Strategisk vagtplanlægning i kommunen medfører mindre sygefravær, mere overskud hos personalet og gladere patienter

Vagtplanlægning inden for sundhedsområdet er ikke et administrativt bijob. Det er en vigtig opgave, der, hvis udført rigtigt, medfører optimeret drift, højere medarbejdertilfredshed og gladere patienter. Derfor bør ledelsen sætte vagtplanlægning øverst på agendaen.

Hvordan fungerer planlægning og styring af personaleressourcer på i de danske kommuner?

Det er et spørgsmål, som de seneste år er blevet grundigt behandlet i rapporter fra Rigsrevisionen, i inspirationskataloger, i casestudier og pilotprojekter i kommuner og regioner.

Skal man sammenfatte svaret i punktform kunne det lyde sådan her:

• Vi siger, at borgernes behov er styrende.
• Vi tror, at det er budgettet, som lægger rammerne.
• Vi kopoerer og viderefører i virkeligheden blot gamle planer.

Resultatet er for det første frustrerede borgere, som ikke oplever at få den hjælp, de har behov for.

For det andet fører det til pressede og nedslidte medarbejdere, som oplever hele tiden at skulle løbe lidt stærkere.

For det tredje får vi afdelinger og institutioner, som ikke kan få budgetterne til at hænge sammen og konstant må spare.

Men hvorfor er det sådan – og skal det være sådan?

Læs også: Kommunerne ændrer syn på løn- og vagtplanlægning

Vagtplanlægning er en kompleks opgave

Vagtplanlægning og ressourcestyring i det offentlige er en kompleks opgave, som kræver ledelsesmæssigt fokus, tydelige prioriteringer og de rigtige hjælpemidler. Og det bør derfor være et vigtigt fokusområde for danske kommuner.

Det er ikke et administrativt bijob at sikre, at et tilstrækkeligt antal medarbejdere med de rette kompetencer er til stede, når borgere har behov.

Det er en yderst vigtig opgave for den faglige ledelse. HR-chefen skal sikre sig, at kommunen har de rette medarbejdere med de rette kompetencer. Budgetchefen skal holde øje med at omkostningsniveauet ikke pludselig stiger, og vagtplanlæggeren skal fokusere på aktivitetsbehovet fremfor den enkelte medarbejder, når planerne skal lægges.

Vagtplanplanlægning og ressourcestyring har gennem de seneste år heldigvis fået en markant større ledelsesmæssig og politisk opmærksomhed.

Et godt eksempel er Region Nordjylland, der siden regionens oprettelse i 2007 løbende har arbejdet med organisationsudvikling og digitalisering. Regionen har blandt andet etableret et regionalt kompetencecenter med medarbejdere, der samler og professionaliserer regionens driftskompetencer inden for bl.a. løn og personale, praksisafregning, regnskab, indkøb og patientbefordring.

– Selvom vi har været i gang i flere år, er der stadig brug for nytænkning, fordi vi løbende stræber efter at løse vores opgaver bedre og billigere.

Her er en ændring af den klassiske struktur med adskilte afdelinger til fx økonomi, regnskab, løn og teknik i de offentlige forvaltninger ikke nødvendigvis hensigtsmæssig, mener centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, Center for Administration i Region Nordjylland.

Samtidig tager kommunerne og regionerne en række nye digitale værktøjer i brug for at understøtte arbejdet, heriblandt en ny generation af vagtplansystemer, hvor vagtplanlæggeren kan håndtere kompleksiteten i den tværgående planlægning og undgå uhensigtsmæssighederne i den traditionelle og regeldrevne funktions- og fagopdelte planlægning. I stedet kan de hellige deres opmærksomhed på at finde de rette kompetencer til at løse de kommende opgaver.

På den måde får ledere og planlæggere både en langsigtet og en dag-til-dag-oversigt over bemanding og arbejdsbelastning på tværs af faggrupper og enheder, der sikrer, at de rette kompetencer er til stede på rette tid og sted. Og så reducerer de ovenikøbet unødvendige omkostninger til spildtid, overtid og vikarer.

De nye løsninger løser også en anden udfordring: I dag planlægger mange organisationer i etager – lokalt og ofte uden hensyn til andre afdelinger og forvaltningers kapacitet og behov. De enkelte afdelingers vagtplanansvarlige lægger en grundplan, der definerer, hvornår den enkelte medarbejder skal arbejde med udgangspunkt i de timer, som en medarbejder er ansat til at præstere.

– De nye systemer vender planlægningsrutinen på hovedet. Planlægningen sker i stedet med udgangspunkt i normeringen og de opgaver, der skal varetages, forklarer direktør Carsten Mathiassen, Ressource Management, EG Silkeborg Data og tilføjer:

– Allerede når vagterne planlægges, får planlæggeren overblik over omkostningerne og mulighed for at optimere planen ud fra en økonomisk betragtning, uden at gå på kompromis med faglighed og kvalitet.
Ledelsen får et unikt overblik over planlagte og kommende opgaver og ikke mindst prisen for at få løst opgaverne.

De nye vagtplansystemer er et vigtigt skridt i den rigtige retning. Men i vagtplanlægning og ressourcestyring finder du ikke genveje, snuptag og nemme politiske løsninger.

Det er krævende at lave en aktivitetsbaseret bemandingsplan og sikre koordinering på tværs af faggrupper og enheder. Det er krævende at prioritere mellem patientbehov, medarbejdere, lovgivning og økonomi, men på samme måde som med pleje og ny medicin er det en prioritering, der skal træffes.

Men der ligger et stort og uforløst potentiale i vagtplanlægning.

Færre udgifter til afløsere – mindre sygefravær

Løser man opgaven rigtigt, er der et stort potentiale i strategisk vagtplanlægning og ressourcestyring. Du kan øge medarbejdertilfredsheden og hjælpe flere borgere og patienter uden at gå på kompromis med patientsikkerhed, arbejdsmiljø eller økonomi:

– Med vores løsning EG Optima Afløser understøtter vi fx en mere effektiv proces, der kan reducere udgifter til afløsere med op til 20 procent, ligesom en bedre planlægning kan medføre 5-10 procent mindre sygefravær, forklarer direktør Carsten Mathiassen, Ressource Management, EG Silkeborg Data.

Hvis man ser på erfaringerne fra udlandet, kan vi fremhæve New South Wales i Australien, hvor man med succes har implementeret nye strategier til planlægning og styring af vagter og arbejdstid for mere end 130.000 ansatte i sundhedsvæsenet.

Det har givet mærkbare forbedringer i rettidighed, kvalitet og effektivitet i forbindelse med vagtplanlægning.

Blandt andet kan vi fremhæve følgende resultater:

• 8 % mindre brug af sygepleje-vikarbureauer som følge af mere proaktiv planlægning af personalebehovet og forbedrede rekrutteringsstrategier
• En reduktion på 8,86 FTE til midlertidigt ansat personale ved at udnytte de fastansattes ressourcer bedre.
• 2, 9% færre udgifter til overtidsbetaling til sygeplejersker, takket være en mere proaktiv tilgang til styring af ledige stillinger på udvalgte afdelinger
• 2 % færre omkostninger til ferie og orlov på grund af bedre planlægning
• 3704 færre orlovsdage på grund af en mere proaktiv orlovsplanlægning
• Hurtigere offentliggjorte vagtplaner: Fra i gennemsnit to dage i forvejen til seks dage i forvejen.

Resultaterne er skabt ved at tage nye digitale værktøjer i brug, som også danske kommuner og regioner planlægger at implementere i den nærmeste fremtid med målet om at opnå et lignende udbytte.

Det samme gør sig gældende på Northern Lincolnshire and Goole NHS Foundation Trust i England, hvor man har opnået store besparelser ved at digitalisere arbejdet med vagtplanlægning:

– På tværs af 10 afdelinger kan vi påvise gennemsnitsbesparelser på £60.000 pr. afdeling. Men vi har også forbedret patientplejen ved at anvende vores begrænsede ressourcer bedre og få mere ud af dem, siger Marcus Hassall, finansdirektør, Northern Lincolnshire and Goole NHS Foundation Trust.