EG BoligExtranet

Online Opsigelse

Digitalisering af manuelle processer

Gør det nemt for både beboer og administration med en digital opsigelsesproces, der automatiserer alt fra opsigelse til fraflytningssyn, fremvisning og genudlejning.

Udviklingen af Online Opsigelse er sket og igangsat igennem udviklingsfællesskabet. Det er derfor også udviklingsfællesskabet, der har defineret omfang, kravspecifikation og opstillet scenarier, hvilket betyder, at projektet hele vejen igennem har været meget kundedrevet.

Boligselskabet Sjælland har været den drivende kraft bag projektet, og Boligkontoret Danmark har afslutningsvist været med til at teste og kvalitetssikre det endelige modul.

Boligselskabet Sjælland foldede modulet 100% ud i alle afdelinger medio august 2021.

For en mere detaljeret præsentation af online opsigelse kan du gense vores webinar om Online Opsigelse her.

Automatiseret flow

Opsigelsesprocessen er digitaliseret, og sikrer at alle regler og krav om opsigelsesvarsler automatisk opretholdes.

Gennemsigtighed

Et overskueligt forløb, der guider kunden fra start til slut, og løbende besvarer de spørgsmål, der typisk opstår i opsigelsesforløbet.

Mere til kunden

Tid til de mere faglige opgaver og mulighed for at få mere fokus på kunden, da standardopgaverne kører automatisk uden opsyn. her.

Selvbetjening med HelpDesk

Fokus på lejerens selvbetjeningsmuligheder

I samarbejde med en række af vores kunder har vi udviklet et nyt produkt, som har særligt fokus på at understøtte lejeres selvbetjeningsmuligheder. Med HelpDesk får lejeren igennem Min side mulighed for at indberette fejl og mangler og beboerserviceopgaver, følge med i status og håndtering, samt bevare overblikket over samtlige indberetninger igennem hele lejeperioden.

Selvbetjening på Min Side

På Min side kan lejeren selv oprette og se indberetninger til fejl og mangellisten samt beboerserviceopgaver. Derudover kan lejeren løbende følge med i status på opgaverne og se alle tidligere indberetninger.

Virker med e-syn og eDrift

Modulet fungerer med e-syn og eDrift, men kan også benyttes uafhængigt af disse. Lejeren modtager automatiske notifikationer, og har mulighed for at se, hvornår fejlen forventes udbedret og hvem den ansvarlige er.

Opret på vegne af lejer

Mulighed for nemt at finde en specifik lejer i modulets lejeropslag, og oprette en opgave på vegne af denne lejer. Lejeren vil se opgaven på lige fod med alle andre indberetninger.

Med dette modul bliver lejeren fra start vænnet til at udnytte de selvbetjeningsmuligheder, der er til rådighed. Det øger serviceniveauet igennem hele lejeperioden og letter det administrative arbejde. Stefan Max Jensen, Business Unit Manager, EG InCom

Lejemålsspecifik opskrivning

Fokus på bedre brugeroplevelse

I samarbejde med en række af vores kunder har vi udviklet et nyt produkt, som har særligt fokus på at forbedre brugeroplevelsen. Med Lejemålsspecifik opskrivning har vi tilføjet et ekstra niveau i boligsøgningen, som giver jeres medlemmer mulighed for at skrive sig op til hvert enkelt lejemål. Send kun tilbud, som medlemmerne ønsker og undgå ekstra arbejde i administrationen.

Bedre service

Giv medlemmerne mulighed for opskrivning på specifikke lejemål, så de kun modtager tilbud, de er interesserede i at få.

Færre ressourcer

Undgå at sende unødvendige tilbud ud til medlemmerne. Frigør i stedet ressourcerne til andre værdiskabende opgaver.

Funktioner i lejemålsspecifik opskrivning

• Lejerne kan skrive sig op til enkelte lejemål.
• Vælg om modulet skal vises på alle eller enkelte afdelinger
• Er informationen oprettet korrekt i EG Bolig, kræver opsætningen intet manuelt arbejde.

  *gælder særligt ventetid, forhold og husdyr

   

BoligService App

Digitalt værktøj med mange fordele

Med BoligService App'en får I et digitalt værktøj, der gør det muligt at opsamle og vedligeholde alle informationer i jeres boliger samtidig med at det kan anvendes til både Sundhedstjek og Beboerservice.

BoligService er udviklet sammen Boligkontoret Danmark og Boligselskabet Sjælland.

Der er mange fordele ved BoligService, som gør det nemt at planlægge, varsle, gennemføre og dokumentere alle boligrelaterede opgaver.

Optimal planlægning

BoligService kan automatisk planlægge servicebesøg og sundhedstjek i systemet, sende personlige planer ud og varsle beboerne digitalt.

Planlægningsmodulet indeholder bl.a.:

• Automatiseret udregning af rute, plan og tidspunkter.
• Automatiseret varsling til beboere.
• Afmelding fra en beboer.
• Håndtering af nøgler og adgangsmuligheder, hvis beboeren ikke er hjemme.
• