- Vores arbejdsgange er blevet digitaliseret, både inden for drift, økonomi og udlejning, og det giver langt bedre effektivitet og sikkerhed, siger direktør Preben Jacobsen i DOMI Bolig. I boligselskabet tog de en beslutning om at blive mere digitale og valgte EG Bolig som nyt administrationssystem.
Læs mere- Vi er gået all-in og har automatiseret rigtig mange processer, fortæller Preben Jacobsen, direktør i DOMI Bolig. Preben Jacobsen har sammen med den øvrige ledergruppe været drivkraften bag skiftet til nyt administrationssystem i det almene boligselskab, der har kontor i Odder.
DOMI Bolig administrerer 2150 boliger fordelt på 38 afdelinger fra det sydlige Aarhus til Odder og omegn.
Det har givet hurtigere, stringente arbejdsgange og langt større datasikkerhedPreben Jacobsen, direktør, Domi Bolig
- Der er store fordele ved at blive mere digital, og det er tydeligt på både drift, økonomi og udlejning. Mange opgaver er lettere at arbejde med, fortæller Preben Jacobsen, der har været direktør i DOMI siden 2018.
- Fakturagodkendelsen er fx blevet bedre med dobbeltgodkendelser, og der er strammet op med skarpere godkendelsesprocedurer i driftsafdelingen. Digitalt syn er rigtig godt, synes vores driftschef.
Det er slut med synsblanketter på papir, der skulle scannes, mailes osv. Nu har vi et lukket synssystem, der fungerer 100 % digitalt.
- I økonomi er vi langt mere opdateret på lovgivningen og håndterer blandt andet forbrugsregnskaber, budgetter og finansudskrifter meget mere enkelt og sikkert, forklarer Preben Jacobsen og tilføjer:
- Flyttesager og syn er blevet væsentlig lettere i udlejningsafdelingen. Flytteopgørelser kommer automatisk. Det elektroniske syn med en foreløbig flytteopgørelse og rekvisitioner er i én arbejdsgang, og det er blevet nemmere at indkalde til og lave fraflyttersyn.
Vores ejendomsfunktionærer har ca. 350 syn om året, og ved hvert syn får vi frigivet tid. Vi er sluppet af med de fysiske papirer, og planlægningen er nem digitalt.
Vi hang i bremsen med at indføre ny teknologi. Efter en udbudsrunde faldt valget på EG Bolig med tilhørende moduler. EG gav os fuld tillid både procesmæssigt og økonomiskPreben Jacobsen, direktør, Domi Bolig
- Vores ønske var klart at digitalisere flere processer, og tidspunktet var det rigtige, fortæller Preben Jacobsen og fortsætter:
- Vi hang i bremsen med at indføre ny teknologi. Samtidig stod vi i flere markedsovervejelser, vi skulle have ny hjemmeside og ville også indføre digitalt syn.
- Efter en udbudsrunde med flere store it-leverandører og en analyse faldt valget på EG Bolig med en række tilhørende moduler. EG gav os fuld tillid både procesmæssigt og økonomisk. EG har desuden en stor platform i det almene og driver i forvejen Aarhusbolig, som vi er en del af. Det giver os gode rekrutteringsmuligheder, når vi søger nyt personale i lokalområdet. Det var også et aspekt.
- Med EG's løsning får vi overblikket og hurtigere, stringente arbejdsgange, og løsningen dækker de behov, vi administrativt har i DOMI. Samtidig har vi fået et hostet miljø, der ligger hos EG, og det giver langt større datasikkerhed, siger Preben Jacobsen.
Sammen med hostingen hos EG har DOMI Bolig valgt knap ti moduler til EG Bolig-løsningen:
- For os giver det mening at gå hele vejen digitalt. Derfor har vi også fra starten taget mange moduler ind, blandt andet modulerne Webfaktura, Mobil app til rekvisitioner, Huslejeregister, Digital post til lejerne og Dokumenthåndtering. Alt sammen noget, der letter arbejdsopgaverne, siger DOMIs direktør.
Preben Jacobsen har et godt råd til andre boligorganisationer, der overvejer at skifte boligsystem.
- Jeg kan kun anbefale andre at gøre det samme. Lav forarbejdet ordentligt til konverteringen, det giver succes.
- I efteråret 2019 gik vi i gang og tog det store skridt inden for fem måneder med selve konverteringen fra et andet administrationsprogram, hvor vi ryddede op i vores struktur, lavede systemtilretninger og flyttede vores data og servermiljø.
- Overgangen til EG Bolig forløb planmæssigt. I DOMI har vi 11 medarbejdere i administrationen og for at sikre en god proces, valgte vi fra starten en projektmedarbejder i ni måneder. Det var super godt.
- Så til andre vil jeg sige: Gør det - handling slår alt. For os har skiftet til EG Bolig øget driftssikkerheden helt vildt. Man skal ikke være bange for det, siger Preben Jacobsen, direktør i DOMI Bolig.
I det almene boligselskab DOMI Bolig ønskede de at modernisere de daglige arbejdsgange inden for både drift, økonomi og udlejning og samtidig at opnå digitale fordele ved at skifte administrationssystem.
EG Bolig er en fleksibel it-løsning til større bolig- og ejendomsadministratorer og en hjælp til alle opgaver, der er relateret til beboere og lejere. EG Bolig kan tilpasses den enkelte boligorganisations behov, blandt andet med valgfrie moduler.
Med skiftet til EG Bolig har DOMI Bolig digitaliseret de interne processer og fået hurtigere, stringente arbejdsgange i både drifts-, økonomi- og udlejningsafdelinger samt større datasikkerhed. Digitale fordele er fx skarpere godkendelsesprocedurer, lettere flyttesager, nemmere planlægning, ingen fysiske papirer, frigivet tid og øget driftssikkerhed.
DOMI Bolig er en almen boligorganisation, der administrerer 2.150 lejeboliger i 38 afdelinger i Aarhus-området, fra det sydlige Aarhus til Odder og omegn.
Lad os hjælpe dig med at finde den rigtige løsning. Gennem mange år har vi udviklet it-løsninger, som er målrettet specifikke brancher. Løsningerne ligger i skyen, og vi hjælper dig i gang – nemt og hurtigt.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Sales Executive
Dorethe Tholstrup
Key Account Manager
Henrik Reenberg
