Traditionelt har regionernes lønsystemer været betragtet som basissystemer, der skulle sikre de mange medarbejderes løn til tiden. Men der er sket et skifte: Der bliver stillet flere krav til organiseringen og fleksibiliteten. Læs her, hvad det har af betydning for dig og lønadministrationen i din region.
Regionernes lønsystemer er ikke bare et system til at håndtere basisopgaver. Det er (eller bør være) et visionært og strategisk værktøj, hvis man spørger Allan Jepsen, CEO, EG Silkeborg Data
- Det store fokus, der har været på effektivitet af den offentlige sektor, betyder, at regionerne i stigende grad ser deres lønsystem som en brik i et større digitalt økosystem, der typisk omfatter regionens vagtplansystem, økonomisystem og HR-systemer, ligesom lønsystemet skal kunne interagere med en række andre fagsystemer fx i forbindelse med dataanalyse, forklarer Allan Jepsen og fortsætter:
-Det handler derfor ikke kun om løn til tiden, men også om muligheden for at anvende data til beslutningsstøtte. Regionerne er blevet meget opmærksomme på de strategiske muligheder i deres lønsystem og på data-analyse.
Læs også: Regionerne er blevet mere professionelle på lønområdet
Lønsystemet er også blevet interessant for en række andre medarbejdere i den regionale organisation, og dermed er lønsystemet er gået væk fra blot at være et mellemværende mellem lønkontoret og den enkelte medarbejder.
Regionens topledelse har fx brug for lønsystemet for at kunne trække data ud, der giver overblik og beslut-ningsstøtte, når organisationen skal styres effektivt. De daglige brugere i lønkontoret ser efter en løsning, hvor det er let at udføre arbejde uden at skulle indtaste samme data flere gange. Og lønspecialisten efterspørger avancerede værktøjer til simulering og dataanalyse.
- Det er bare tre eksempler på, at data i regionens lønsystem betyder stadigt mere for flere ansatte, mener Allan Jepsen, der også ser det som forklaringen på, at de offentlige lønsystemer er under hastig udvikling.
- Den helt store forandring ligger nok i, at lønsystemet i dag skal kunne meget mere, og at det samtidig skal være ekstremt fleksibelt og understøtte den enkelte regions organisering.
Hvis man er medarbejder på det centrale lønkontor, skal man som lønspecialist have mulighed for at kunne gå helt i dybden med løn- og personaleoplysningerne på en effektiv måde.
- Den lønansvarlige skal kunne lave kontroludtræk, der giver overblik, og systematiske opsætninger, der gør det let at finde fejl og mangler i den enkeltes oplysninger – blandt andet med udgangspunkt i fx efterreguleringslister, sygefraværslister, negative lønsedler og meget andet.
For den decentrale leder er behovet derimod ofte et helt andet. Her er lønsystemet sjældent det primære værktøj, så det skal være let at anvende, når hun skal bruge det. Lederen skal fx kunne komme af med de oplysninger, der er nødvendige i forbindelse med en ansættelse, ændring i ansættelser eller fratrædelse.
- Hvis et lønsystem skal give mening for den decentrale leder, skal løsningen kunne tilpasses, så der fx kun gives adgang til de dele, som giver mening – og det kan variere meget alt efter, hvilken snitflade der er i orga-nisationen, siger Allan Jepsen.
I rapporten "Regionernes administrative ressourceforbrug 2007-2016 (download fil)" så Økonomi- og Indenrigsministeriet og Finansministeriet nærmere på udviklingen i det administrative ressourceforbrug.
Her fremhæver de blandt andet, at der er betydelige forskelle mellem de danske regioners ressourceforbrug, når det handler om administration. Og dermed indikerer ministerierne også, at der kan ligge et effektiviseringspotentiale i regioner med en høj administrationsandel. Det kan dog også kan dække over en organisering og arbejdsdeling, hvor det sundhedsfaglige personale i højere grad aflastes fra administrativt arbejde.
- Analysen gælder stadig derhen, at de organisatoriske valg, som regionerne træffer, stadig har stor betydning for effektiviteten – og dermed også i sidste ende omkostningsniveauet. Og der er et behov for at inddrage fx det sundhedsfaglige personale og gøre det nemt for at indberette timer, afregne kørsel m.m., siger Allan Jepsen.
