22. september 2020

Paradigmeskifte for lønadministration i regionerne

Traditionelt har regionernes lønsystemer været betragtet som basissystemer, der skulle sikre de mange medarbejdere (med vidt forskellige overenskomster og aftaler) løn til tiden – helst uden for mange fejl. Men der er sket et skifte: Der bliver stillet flere krav til organiseringen og fleksibiliteten. Læs her, hvad det har af betydning for dig og lønadministrationen i din region.

Regionernes lønsystemer er ikke bare et system til at håndtere basisopgaver. Det er (eller bør være) et visio-nært og strategisk værktøj, hvis man spørger Jakob Bækgaard Riis, der er direktør i EG SD Payroll.

- Det store fokus, der har været på effektivitet af den offentlige sektor, betyder, at regionerne i stigende grad ser deres lønsystem som en brik i et større digitalt økosystem, der typisk omfatter regionens vagtplansystem, økonomisystem og HR-systemer, ligesom lønsystemet skal kunne interagere med en række andre fagsystemer fx i forbindelse med dataanalyse, forklarer Jakob Bækgaard Riis og fortsætter:

-Det handler derfor ikke kun om løn til tiden, men også om muligheden for at anvende data til beslutningsstøt-te. Regionerne er blevet meget opmærksomme på de strategiske muligheder i deres lønsystem og på data-analyse.

Mange flere interessenter

Lønsystemet er også blevet interessant for en række andre medarbejdere i den regionale organisation, og dermed er lønsystemet er gået væk fra blot at være et mellemværende mellem lønkontoret og den enkelte medarbejder.

Regionens topledelse har fx brug for lønsystemet for at kunne trække data ud, der giver overblik og beslut-ningsstøtte, når organisationen skal styres effektivt. De daglige brugere i lønkontoret ser efter en løsning, hvor det er let at udføre arbejde uden at skulle indtaste samme data flere gange. Og lønspecialisten efter-spørger avancerede værktøjer til simulering og dataanalyse.

- Det er bare tre eksempler på, at data i regionens lønsystem betyder stadigt mere for flere ansatte, mener Jakob Bækgaard Riis, der også ser det som forklaringen på, at de offentlige lønsystemer er under hastig udvik-ling.

- Den helt store forandring ligger nok i, at lønsystemet i dag skal kunne meget mere, og at det samtidig skal være ekstremt fleksibelt og understøtte den enkelte regions organisering.

Regionernes lønsystemer skal være fleksible

Hvis man er medarbejder på det centrale lønkontor, skal man som lønspecialist have mulighed for at kunne gå helt i dybden med løn- og personaleoplysningerne på en effektiv måde.

- Den lønansvarlige skal kunne lave kontroludtræk, der giver overblik, og systematiske opsætninger, der gør det let at finde fejl og mangler i den enkeltes oplysninger – blandt andet med udgangspunkt i fx efterregule-ringslister, sygefraværslister, negative lønsedler og meget andet.

For den decentrale leder er behovet derimod ofte et helt andet. Her er lønsystemet sjældent det primære værktøj, så det skal være let at anvende, når hun skal bruge det. Lederen skal fx kunne komme af med de op-lysninger, der er nødvendige i forbindelse med en ansættelse, ændring i ansættelser eller fratrædelse.

- Hvis et lønsystem skal give mening for den decentrale leder, skal løsningen kunne tilpasses, så der fx kun gives adgang til de dele, som giver mening – og det kan variere meget alt efter, hvilken snitflade der er i orga-nisationen, siger Jakob Bækgaard Riis.

Ændret organiseringen stiller nye krav

I rapporten "Regionernes administrative ressourceforbrug 2007-2016 (download fil)" så Økonomi- og Indenrigsministeriet og Finansministeriet nærmere på udviklingen i det administrative ressourceforbrug.

Her fremhæver de blandt andet, at der er betydelige forskelle mellem de danske regioners ressourceforbrug, når det handler om administration. Og dermed indikerer ministerierne også, at der kan ligge et effektivise-ringspotentiale i regioner med en høj administrationsandel. Det kan dog også kan dække over en organisering og arbejdsdeling, hvor det sundhedsfaglige personale i højere grad aflastes fra administrativt arbejde.

- Analysen gælder stadig derhen, at de organisatoriske valg, som regionerne træffer, stadig har stor betydning for effektiviteten – og dermed også i sidste ende omkostningsniveauet. Og der er et behov for at inddrage fx det sundhedsfaglige personale og gøre det nemt for at indberette timer, afregne kørsel m.m., siger Jakob Bækgaard Riis.

Tre niveauer med forskellige behov

Et regionalt lønsystem skal derfor kunne understøtte den regionale organisering af lønopgaven, der overordet set er organiseret på tre niveauer:

1. niveau

  • Centralt løn- og økonomikontor, evt. opdelt i en eller to enheder.

2. niveau

  • Mellemniveau med ordninger, hvor de administrative medarbejdere samles i ét admini-strativt fællesskab på tværs af decentrale institutioner.

3. niveau

  • Decentralt på de enkelte institutioner som sygehuse og sociale tilbud.

Netop muligheden for at understøtte organiseringen spiller derfor en stor rolle for regionerne og dermed også lønsystemerne, mener Jakob Bækgaard Riis:

- Regionerne gør meget for at strømline organisationen og sikre sammenhæng mellem deres systemer, og det har naturligvis også betydning for leverandørerne, der i langt højere grad end tidligere skal levere lønsyste-mer, der har en bred vifte af integrationer. Lønsystemet skal passe ind i de konkrete system-landskaber og ikke mindst være i stand til at understøtte arbejdsgangene i regionerne, som til tider er komplekse.

Heldigvis er det en opgave, hvor regionerne og vi som leverandør har samme mål: Vi skal minimere arbejdet med lønadministration, så pengene i stedet kan bruges der, hvor de gør bedst gavn – for eksempel på mere sundhedspersonale, stadig mere avancerede behandlingsformer og på ny medicin, slutter Jakob Bækgaard Riis.

Er du interesseret i få fat i de nyeste tendenser inden for effektiv og strategisk lønplanlægning, der kan spare regionen millioner af kroner? Download vores dybdegående whitepaper her:

Læs mere om regional lønadministration her