02. oktober 2020

Det traditionelle regionale lønkontors dage er talte

Udviklingen inden for regionale lønsystemer går i retning mod mere selvbetjening, bedre brugertilpasning og intuitive flow, mener Region Hovedstadens enhedschef. I 2025 vil der formentlig slet ikke være noget, der hedder lønadministration.

Regional lønadministration går mod større forretningsunderstøttelse

Udviklingen inden for lønsystemer går i retning mod skræddersyede systemer, fuld integration mellem moduler og mere forretnings- og procesunderstøttelse, mener Region Hovedstadens enhedschef Mette Keis Jepsen.

”Lønadministrationen har taget sine første skridt ud af de gamle sorte billeder med deres utallige kommandoer. De må gerne dø fuldstændig. Det er dog stadig ikke lykkedes at få alle systemerne helt i den retning – fx er der endnu ikke fuld procesunderstøttelse for lønmedarbejderne”, siger Mette Keis Jepsen og tilføjer, at udviklingen har udfordret brugerne på deres kompetence:

”Før vidste de, hvad alle kommandoerne betød – i dag skal man i højere grad fortælle medarbejderne, hvordan arbejdet skal udføres.”

Fremtidens lønsystem er skræddersyet og har fuld integration

Udviklingen har medført større pres på at få fuld integration mellem modulerne. Det nytter ikke, at der går et døgn, hvor systemerne skal opdateres, før man kan begynde at arbejde videre med folk et andet sted, når en medarbejder er blevet ansat. Vi mangler desuden stadig en del integration på outputsiden og ved beregning af løn, hvis systemerne skal være tidssvarende, siger Mette Keis Jepsen.

Hun forventer desuden, at der kommer større efterspørgsel efter værktøjer, der er skræddersyet til de brugere, der rent faktisk skal bruge systemerne. Specialisterne – f.eks. løn- og personalemedarbejderne – skal arbejde i andre brugergrænseflader end almindelige medarbejdere. Nogle foretrækker app-løsninger, andre skal have løsninger, de kan søge viden i, og nogle skal arbejde specifikt med barselshåndtering.

”Jeg er særligt begejstret for systemer, der tilpasser sig min brug af systemet. Jeg bør jo ikke blive ved med at se de 10.000 undermenuer, som jeg stort set aldrig bruger. Det stiller vi i stigende grad krav til i vores udbud”, fortæller Mette Keis Jepsen og tilføjer, at det også er vigtigt at få systemer og data ud til alle brugere – fx ved brug af cloud-løsninger. Det har regionen netop gjort med alle sine vagtplanlægningsdata.

Enhedschefens ønskeliste til det regionale lønkontor anno 2025

I fremtiden kommer medarbejderne efter Mette Keis Jepsens overbevisning til i stigende grad selv at registrere deres løndata, så lønadministrationen decentraliseres, og så vil der være en regelmotor, som tager sig af alt det andet. Løn- og ansættelsesrådgivere vil træde til de steder, hvor noget ikke giver sig selv, fx i forhold til pension, arbejdssted og skat.

”I 2025 – eller måske i årene umiddelbart efter – tror jeg ikke længere, vi har noget, der hedder lønadministration”, siger Mette Keis Jepsen, som ser fremtidens lønkontor som en global business unit – en slags smeltedigel med medarbejdere fra forskellige teams, men med en fælles forståelse for fx regnskab, logistik og HR.

”En del kører allerede sammen, men vi kan sagtens gøre det i endnu højere grad. Det ville fx være smart, hvis de data, vi har om patienter i Sundhedsplatformen, kunne køres sammen med vores vagtplan. Og vi kan kigge på, hvordan man rådgiver på lønområdet, og hvordan vi i samarbejde med regnskabsafdelingen bedre kan understøtte controllerens arbejde.”

Mette Keis Jepsen understreger dog, at den udvikling kræver, at regionens løn- og personalekonsulenter bliver uddannet til det. Mange har over 25 års erfaring fra den traditionelle lønverden, og derfor er der mange ting, der skal aflæres og læres på ny. Blandt andet skal de opnå en forståelse af, hvordan systemerne hænger sammen, og hvilke data der flyder mellem dem.

6 vigtige trends inden for lønadministration

Mette Keis Jepsen fremhæver 6 trends, som hun tror kommer til at tegne den regionale lønadministration i fremtiden:

  1. Selvbetjening: Medarbejderne registrerer selv deres løndata i selvbetjeningsløsninger, så data altid fødes ved kilden.

  2. Intuitivt flow: Medarbejdere efterspørger i stigende grad systemer, der er intuitive, og som guider dem igennem registreringsprocessen, så de ikke er i tvivl om noget undervejs. Det mindsker risikoen for fejlregistreringer øger effektiviteten.

  3. Fritstående regelmotor: Regelmotoren skal være tilstrækkeligt løst koblet til andre systemer, så kunden kan opbygge sine egne workflows.

  4. Tilgængelighed: Systemer og data skal nå ud til alle brugere – fx ved brug af cloud-løsninger.

  5. Brugertilpasning: Forskellige typer af brugere ønsker forskellige brugergrænseflader til de behov, der er særlige for dem.

  6. Sømløshed: Systemer og moduler skal spille sammen – ikke kun funktionelt, men også visuelt, så brugeren oplever at være i en fælles løsning.

Dermed forudser Mette Keis Jepsen en fremtid med større forretningsintegration og enklere systemer, der, selvom de måske kommer til at medføre et behov for omskoling, vil være enklere, fordi de er bedre tilpasset den enkelte bruger. Sammen med udbredelsen af cloud-løsninger vil det bringe systemerne ud til medarbejderne i hele organisationen.

Læs mere om regional lønadministration her