04. november 2019

Digitalisering: Undgå at sætte strøm til forældede procedurer

Grundig oprydning og procesoptimering af nogle af de bud, som digitale ledere har på en mere innovativ kommunal fremtid.

- Det handler kort sagt om innovation. Og innovation er svært, siger Henrik Brix som svar på, hvordan man som kommune undgår at sætte strøm til eksisterende processer.

Han er it-chef i Favrskov Kommune, hvor man arbejder målrettet på at fremelske en mere innovativ atmosfære:

- Vi skal tænke på en anden måde, end vi er vant til – frigøre os fra gamle tankemønstre. I det kommunale er vi gode til at tænke i den verden, vi allerede kender, når vi bygger it-systemer, men vi skal være bedre til at løfte snuden fra plovfuren, siger Henrik Brix og understreger, at vejen herhen banes ved at fremelske en innovationskultur i kommunen.

 

Bak op om de innovative medarbejdere

En innovationskultur kommer nemlig ikke af sig selv, men skal dyrkes:

- Det gør man fx. ved at bakke op om de medarbejdere, der er gode til at tænke ud af boksen i stedet for at tromle dem, som vi måske har haft en tendens til historisk set.

Samtidig er vores mod til at fejle måske ikke det allerstørste, og det skyldes især, at vi meget hurtigt kommer i pressens søgelys, hvis vi bruger penge på en innovativ idé, som viser sig at være et fejlskud, siger Henrik Brix.

Læs artikel: Digitalisering: Husk både politisk og administrativ opbakning

 

Digitaliseringsbank hjælper innovationen på vej

For at hjælpe innovationen på vej afholder kommunen bl.a. innovationsworkshops, hvor medarbejderne opfordres til at glemme alt, hvad de gør i dag, og i stedet forestille sig, hvordan verden ser ud om 3 år.

Desuden har kommunen oprettet en såkaldt digitaliseringsbank, som kommunens innovative afdelinger og medarbejdere kan søge om fondsmidler hos, hvis de har fået en god digital forretningsidé. Banken har indtil videre ført til flere spændende projekter.

Læs artikel: Digitalisering: Vælg en god teknologi og en troværdig leverandør

 

Rapport: Kun få formår at tænke nyt

Oplevelsen af, at innovation er tung at sparke i gang i kommunalt regi, understøttes af rapporten Digital transformation, hvor QVARTZ og Microsoft undersøger stat, regioner og kommuners vej mod en digital offentlig sektor.

Den viser nemlig, at hovedparten af de undersøgte organisationer stadig mest arbejder med at digitalisere deres nuværende kerneopgaver – f.eks. ved at gentænkte processer, højne kvaliteten og effektivisere.

Der er relativt lille fokus på, hvordan nuværende opgaver kan overflø-diggøres, eller nye opgaver opstå. Det er åbenbart vanskeligt at forholde sig konkret til og betragtes som noget, der sker længere ude i fremtiden. Det sidste er ifølge rapporten tankevækkende, fordi ”de fleste offentlige organisationer formentlig kan komme på mange eksempler på opgaver, de lavede for bare 5 eller 10 år siden, som i dag er helt forsvundet.”

Hvis man automatiserer en dårlig proces, får man en dårlig automatisk proces.

Hjørring Kommune er dog ikke en del af denne statistik. Her går man nemlig målrettet efter netop at udrydde overflødige processer for på den måde at undgå at give forældede processer kunstigt åndedræt. Det vigtigste parameter er ifølge it-supportchef Kim Schaarup Sørensen at gøre ting i den rigtige rækkefølge.

- Man er nødt til at lægge ud med en grundig oprydning, hvor man forbedrer og optimerer processen, før man overhovedet overvejer at gå i gang med at automatisere noget som helst, siger Kim Schaarup Sørensen og fortsætter:

- Det har også den positive sideeffekt, at vi nogle gange finder ud af, at processen faktisk er blevet overflødig, siden vi kiggede på den sidst.

Læs artikel: Digitalisering: Sådan styrer du dit projekt fra start til slut

 

Høst brugernes erfaringer, inden I går i gang

- Den mest berigende måde at udføre oprydningsprocessen er faktisk, hvis vi giver de mennesker, der arbejder med systemet til hverdag, nogle post-its og en pen og beder dem skrive deres erfaringer og tanker ned. Derefter kan vi så analysere baglæns og kigge på, hvor i processen der er noget, der skal forbedres, inden vi automatiserer.

Ofte er det kun et enkelt trin i en proces, den er gal med, og så kan vi nøjes med at løse det problem og dermed spare en masse tid og penge, slutter Kim Schaarup Sørensen.

Læs artikel: Offentlige it-løsninger skal være et tilvalg

Læs artikel: Kommunerne skal ikke være digitale frontløbere

Læs mere: Se vores tema om servicedesign