Silkeborg Kommune

EG’s legatansøgningsforløb i EG Selvbetjening er en både effektiv og billig løsning, som har tjent sig selv hjem igen på mindre end to år. Charlotte Knudsen, digitaliseringskonsulent, Silkeborg Kommune

Støvet arbejdsgang kostede timer

Legatansøgninger kan være en stor udfordring for både borgerne og kommunens sagsbehandlere. I Silkeborg Kommune var det både tidskrævende og besværligt for borgerne at søge legaterne, som kommunen administrerer. Først skulle borgerne finde legatet, der lå som et Word-dokument på kommunens hjemmeside. Herefter skulle de downloade og printe dokumentet, udfylde det i hånden, sende det med posten eller skanne skemaet ind igen og maile de ønskede oplysninger til kommunen. Her startede så en ny papirmølle med at skrive alle oplysningerne over i et regneark.

Digitaliseret sagsbehandling i EG Selvbetjening

Nu har kommunen fået lagt de fire største legater ind i et digitalt, dialogbaseret legatansøgningsforløb. Væk er Word-dokumenterne og den besværlige arbejdsgang. Løsningen er baseret på EG Selvbetjening, en digital selvbetjeningsplatform fra EG, der i forvejen rummer mere end 170 selvbetjeningsforløb.

"Vores nye legatansøgningsforløb er en meget stor hjælp og lettelse for de medarbejdere, som sidder med administrationen af vores legater. De er sluppet af med en virkelig træls opgave med at modtage ansøgninger på papir og taste oplysningerne ind i et regneark for at holde styr på det hele. Vi har sparet virkelig meget arbejde med den nye løsning, ligesom ansøgningsproceduren er blevet meget lettere for borgerne", siger digitaliseringskonsulent Charlotte Knudsen, Silkeborg Kommune.

Vi sparer både tid og penge

Nu kan borgeren blot udfylde legatansøgningen som et skema på nettet. Undervejs kan borgeren ved hjælp af simple JA/NEJ-spørgsmål få svar på, om han eller hun kan komme i betragtning til legatet.

De indtastede oplysninger overføres automatisk til sagsbehandlernes regneark, hvor det er hurtigt at vurdere de enkelte ansøgninger. Her er det også let fx at sortere de ansøgere fra, der trods vejledningen ikke er berettiget til at søge. I regnearket kan medarbejderne desuden notere, hvem der får tildelt et legat, og hvor stort legatet er. I fremtiden skal løsningen også kunne håndtere udbetalingen af legatet til de enkelte ansøgere.

"Det vigtigste var dog, at vi kom hurtigt i gang, for vi kunne ikke blive ved med det ansøgningscirkus, vi havde", siger Charlotte Knudsen, Silkeborg Kommune.

Da vi opdagede mulighederne i EG Selvbetjening, fik vi hurtigt udviklet en god, billig løsning, der stort set understøtter alle vores behov. Charlotte Knudsen, digitaliseringskonsulent, Silkeborg Kommune

Medarbejderne slipper for træls arbejde

Med EG Selvbetjening er de to medarbejdere i Job- og Borgerservice i Silkeborg Kommune først og fremmest sluppet af med et træls arbejde med at indtaste data fra de enkelte ansøgere, inden de kan gå i gang med den egentlige sagsbehandling.

"Faktisk betyder digitaliseringen, at vi fra at bruge op til 25 dage om året på opgaven nu kan nøjes med at afsætte 10 dage til at behandle borgernes legatansøgninger", siger digitaliseringskonsulent Charlotte Knudsen og fortsætter:

"I kroner og øre svarer det til, at løsningen har betalt sig hjem allerede det første år. Selvfølgelig har vi brugt tid på at udvikle løsningen sammen med EG, men den tid er givet godt ud".

Borgerne får bedre service

Ud over at lette medarbejdernes hverdag og kommunens økonomi har legatløsningen også gjort det lettere at være legatansøger i Silkeborg Kommune. Dels bliver ansøgerne meget bedre vejledt undervejs, når de udfylder skemaet online, dels slipper de for besværet med at printe, skrive og poste ansøgningen. Når ansøgningen er udfyldt, er arbejdet gjort.

"Undervejs har vi også fået luset ud i en række af de spørgsmål, som vi tidligere bad borgerne om at besvare, og vi har skåret ned på antallet af bilag og papirer, som vi beder dem om at sende med ansøgningen. Desuden får vi færre ansøgninger fra borgere, der ikke er berettiget til at søge", forklarer Charlotte Knudsen.

Tidligere søgte mange borgere et legat, selv om de ikke opfyldte kriterierne for at søge, fordi de havde svært ved at overskue eller måske ikke fik nærlæst ansøgningsbetingelserne.

"Betingelserne fremgår nu langt tydeligere af de spørgsmål, som de skal besvare i skemaerne på nettet. På den måde slipper vi også for at skuffe så mange ansøgere, der har ventet på svar fra os, selv om de ikke havde en chance for at komme i betragtning til et legat", siger Charlotte Knudsen.

Hellere en god robåd end en dyr supertanker

Legatløsningen i Silkeborg Kommune er både enkel og billig. Og det er netop en del af løsningens succes:

"Vi ved jo godt, at man ikke får en supertanker for den pris, vi har betalt. Men undertiden er det bedre at få en solid robåd, der kan få en over søen, end at stå og kigge på bredden", siger Charlotte Knudsen, der mener, at der stadig kan gemme sig uhensigtsmæssige arbejdsgange i kommunerne, hvor arbejdet kan løses hurtigere og mere effektivt, hvis først man får øje på problemet.

"I virkeligheden var det et tilfælde, at vi opdagede, hvor snørklet vores ansøgningsproces var i Silkeborg. Opgaven med legatansøgninger blev flyttet mellem to forvaltninger. Da der kom nye folk på opgaven, gik det forholdsvist hurtigt med at få løst problemet. Men det kræver, at man hele tiden holder øje med, om der er områder, hvor vi som kommune kan løse opgaverne hurtigere og bedre, uden at det går ud over kvaliteten", siger digitaliseringskonsulent Charlotte Knudsen, Silkeborg Kommune.

Læs mere om EG Selvbetjening