Større digitaliseringsgrad kræver bedre gør-det-selv-værktøjer

I takt med at de mest benyttede borgerservices er blevet digitaliseret med selvbetjeningsløsninger, står kommuner og regioner med en enorm udfordring.

Nu skal de have digitaliseret tusindvis af små opgaver med sikre digitale selvbetjeningsløsninger for at leve op til GDPR-kravene. Det kræver nemmere og billigere gør-det-selv-software at sikre restdigitaliseringen.

Den offentlige sektor i Danmark ligger i den europæiske top, når det drejer sig om udvikling og udbredelse af digitale selvbetjeningsløsninger. Den høje danske digitaliseringsgrad er udtryk for, at en række serviceydelser med høj volumen er blevet digitaliseret med effektive selvbetjeningsløsninger og flittigt benyttes af borgerne.

Nu er udfordringen, at både kommuner og regioner står tilbage med opgaven at digitalisere en lang række små opgaver uden den helt store volumen:

– Sammen har it-leverandørerne og det offentlige nu digitaliseret de mest værdifulde områder for kommune og borger. Ofte har det været store og dyre løsninger, fordi opgaven var stor, og det offentlige havde et stort besparelsespotentiale ved at få skabt digitale arbejdsgange på området, så det kunne betale sig at digitalisere, forklarer product manager Thomas Knudsen, EG:

– Nu står vi imidlertid over for næste del af digitaliseringsindsatsen, hvor det drejer sig om at få digitaliseret en enorm mængde – ofte meget små – serviceopgaver, hvor det isoleret set ikke kan betale sig at digitalisere den enkelte løsning, men hvor det fortsat er nødvendigt. Enten fordi de eksisterende løsninger baseret på Word-dokumenter, pdf-filer og webformularer ofte ikke er lovmedholdelige, eller fordi de mange delvist papirbårne løsninger samlet set skaber unødigt ekstraarbejde i kommunerne, fortsætter Thomas Knudsen, EG.

Læs mere om EG Selvbetjening

Behovet varierer

Behovet for nye små digitale selvbetjeningsløsninger varierer fra kommune til kommune. Men en simpel stikprøve i en enkelt forvaltning i en enkelt kommune viste, at kommunen havde 30 små selvbetjeningsløsninger liggende, og langt fra alle lever op til persondataforordningens krav.

– Det kan fx være et fritidshjem, der på sin hjemmeside har lagt et skema op i Word, som den unge og den unges forældre skal udprinte, udfylde med diverse personfølsomme oplysninger som navn og cpr-nummer, indscanne og sende til kommunen via almindelig mail. Det er både en besværlig og usikker arbejdsgang, men et helt almindeligt scenarie, mener Thomas Knudsen.

Derfor vokser det offentliges behov for en enkel metode til selv at lave sikre og enkle selvbetjeningsløsninger:

– I dag er det sjældent, at vi som it-leverandør bliver tilkaldt for at lave en stor selvbetjeningsløsning. Det var i de store bølgeplaners tid, hvor vi kunne digitalisere områder som ansøgning om begravelseshjælp, flytteoplysninger osv. I stedet ser vi en efterspørgsel på gør-det-selv-løsninger som EG Selvbetjening Smart Designer eller de tilsvarende løsninger Dafolo NemForm og DitmerFlex, forklarer Thomas Knudsen:

– Problemet er, at kommunerne hverken vil betale dyrt for nye selvbetjeningsløsninger, der er alt for komplekse, eller kan vente på, at leverandørerne kan levere løsningerne. Dels står mange kommuner over for en kæmpepukkel med hundredvis af eksisterende lappeløsninger, som meget snart skal være ændret til sikre løsninger. Dels opstår behovet nogle gange fra time til time, fx hvis en forvaltning skal give borgerne mulighed for at aflevere bestemte data. Det kan også være et botilbud, som her og nu står og skal ændre i en samtykkeerklæring.

Sikkerhed og tidsrøveri

Så for Thomas Knudsen er det vigtigt, at kommunerne hurtigt kommer i gang med at få sikret deres selvbetjeningsløsninger. Hvis kommunen er usikker på, om den har usikre selvbetjeningsløsninger på hjemmesiden, anbefaler Thomas Knudsen, at man stiller sig selv to enkle spørgsmål:

• Har I skemaer liggende på hjemmesiden, hvor borgeren skal udfylde en pdf med fx navn og cpr-nummer og indsende til kommunen via almindelig e-mail?
• Har I formularer liggende, hvor borgeren skal indtaste personfølsomme data, som efterfølgende automatisk sendes via en ikke-sikker forbindelse til kommunen?

– Hvis man kan svare ja til bare et af de spørgsmål, har man helt sikkert et problem, siger Thomas Knudsen:

– Desuden bør kommunerne spørge sig selv, hvor mange små tidsrøvende borgerdialoger man egentlig har i dag. Det kan være ansøgninger, som indsendes i papirform og bliver indscannet i receptionen, men ikke automatisk ender i de rigtige fagsystemer fra starten. For samlet set viser det sig, at netop de mange små opgaver fylder langt mere i hverdagen, end man tror, siger Thomas Knudsen.

– Hvis kommunerne skal have succes med restdigitaliseringen og leve op til den kommende GDPR-lovgivning, har de travlt. Puklen er enorm, og de har brug for meget fleksible værktøjer, hvor de selv – lynhurtigt og uden to ugers kursus – kan lave en selvbetjeningsløsning, der både virker og er sikker.

Alternativt bliver mange kommuner nødt til at lukke ned for deres eksisterende lappeløsninger og vurdere, hvad det betyder for dem, at de igen får kommunekontorerne fyldt op med borgere, der lige skal aflevere en ansøgning i papirformat.

Læs mere: Gør borgerservice enkel med EG Selvbetjening

Læs artikel: Kommunernes digitaliseringsgrad kan stadig forbedres