27. marts 2020

Sådan opnår du det succesfulde offentlige it-projekt

De succesfulde projekter får langt mindre medietid end de forliste, ligesom vi sjældent spørger om, hvordan man er nået derhen.

Ifølge Claus Olsen, Team Leader hos Omada, er de ideelle rammer forudsætningen for et godt it-projekt. Han har en klar forestilling om, hvordan man bygger de bedste forudsætninger op omkring sit projekt:

- I den bedste af alle verdener er alle projektdeltagere allokeret 100 %, og alle roller er dækket i perioden, hvor projektet står på.

Det øger effektiviteten, fordi man ikke distraheres af en masse andre forpligtelser undervejs. Alle sidder fysisk sammen, og man skaber et inspirerende rum med de faciliteter, deltagerne har behov for – stillezoner, planter, bordfodbold, eller hvad det nu måtte være.

Der sker noget med mennesker, når kemien spiller, og vi lærer hinanden at kende; man fanger fejl og forhindringer i opløbet, man hjælper hinanden og bliver klar til at gå den ekstra mil, når lokummet brænder, siger Claus Olsen, som tilføjer, at en ekstrabonus ved denne projektmodel er, at projektlederens ansvar lettes, fordi de øvrige deltagere i høj grad kører projektet selv.

 

Projektlederen skal forhindre mågeledelse

- Så skal projektlederen egentlig bare sørge for at forhindre mågeledelse, smiler Claus Olsen:

- Det, som nogle ledere gør med at komme flyvende ind i lokalet, skrige op, smide om sig med opgaver og flyve væk igen.

Læs artikel: Selvfølgelighedsledelse blokerer for god ledelse

 

Et godt team er vejen til tillid og goodwill

Kaare Falbe-Hansen, Senior Project Manager hos Lector, er enig og nævner som eksempel et offentligt it-projekt, hvor det væltede ind med fejl, lige inden man skulle gå live.

- Det var et stort projekt, og vi var pressede. Men vi var et godt team, som havde arbejdet meget tæt og koncentreret sammen undervejs, og det havde ført til en stor grad af tillid og goodwill – også på ledelsesplan. Vi stolede på hinanden og delte værdier, og det blev projektets redning.

Der var ingen tvivl om, at situationen var svær, men vi var enige om, at uanset hvad skulle vi finde en løsning sammen. Så fik vi sammen rettet fejlene og kom godt i mål. Faktisk blev projektet så godt, at kunden gik i Computerworld med en historie om det vellykkede projekt, fortæller Kaare Falbe-Hansen.

Læs artikel: Det offentlige bør tænke genbrug, når det køber software

 

Samarbejde gør kontrakten overflødig

Også Claus Olsen ser værdien af et godt, åbent og tillidsfuldt samarbejde mellem kunde og leverandør og tilføjer, at det endda kan have den sideeffekt, at man slet ikke får brug for kontrakten:

- Det kan jo virke ironisk, når man i mange tilfælde har brugt halve og hele år på at udarbejde kontrakten i første omgang. Og – i tilfælde hvor samarbejdet ikke fungerer, og projektet kører skævt – straks bruger kontrakten til at slå hinanden i hovedet med. Det kommer der aldrig noget godt ud af, slår Claus Olsen fast.

Læs artikel: Bod i offentlige it-kontrakter skader mere, end de gavner

 

Agil projektledelse forhindrer skandaler

I stedet bør man arbejde agilt og med begrænset scope, og man bør prioritere en grundig analysefase, siger alle projektledere samstemmende. Her finder man ud af, hvad det rent faktisk er, kunden vil opnå med projektet, og hvad succeskriterierne er.

Kun ved at bryde store projekter ned i mindre moduler, arbejde med dem sideløbende og tidligt bruge mockups og skærmdumps til at vise brugerne, hvor man er på vej hen, har man en chance for at korrigere fejl og misforståelser løbende og dermed undgå de helt store skandaler, hvor flere års arbejde viser sig at være forfejlet eller forældet på forhånd.

Læs artikel: Digitalisering: Sådan styrer du dit projekt fra start til slut

 

Nogle gange er leverandøren den forkerte

Så bliver det også nemmere som kunde at bremse op tidligt og finde en ny leverandør, hvis projektet er på vej til at køre helt af sporet, mener Jakob Juul Rasmussen, som er Managing Director hos Pharma IT:

- Nogle gange er leverandøren bare den forkerte. Man kan forhandle, diskutere og mediere nok så meget, men hvis matchet er helt skævt, står projektet sjældent altid til at redde.

Læs artikel: Digitalisering: Vælg en god teknologi og en troværdig leverandør

Læs artikel: Digitalisering skal løse problemer – ikke skabe dem

Læs mere: Se vores tema om servicedesign