Effektivitet baner vejen for bedre kvalitet i botilbud

Effektivitet i hverdagen er en forudsætning for at det moderne botilbud på social- og sundhedsområdet kan levere en tilfredsstillende kvalitet.

For høj faglighed, kvalitet i indsatsen og effektivitet hører uløseligt sammen på det specialiserede socialområde og på de mest effektive botilbud.

For hvis fagligheden ikke er til stede, har indsatsen ingen positiv effekt. Hvis kvaliteten svigter, medfører det tidsrøvende fejl med store menneskelige omkostninger, og hvis arbejdsrutinerne er uhensigtsmæssige, tager det tiden fra den faglige indsats på det specialiserede socialområde.

Derfor er der mindst tre gode grunde til at se på, hvordan det er muligt at skabe effektive botilbud på det specialiserede socialområde ved at implementere socialfaglige it-værktøjer og digitalt understøttede arbejdsrutiner.

Læs artiklen: Smart digitalisering er et slow-fix

Mindst 10 veje til effektive botilbud

I inspirationskataloget "Veje til en mere effektiv drift af botilbud" har KL's konsulenter (KLK) og Deloitte opgjort, at en medarbejder på et botilbud i gennemsnit bruger 185 timer om året på dokumentation, svarende til en samlet omkostning på 1,8 milliarder kroner om året.

Senior Product manager Lars Sjøblom, EG Digital Welfare, der selv har en fortid som socialpædagog, kan nikke genkendende til tidsforbruget på det specialiserede socialområde:

– Mængden af mulig dokumentation er nemlig enorm, og medarbejdere på de sociale botilbud på det specialiserede socialområde oplever i dag, at de bliver mødt med stadig flere krav om at dokumentere deres arbejde, forklarer Lars Sjøblom:

– For ikke at "drukne" i dokumentationskravene, som stilles fra myndigheder, ledere, pårørende, borgere og egne kolleger, er der behov for at foretage en prioritering. Der skal sættes rammer for dokumentationen, ligesom der skal angives en retning for dokumentationen, hvis man vil opnå effektive botilbud på det specialiserede socialområde.

Se video: Kommunernes tre veje til effektiv drift

Dokumentation skal give mening

Desværre er det ikke alle steder, at der er retning eller rammer for dokumentationen:

– Mange medarbejdere i social- og sundhedssektoren udfører dokumentationsopgaver, som de oplever som meningsløse.

Fx oplever mange medarbejdere i dag, at de skal dobbeltregistrere oplysninger, og at registreringerne skal foretages flere steder i flere forskellige systemer, ligesom de sjældent selv får gavn af de registrerede oplysninger.

Samtidig ved vi fra en række undersøgelser, at en reduktion i de meningsløse dokumentationskrav kan have en række positive afledte effekter på arbejdsmiljøet ved at mindske stress og dermed antallet af sygedage blandt medarbejdere, siger Lars Sjøblom:

– Derfor er det meget vigtigt at igangsætte en proces, hvor der laves en screening af den dokumentation, medarbejdere foretager, for at sikre, at dokumentationsmetoderne er effektive, og at selve dokumentationen er brugbar, relevant, fagligt forankret og bidrager til øget faglig kvalitet, siger Lars Sjøblom, der til gengæld tror, at der er store effektiviseringsgevinster at hente, hvis man får tilrettelagt sin dokumentation rigtigt:

– Alene anvendelsen af et fælles fagligt sprog på arbejdspladsen har et meget højt effektiviseringspotentiale, da det fælles sprog sikrer et fælles fagligt fokus og en fælles forståelse vedrørende det, der dokumenteres.

Når medarbejdere på det effektive botilbud opnår samme faglige forståelse, skal den enkelte medarbejder ikke anvende så meget tid på formuleringen i dokumentationen, og modtageren, der læser dokumentationen, vil straks forstå "budskabet".

Dette betyder også, at der bruges væsentligt mindre tid på tolkninger og dialog om den faglige dokumentation, fastslår Senior Product Manager, Lars Sjøblom, EG Digital Welfare.