06. oktober 2020

Analyse: Kommuner bør gøre op med siloerne, når de planlægger medarbejdernes arbejde

Strategisk vagt- og ressourceplanlægning er en kunstart. Både borgere, patienter og behandlere skal være på det rigtige sted på samme tid. CEO Tobias Bøggild-Damkvist fra Rato.Blue ApS har haft lejlighed til at analysere arbejdet med vagtplanlægning i de nordiske lande i forbindelse med udarbejdelse af en række rapporter om emnet. Få hans vigtigste pointer her.

Farvel til silotænkning.

Hvis ressourcerne i kommunerne skal udnyttes optimalt, må ledelsen tage et nødvendigt opgør med den eksisterende silotænkning inden for faggrupper og afdelinger.

I Danmark lægger man ofte fremmøde-planer for hver enkelt faggruppe og desværre også isoleret for hver enkelt afdeling, hvilket man fx ser på de regionale hospitaler:

– I praksis hænger det slet ikke sammen med det moderne sygehus' behov, hvor den effektive indsats omkring en borger typisk afhænger af et højt specialiseret team, der skal supplere hinanden i situationen og være på rette tid og sted, mener CEO i Rato.Blue ApS Tobias Bøggild-Damkvist, der er ophavsmanden bag analysen af udviklingstendenser inden for strategisk vagtplanlægning.

Et klassisk resultat af den manglende koordinering er en situation, hvor lægen er på konference og fraværet ikke er blevet meldt ud til sengeafsnittet eller resten af lægegruppen, hvilket fører til, at udskrivninger forsinkes og indlæggelser forlænges unødigt.
En situation, ingen er tjent med.

Læs også: Økonomi og kompetencemangel udfordrer kommunen – løsningen hedder succesfuld vagtplanlægning

Skæve prioriteringer i planerne

Planlægning bærer på mange sygehuse også præg af at være foretaget decentralt, det vil sige helt ude i den operative enhed. Og lægernes ønsker og behov prioriteres ofte i planlægningen, hvor mange faggrupper skal arbejde tæt sammen, hvis de skal have succes med opgaveløsningen, fx i forbindelse med en kompliceret operation.

– I sidste ende forringer den manglende koordination mellem faggrupperne og på tværs af enhederne derfor den organisatoriske kapacitet, siger Tobias Bøggild-Damkvist.

Læs artikel: Statiske vagt- og ressourceplaner dræber sundhedsvæsenet

Kræv bedre planlægningsværktøjer til kommuner og regioner

For Tobias Bøggild-Damkvist består en del af løsningen i at stille større krav til de digitale planlægningsværktøjer, som bliver stillet til rådighed for vagtplanlæggere og koordinatorer på plejehjemmene, skolerne, sygehusene osv.

– I dag er det faktisk muligt at få løsninger, der integrerer den tværgående planlægning og styring, og som gør op med den traditionelle funktions- og fagopdelte planlægning. Det betyder, at både ledere og planlæggere kan få en langsigtet oversigt og en dag-til-dag-oversigt over bemanding og arbejdsbelastning på tværs af faggrupper og enheder. I sidste ende betyder det ikke alene mere realistiske og bedre koordinerede vagtplaner – det kan også reducere udgifter i millionklassen til overtid, vikarforbrug og sygefravær på sygehusene, afslutter Tobias Bøggild-Damkvist.

Læs også: Strategisk vagtplanlægning i kommunen medfører mindre sygefravær, mere overskud hos personalet og gladere patienter