendes kommentarer til VIVEs seks anbefalinger til kommunerne.
Anbefaling 1: Der skal lægges en fælles faglig og økonomisk strategi i kommunerne, og den skal selvfølgelig tilpasses hver enkelt kommune. Det handler i praksis om blandt andet at gøre rådgiverne mere ressourcebevidste og give de økonomiske konsulenter bedre faglig indsigt.
Kommentar: I dag har både rådgivere og økonomiske konsulenter gode muligheder for at vidensdele og få adgang til fælles data om borgerens sag. På den måde kan de få fuldt indblik i hinandens respektive fagområder. I praksis betyder det, at rådgivere kan se, hvad indsatsen koster og have dette med i deres bevidsthed. De kan også se konsekvenserne af at hæve eller sænke de enkelte takster og af forlængelser af indsatser. Økonomimedarbejdere kan få faglig indsigt i borgerens sag og få en større forståelse for, hvilke udfordringer borgeren står med, og dermed en mere realistisk forventning til, hvor lang og intensiv en indsats skal være – og dermed også den forventede pris.
Anbefaling 2: Kommunerne skal lægge retningslinjer, der understøtter en effektiv sagsbehandling. Blandt andet kan et modtagelsesteam være med til at sikre ensartet og fagligt sikker håndtering i opstarten. Det er også vigtigt, at der er en fast form på opfølgning af sagerne. Samtidig er det vigtigt at slå fast, hvem der sidder med hvilke kompetencer i sagsbehandlingen.
Kommentar: Moderne sagsbehandlingssystemer er gearet til at understøtte systematisk dokumentation, som fx VUM 2.0, Voksenudredningsmetoden eller ICS, Integrated Children's System, FIT og andre faglige metoder, hvor det er muligt at kvalitetssikre indsatsen, dokumentere indsatsen og koble indsatsen med en omkostning på samme tid. Desuden er de bedste moderne sagsbehandlingsværktøjer også i stand til at understøtte en effektiv behandling af underretninger og indeholder værktøjer, der sikrer ensartede, lovmedholdelige og faglige arbejdsgange i form af sagsmodeller med de faste aktiviteter, der skal udføres på en sag. Typisk er alle opgaver forsynet med opfølgningsdatoer med automatiske påmindelser til sagsbehandlere eller et team.
Anbefaling 3: Der skal være en håndfast rammestyring baseret på data. Det vil sige, at hvis der bruges mere på ét område, så er man nødt til at bruge mindre et andet sted for at sikre, at budgettet overholdes.
Kommentar: Det er ikke et reelt problem i dag. Et typisk sagsbehandlingsværktøj som EG Sensum indeholder alle de nødvendige værktøjer til rammestyring og økonomisk overblik. Med få klik får man fx adgang til budget, økonomisk overblik og aktuelt forbrug på tværs af områder/paragraffer, baseret på faktiske bevillinger foretaget af rådgivere til borgere.
Anbefaling 4: Selvom det er et område, hvor der kan opstå uventede udgifter, er det en god idé for kommunerne at have sat sig fast på nogle budgetforudsætninger omkring antal sager og gennemsnitsudgifter. På den måde får man et overblik over, hvad de forskellige tilbud, for eksempel plejefamilie eller netværksfamilie, koster.
Kommentar: I dag kan man forholdsvis enkelt skabe sig det ønskede overblik på baggrund af de faktiske bevillinger, når man trækker tal på gennemsnitspriser på fx paragrafområdet. Med udgangspunkt i disse tal kan man simulere forventede udgifter og lave prognoser på baggrund af disse.
Anbefaling 5: Der kan være stor forskel på, hvad hver enkelt sag koster. Derfor er det nødvendigt med hyppig opfølgning på sagerne både på cpr-niveau og på den samlede økonomi.
Kommentar: Hele ideen med de digitale værtøjer til sagsbehandling som er på markedet er, at understøtte alle disse funktioner, så de økonomiske konsulenter eller rådgivere med få klik kan fremsøge en borger og få overblik deres sager og de økonomiske udgifter på disse – både enkeltvis og samlet set.
Anbefaling 6: Det er en fordel med både faglige og økonomiske styringsnøgletal. De faglige, ikke-finansielle nøgletal kan for eksempel handle om antal anbringelsesdage, antal børn eller antal bekymrende fraværsdage for hver enkelt barn. Det skal ske i sammenhæng, så de to niveauer hele tiden flettes sammen og understøttes ordentligt.
Kommentar: Statistikværktøjer, både til faglige og økonomiske statistikker, er blevet helt mainstream. I et moderne sagsbehandlingssystem kan man fx trække sagsstatistik på forskellige parametre, som unikke personer, antal (anbringelses)dage og helårspersoner, samt økonomiske nøgletal på tværs af alle sager med mulighed for detaljeret filtrering og nedbrydning af tallene.
Fire usande myter om det specialiserede socialområde
Det specialiserede socialområde er også en politisk arena med mange aktører og mange holdninger. Holdninger, der undertiden baserer sig mere på fordomme end fakta.
Læs vores gratis whitepaper, hvor vi sætter fokus på fire myter – og fortæller hvorfor sociale tilbud er nødt til at tage dem alvorligt.
Medarbejderne dokumenterer ikke for meget på det specialiserede socialområde
Kritikerne mener, vi dokumenterer for meget på det specialiserede socialområde, men det passer ikke, siger direktør Steffen Rugtved, EG Digital Welfare.
Kunstig Intelligens kan gøre en forskel på socialområdet
Med kunstig intelligens kan vi reducere antallet af fejlslagne forløb og sikre en bedre koordination af den sociale indsats på tværs af fagområder.
Sagsbehandler og socialrådgiver skal have samme socialfaglige system
Fælles faglige metoder og et fælles faglige sprog er afgørende for, at der opnås en fælles faglighed på tværs af myndighed og udfører og dermed forståelse af borgerens behov.
Socialområdet er omkostningstungt - og du er en del af prisen!
Det specialiserede socialområde har med rette og urette fået ryet, at det er både omkostningstungt og svært at styre. Området koster da også samfundet milliarder hvert år men husk; Du er en del af prisen!
Få dokumenteret straks og hold fri, når du har fri
Jo mere, der skal dokumenteres, jo vigtigere bliver det, at dokumentationsarbejdet er let at udføre, tager et minimum af tid og kan løses på stedet, så man undgår at spekulere videre over arbejdet, når man har fri.
Kontakt os
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager
Anders Tuff
Senior Key Account Manager
Caspar Bergstrøm
Salgsdirektør
Per Mouritsen