Digitalisering: Sådan bruger du din business case bedst
I en hverdag, hvor alle er pressede på økonomien, bliver det afgørende at få så meget som muligt ud af borgernes skattekroner. Der skal med andre ord ligge en solid business case bag alle projekter.
I Favrskov Kommune har man gode erfaringer med at bruge en business case-model, der visualiserer gevinsten for henholdsvis borgere, medarbejdere og forretning:
- Borgere lægger især vægt på, at noget bliver hurtigere eller i bedre kvalitet. Hvis borgerne er tilfredse med en ny digital løsning, har vi derfor opfyldt vores mål i business casen, forklarer Henrik Brix, it-chef i Favrskov Kommune.
Medarbejdere motiveres også af, at noget bliver nemmere og hurtigere for dem, og at trælse rutiner bliver fjernet. Desuden motiveres de af Public Service Motivation – at de oplever, at borgerne er tilfredse med deres arbejde.
- Endelig er der forretningen. Hvis vores business case viser, at disse tre parametre er opfyldt, så har vi et godt udgangspunkt for et vellykket projekt, siger Henrik Brix, it-chef i Favrskov Kommune.
Ikke alle gevinster kan måles
Men, som digitaliseringschef i Børn og Unge i Aarhus Kommune, Ole Hersted Hansen, påpeger, så er det ikke uden problemer at anvende en business case:
- Det svære ved business cases er, at alle fra begyndelsen skal være enige om, hvordan vi har tænkt os at måle, om den bliver opfyldt. Hvis et projekt er rent økonomisk funderet – fx fordi en opgave bliver overtaget af et digitalt værktøj – så er det forholdsvis nemt at måle på, men det er de færreste projekter, der er sådan.
Så snart der er et element af, at projektet kommer til at effektivisere andre parametre, så kan de være rigtig svært at måle.
Hvis et digitalt projekt fx ender med at frigøre tid hos 1.500 medarbejdere og borgere, så har projektet jo været en succes.
- Men det er rigtig svært at kapitalisere og måle den slags spredte effekter, for det betyder jo ikke, at du nødvendigvis kan undvære nogle af de medarbejdere og dermed spare penge. Den overskydende tid vil typisk blive brugt på andre opgaver, som måske har været nedprioriteret tidligere, siger Ole Hersted Hansen.
Læs artikel: Digitalisering: Sådan styrer du dit projekt fra start til slut
Brug business casen bevidst
Derfor handler det ifølge Ole Hersted Hansen om at bruge business casen bevidst og huske, at selvom den er et godt arbejdsredskab, der kan tydeliggøre projektets mål, så har den også sine begrænsninger.
- Vi må forventningsafstemme over for omverdenen, for ellers ender det med, at vi måske synes, vi har nået målet, mens brugerne ikke har den samme opfattelse, fordi de forventede noget helt andet.
Læs artikel: Business case skal ofte legitimere trufne beslutninger
Vi må stole på vores intuition
Denne oplevelse deler Henrik Brix i Favrskov Kommune, som dog tilføjer, at det kan være uforholdsmæssigt dyrt at evaluere en business case:
- Da vi indførte digital røntgen i vores skoletandpleje, var vi ikke selv i tvivl om, at det ville blive en meget bedre oplevelse for børnene at få taget røntgenfotos.
Men hvis vi skulle til at foretage en brugerundersøgelse efterfølgende, hvor vi spurgte 100 forældre om deres oplevelse med projektet, så ville vi få en ekstraudgift, som vi ikke kan forsvare.
Nogle gange må vi stole på, at vores intuition er god nok. Man må sige, at projektet er succesfuldt, hvis det er ’sandsynliggjort’, at gevinsten er nået, siger Henrik Brix.
Læs artikel: Digitalisering af administrationen handler om mere end effektiviseringer
Rapport: Vanskeligt at måle samfundsmæssige effekter
Netop vanskeligheden ved at kapitalisere effekterne af digitale projekter er da også en af de udfordringer for offentlig digitalisering, som rapporten Digital transformation fremhæver:
- Det kan være vanskeligt at beregne den samfundsmæssige effekt ved digitale transformationer, der ændrer adfærdsmønstre hos borgerne, og samtidig lave en businesscase for den offentlige investering, som kun baserer sig på de direkte offentlige driftsudgifter, skriver rapporten blandt andet.
- Men uanset om vi vælger at bruge gevinsten på at effektivisere eller til besparelser, er der ingen tvivl om, at en god business case kan hjælpe kommunerne på vej i de konstante effektiviseringer, de er underlagt i disse år, slutter digitaliseringschef i Børn og Unge i Aarhus Kommune, Ole Hersted Hansen.
Læs artikel: Hvordan sikrer du dig, at jeres digitale løsning skaber værdi?
Læs mere: Se vores tema om effektivisering
Download EG's gratis whitepaper Gevinstrealisering i offentlige it-projekter