01. maj 2020

En god vagtplan kræver ledelsens opmærksomhed

Når offentlige overenskomster og aftaler om løn og arbejdstid skal omsættes til en konkret vagtplan, er der meget på spil. Reglerne skal naturligvis overholdes, men vagtplanerne skal også fintunes, så arbejdet tilrettelægges mest optimalt. Holstebro Kommune satte sig derfor for at blive bedre til vagtplanlægning.

Vagtplanlægning er en kommunal nøgleopgave, der i hverdagen påvirker både den enkelte borger og den enkelte medarbejder.

For en god vagtplan skal naturligvis sikre, at der altid er det rette personale til at løse de aktuelle opgaver.

Faktisk er 95-97 % af en leders budget bundet op på lønninger. Derfor er det paradoksalt, at man ofte bruger så lidt energi på at udvikle en optimal vagtplan.

Holstebro har fat om den gode vagtplan

Holstebro Kommune har valgt at gøre en helt særlig indsats for at optimere arbejdet med vagtplanlægning på sine plejehjem, i hjemme- og sygeplejen, samt socialafdelingen.

Siden april 2018 har kommunen gennemført ikke mindre end 19 workshops og 30 procesforløb for ca. 50 planlæggere, ledere og personalekonsulenter i kommunen.

Ideen med projektet er at sikre, at planlæggere, funktionsledere og kommunens personalekonsulenter opnår en fælles forståelse og kontekst, så arbejdstiden bliver planlagt så optimalt som muligt i en god vagtplan med fokus på de faglige ydelser, økonomien og medarbejdernes tilfredshed.

Projektet har fanget flere uhensigtsmæssigheder i vagtplanlægningen. Det handler fx om arbejdstidens fordeling over ugen, hvor der i vagtplanen har været for mange medarbejdere på arbejde tirsdag til torsdag og for få de øvrige dage. Dermed opstår der et øget behov for vikarer ved sygdom på de tyndt besatte dage. Ligeledes kan for mange vikarer i weekenden udfordre arbejdsmiljøet og i sidste ende løsningen af kerneopgaven.

Et andet eksempel er afholdelse af fridage og ferie. De skal indarbejdes i planen på en måde, så der ikke udløses ekstraudgifter, og så løsning af kerneopgaven tilgodeses.

Læs artikel: En digital kommune er afhængig af sit løn- og vagtplanssystem

Starter med den gode grundplan

Derfor har der i projektet været stort fokus på, at lederne skal tage ansvar for at udarbejde en såkaldt grundplan, der bedst kan beskrives som den mest optimale vagtplan med de forhåndenværende ressourcer uden tanke for ferie og sygdom.

Når en sådan grundplan også tager højde for de overenskomstregler og den afspadsering, som vagterne udløser, kan den nemlig være med til at gardere, at den vagtplan, som efterfølgende udarbejdes, sikrer, at fagligheden vægtes højest, at medarbejderne arbejder de timer, som de får løn for, at der er et jævnt fremmøde med en retfærdig fordeling af vagter, og ikke mindst at alle love og regler overholdes.

Læs artikel: Business intelligence: Standardrapporten længe leve!

Fokus på grundplan ændrer praksis

Projektet har især skærpet opmærksomheden på, at ledelsen træder i karakter og tager ansvar for udarbejdelse af grundplanen. Den skal bygge på klare principper, som fx at alle medarbejdere skal have x nattevagter om året, så det ikke bliver få medarbejdere, der hænger på de vagter, der er mindst efterspurgte, eller så stærke medarbejdere ikke bare kan tale sig til lange weekender på bekostning af mere spagfærdige kolleger.

For Hans-Jørgen Niewald, der er centerleder for forsorgshjemmet Skovvang og botilbuddet Lillelund i Holstebro Kommune, har deltagelsen i projektet været en positiv oplevelse:

– Jeg har seks "vagtplanlæggere", der er alle er funktionsledere og derfor bruger deres tid på meget andet end at lægge vagtplaner for de 100 ansatte, som er i vagtplan.

– I processen har vi fået øje på værdien af principperne for at udarbejde gode grundplaner, og på sigt tror jeg også på en positiv økonomisk effekt af en mere bevidst forvaltning af vagtplaner, siger centerleder Hans-Jørgen Niewald.

– På den korte bane er samarbejdet mellem lønafdelingen og de decentrale vagtplanlæggere blevet tættere, og det er i sig selv en stor gevinst – og så er alle vagtplanlæggere blevet opdateret med viden om vores vagtplansystem, siger centerleder Hans-Jørgen Niewald.

Læs artikel: Kombiner løn- og HR-data på tværs af organisationen


Fra projekt til praksis

For direktør Helle Bro, Holstebro Kommune, har det været en øjenåbner, hvor afgørende vagtplanlægningen er:

– Ikke blot i forhold til at sikre bemanding, men i et langt større perspektiv med at sikre arbejdsmiljø, tilstedeværende faglighed, arbejdsfordeling medarbejdere imellem og økonomistyring.

– For Holstebro Kommune består opgaven nu i at fastholde den igangsatte proces også som dialogredskab i kontakten med medarbejderne.

Næste step er, at centrale personalekonsulenter i samarbejde med de decentrale enheder sikrer et fortsat læringsrum, samtidig med at det allerede tillærte kommer til at leve i organisationen, slutter Helle Bro, direktør for Personale, Social, Sundhed og Arbejdsmarked i Holstebro Kommune.

Læs mere: Løn, økonomi og administration

Læs artikel: Bedre ressourcestyring i Region Hovedstaden skal optimere patientforløb

Læs mere: Få et effektivt og fleksibelt lønsystem