28. oktober 2019

Digitalisering: Sådan styrer du dit projekt fra start til slut

Selv det bedste it-produkt kan fejle, hvis man ikke har forberedt sig godt nok fra begyndelsen.

Digitalt lederskab betragtes af kommunale ledere som den vigtigste forudsætning for at lykkes med digital transformation. Det viser rapporten Digital transformation, hvor QVARTZ og Microsoft undersøger stat, regioner og kommuners vej mod en digital offentlig sektor.

Men lederne er udfordret på tid, rammer og økonomi, fordi de samtidig med en digital innovation skal opretholde effektiv og sikker drift og håndtere hverdagens problemstillinger.

 

Med god organisering er man halvt i mål

I Svendborg imødekommer man denne udfordring ved at prioritere en god opstart. Med en god og klog organisering fra begyndelsen har man nemlig styret sit projekt halvt i mål, mener chefkonsulent, Digitalisering, Lisbet Bogh Sønderby:

- Det handler om at sammensætte den rigtige styregruppe og projektgruppe, ikke at glemme nogen interessenter eller områder og ikke at være bange for at tage for mange ind i projektet, så man undgår at overse noget vigtigt, fortæller Lisbet Bogh Sønderby, som iværksætter en grundig risikoanalyse meget tidligt i processen:

- Det er et meget stærkt værktøj, fordi det helt lavpraktisk med rød, gul og grøn viser, hvor der er ting, vi skal være særligt opmærksomme på. Og så er det en god måde at få ledelsens opmærksomhed – meget bedre end et langt dokument, hvor vi har hældt vand ud af ørerne.

Læs artikel: Digitalisering: Vælg en god teknologi og en troværdig leverandør

 

Saml data ind – bliv klogere – beslut, hvad vi gør

Værdien af en tidlig indsats er også en af grundstenene i Aarhus Kommune, hvor vejen til et succesfuldt projekt ifølge digitaliseringschef Ole Hersted Hansen allerede lægges, før man går i gang med projektet. Her laver man en god foranalyse, der afslører tingenes tilstand ved brug af fx data- og vidensindsamling, overvejelse af risici og massiv inddragelse af brugere:

- Selv det bedste it-produkt kan fejle, hvis du ikke har forberedt dig godt nok fra begyndelsen, og – ikke mindst – forberedt din organisation på de ændringer, det nye system vil medføre. Rigtig ofte er vores digitaliseringsprojekter jo en justering af systemer, der allerede findes og har brugere, der kender dem og er vant til dem. Hvis vi ikke inddrager de brugere helt fra start, risikerer vi at lave et system på baggrund af vores forestillinger og glemme brugernes virkelighed og erfaringer, fortæller Ole Hersted Hansen.

Læs artikel: Digitalisering: Husk både politisk og administrativ opbakning

 

Læg ud med det mindst mulige produkt

I Favrskov har man gode erfaringer med udviklingsteknikken MVP (Minimal Viable Product), hvor princippet er, at man starter med at udvikle det mindste gangbare produkt – en proces, der typisk tager 6-9 måneder. På den måde undgår man at udvikle på et system i fem år for så at ende med at smide det ud, fordi verden ikke har stået stille imens, og produktet derfor er blevet ubrugeligt:

- Tiden er løbet fra de store væg til væg-tæpper. Nu handler det i højere grad om at sammensætte komponenter og services fra forskellige leverandører til et samlet økosystem. Det giver også mulighed for at skifte mindre dele ud på et senere tidspunkt, siger Henrik Brix, it-chef i Favrskov Kommune, som dog pointerer, at teknikken også har begrænsninger:

- Store og tunge systemer, som skal erstattes af nye, er svære at håndtere med MVP. De systemer er som regel ret lukkede og svære at bygge videre på, fordi man ikke bare kan udskifte delelementer. Men bygger man noget op fra bunden, vil jeg helt klart anbefale denne metode, siger Henrik Brix, it-chef i Favrskov Kommune.

Læs artikel: Slå bro over den digitale generationskløft

 

Balance mellem det rigide og det agile

For Kim Schaarup Sørensen, it-supportchef i Hjørring Kommune, handler god projektstyring om at opnå den rette balance mellem det rigide og det agile:

- Det er vigtigt at have en god, fast ramme, som giver overblik og forhindrer, at det hele løber løbsk. Men selve processen er nødt til at være mere pragmatisk og agil, for vi må tage højde for den driftvirkelighed, vi befinder os i. De bedste løsninger får vi, når vi henter et solidt aftryk fra driften – altså dem, der skal bruge løsningen i sidste ende. Men prisen for det er bare, at projektet ikke altid kan køre helt snorlige, siger Kim Schaarup Sørensen.

Læs artikel: Sundhedsdata kan så meget mere end blot redde liv

Læs artikel: Digitalisering skal løse problemer – ikke skabe dem

Læs mere: Se vores tema om sundhed