Tysk sundhedsudbyder udskifter vagtplansystem: Optima gør det lettere at tiltrække og fastholde medarbejdere

Den tyske sundhedsudbyder ATEGRIS GmbH er i fuld gang med at udskifte sit nuværende vagtplansystem med Optima, der fra midten af 2022 rulles ud på organisationens 13 faciliteter til ca. 3.000 medarbejdere.

- Vi ledte egentlig ikke aktivt efter en ny løsning, for vi havde et vagtplansystem, som vi kunne leve med, forklarer Dr. Martin Kuhrau, der er IT-chef:

- Men vi drømte om et system, der ikke kun dækkede sygepleje, men alle personalegrupper på vores hospitaler- og gerne inden for én grænseflade.

Grundlæggende ønskede vi et værktøj, der hurtigt kunne vise alle de nødvendige oplysninger, så vi kan reagere hurtigt og effektivt på ikke-planlagte situationer. Med Optima fik vi pludselig muligheden for at få opfyldt vores ønsker og få lukket mange huller i vagtplanen. Så efter en grundig undersøgelse af mulighederne på markedet, besluttede vi os for at skifte system.

ATEGRIS er en privat sundhedsudbyder, der leverer sundhedsydelser og sundhedsuddannelser fra to sygehuse, en række specialiserede sundhedsklinikker og et hospice til borgere i Mülheim og Oberhausen i den tyske delstat Nordrhein-Westfalen.

Retfærdighed og gennemsigtighed

For IT-chefen handler valget af Optima i første omgang om retfærdighed og gennemsigtighed over for medarbejderne:

- Hvis du spørger det klinisk personale, hvad der generer dem mest ved deres job, så er det ikke overarbejde eller at arbejde iført maske. Så er det usikkerheden med hensyn til planlægningen af fritiden, forklarer Martin Kuhrau:

- At man altid kan blive kaldt på arbejde, fordi vagtplanlægningen ikke er pålidelig, sætter en reel begrænsning for din livskvalitet. Bl.a. derfor skal arbejdsgiverne lægge vægt på at skabe gode arbejdsbetingelser, hvis de vil undgå at medarbejderne søger andre steder hen. Her i Ruhr-området har vi 30 konkurrerende hospitaler alene i den umiddelbare nærhed. Så vi oplever Optima som en kæmpe fordel, når vi taler om at fastholde og rekruttere personale, siger IT-chefen.

Med mobil-appen, der i Tyskland naturligvis hedder MeinOptima, har personalet adgang til deres vagtlister via deres smartphones, så de kan se vagtplansændringer eller fraværsanmodninger, uanset om de ligger på sofaen derhjemme eller står midt i opgaverne på arbejdet.

Den mulighed har især de yngre medarbejdere været begejstret for, og det er vigtigt, mener IT-chefen, for på en arbejdsplads som ATEGRIS skal man kunne håndtere fravær og ændringer i vagtplanen med kort varsel:

- Du kommer aldrig foran situationen - du løber altid efter den, kæmper for at udfylde hullerne. Og så risikerer du som afdelingsleder at trække på de mangeårige medarbejdere, der altid træder til. Fra medarbejdernes perspektiver er det bare alt andet end fair eller gennemsigtigt. Det er i den slags situationer, at spørgsmål om work-life balance, retfærdighed og tilliden til vagtplanlægningen dukker op i personalegruppen igen og igen, siger Martin Kuhrau.

Økonomien spillede sekundær rolle

Skiftet fra det nuværende system til Optima giver også ATEGRIS en økonomisk fordel, da det sparer de administrative medarbejdere for en del tid, idet op til 80 procent af vagterne kan planlægges automatisk i fremtiden. Men spørgsmålet om besparelser var ikke det vigtigste for Martin Kuhrau, da beslutningen om at vælge Optima blev truffet:

- Vi besluttede os for at skifte vagtplansystem, fordi vi forventede at opnå en fordel i konkurrencen om personalet. Nu kan vi bruge eller omplacere ressourcerne, til de steder, hvor der er brug for dem, og derfor regner vi også med at opnå en større medarbejdertilfredshed og øget kvalitet. Besparelser - både hvad angår omkostninger og tid - er foreløbig kun sekundært for os.

Vigtig at planlægge overgangen

Hvis man står midt i overvejelserne om at udskifte et eksisterende vagtplansystem med Optima, er det vigtigt at tænke over processen.

- Hvis man allerede har et andet vagtplansystem, skal man overveje, hvordan man implementerer det nye system og sikre, at overgangen glider så glat som muligt. Vi har taget implementeringen i bølger, hvor de forskellige personalegrupper løbende er kommet over på Optima – hver gruppe på en bestemt fastlagt dato. Det er organisatorisk og logistisk komplekst, og det kræver en eller to interne medarbejdere i huset, der kender din organisation, afdelinger og arbejdsprocesser, som kan hjælpe med at styre implementeringsprocessen. Ingen softwareleverandør kan gøre det uden hjælp.

Læs mere om ATEGRIS GmbH