Et regionalt lønsystem skal derfor kunne understøtte den regionale organisering af lønopgaven, der overordet set er organiseret på tre niveauer:
1. niveau
Centralt løn- og økonomikontor, evt. opdelt i en eller to enheder.
2. niveau
Mellemniveau med ordninger, hvor de administrative medarbejdere samles i ét administrativt fællesskab på tværs af decentrale institutioner.
3. niveau
Decentralt på de enkelte institutioner som sygehuse og sociale tilbud.
Netop muligheden for at understøtte organiseringen spiller derfor en stor rolle for regionerne og dermed også lønsystemerne, mener Allan Jepsen:
- Regionerne gør meget for at strømline organisationen og sikre sammenhæng mellem deres systemer, og det har naturligvis også betydning for leverandørerne, der i langt højere grad end tidligere skal levere lønsystemer, der har en bred vifte af integrationer. Lønsystemet skal passe ind i de konkrete system-landskaber og ikke mindst være i stand til at understøtte arbejdsgangene i regionerne, som til tider er komplekse.
Heldigvis er det en opgave, hvor regionerne og vi som leverandør har samme mål: Vi skal minimere arbejdet med lønadministration, så pengene i stedet kan bruges der, hvor de gør bedst gavn – for eksempel på mere sundhedspersonale, stadig mere avancerede behandlingsformer og på ny medicin, slutter Allan Jepsen.
Er du interesseret i få fat i de nyeste tendenser inden for effektiv og strategisk lønplanlægning, der kan spare regionen millioner af kroner? Download vores dybdegående whitepaper her:
Læs også: Det traditionelle regionale lønkontors dage er talte
Lønudgifterne fylder godt på regionens budget, og samtidig er lønadministrationen en af de mest komplicerede administrative opgaver. For mange regioner er lønadministration derfor i stigende grad blevet en strategisk opgave.
I dette whitepaper kan du læse om udviklingen i synet på lønområdet og trends i design af de kommunale lønadministrationer.
... medfører mindre sygefravær, overskud hos personalet og gladere patienter.
Vagtplanlægning i sundhedsvæsenet er ikke et administrativt bijob. Det er en vigtig opgave, der, hvis udført rigtigt, medfører optimeret drift, højere medarbejdertilfredshed og gladere patienter. Derfor bør ledelsen sætte vagtplanlægning øverst på agendaen.
Læs mere
...også din region - løsningen hedder succesfuld vagtplanlægning
Vagtplansystemer inden for blandt andet sundhed, omsorg og det socialpædagogiske område skal i de kommende år håndtere store ændringer i arbejdsmarked, økonomi og kompetencebehov. Læs her, hvordan du tager hånd om den udfordrende udvikling.
Læs mere
...når de planlægger medarbejdernes arbejde
Strategisk vagt- og ressourceplanlægning en kunstart. Både patienter, læger og alle øvrige behandlere skal være på det rigtige sted på samme tid. Vagtplanlægningsekspert og CEO Tobias Bøggild-Damkvist fra Rato.Blue ApS har haft lejlighed til at analysere arbejdet med vagtplanlægning i de nordiske lande i forbindelse med udarbejdelse af en række rapporter om emnet. Få hans vigtigste pointer her.
Læs artikel
...på danske hospitaler kræver nyt mindset
Vagtplanlægning og arbejdstids-tilrettelæggelse er helt centrale discipliner, hvis de danske regioner og deres hospitaler skal sikre god patientbehandling. Kernen af planlægningen er nemlig at sikre de rette personer med de rigtige kompetencer – og tilstrækkeligt af dem præcis på den tid og det sted, som er nødvendig i forhold til borgernes tryghed og patienternes behov.
Læs mere
Udviklingen inden for regionale lønsystemer går i retning mod mere selvbetjening, bedre brugertilpasning og intuitive flow, mener Region Hovedstadens enhedschef. I 2025 vil der formentlig slet ikke være noget, der hedder lønadministration.
Regionerne kom til verden i 2007 uden at være nødt til at starte fra scratch. Med sig i bagagen havde medarbejderne mange års erfaring fra amterne med at køre løn for mange medarbejdere med vidt forskellige overenskomster.
Læs artiklen her
Tre faktorer driver udviklingen i regionens administration, når det kommer til vagtplanlægning og lønadministration. Det er naturligvis økonomien, og så organisationen og de digitale muligheder. Og det er stærke kræfter, der sætter turbo på udviklingen, mener Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG Public Sales.
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager, Øst
Anders Tuff
