28. juni 2019

Digital forbrugsafregning giver bedre service

Vivabolig er blandt Nordjyllands største boligorganisationer med flere end 4000 boliger fordelt på 23 afdelinger. Vivabolig har god erfaring med deres nye forbrugsafregningsintegration. Især overblikket, og det at systemet er fleksibelt, gør arbejdet betydeligt lettere i administrationen.

Integrationen af et nyt modul til det eksisterende EG Bolig-system blev nødvendig, efter at GDPR-reglerne trådte i kraft. Tidligere foregik en del af arbejdet med forbrugsafregninger på papir, og GDRP-reglerne gjorde det besværligt at håndtere, fordi reglerne blandt andet krævede, at alle papirer skulle være låst inde. En anden udfordring var, at lejere ofte kom til at smide deres afregninger på papir ud, hvilket krævede, at boligorganisationen jævnligt blev nødt til at rekvirere nye regnskaber, der kunne omdeles til lejerne. Altså arbejdsgange, der var tidskrævende i Vivabolig.

Forbrugsafregning med på samme skærmbillede

Løsningen for Vivabolig var at blive 100 procent digitale og udvide EG Bolig med et modul, så medarbejderne kan håndtere det hele – også forbrugsafregning – i et og samme it-system. En løsning, der er en stor fordel ifølge Bettina Winther Munk, som arbejder i beboerservice i Vivabolig:

"Fordi modulet arbejder som en integreret del af EG Bolig, kan vi arbejde i det samme skærmbillede, som vi er vant til. Vi arbejder kun i ét system, hvilket gør det nemt at se tingene samlet og få det store overblik. Den store brugervenlighed betyder, at også kolleger, der ikke arbejder med forbrugsafregning til daglig, kan hjælpe til, når det er nødvendigt".

Bedre service over for lejerne

En ekstra gevinst ved digital forbrugsafregning har været, at Vivabolig nu kan yde en endnu bedre og stort set fejlfri service over for beboere. Før krævede forbrugsafregningerne en del manuelt arbejde på kontoret i form af store mængder mailkorrespondance om acontoindbetalinger og -udgifter. De fejl, som altid vil opstå i forbindelse med manuelle processer, er i dag stort set elimineret takket være automatiseringen.

”Jo flere ting, der foregår automatisk, jo bedre er det for os. Når lejere for eksempel flytter, eller lejligheder ændrer størrelse i forbindelse med helhedsplaner, opdateres det hele automatisk. Det gør arbejdet nemmere for os og giver lejerne sikkerhed for, at der ikke opstår fejl i regnskaberne", fortæller Bettina Winther Munk.

Ikke en eneste lejer har brokket sig

Den løbende dialog med beboerne er samtidig blevet forbedret. Hvis en beboer har spørgsmål til sin regning, kan dokumentet findes med få klik, ligesom man nemt kan se tilbage i den pågældendes forbrugshistorik. Bettina Winther Munk opsummerer fordelene ved det nye system med forbrugsafregningerne:

"Tidligere havde vi kun det ene eksemplar af regnskabet, som vi omdelte. I dag kan vi nemt sende lejeren et nyt digitalt eksemplar, hvis de fx ikke kan finde det i deres indbakke eller skal søge varmehjælp og har brug for de seneste tre års regnskaber. Lejerne kan også få oplysningerne tidligere end før. Det er der mange, som er meget interesserede i", og Bettina Winther tilføjer med et glimt i øjet: "Siden vi implementerede systemet, er der ikke en eneste lejer, der har brokket sig."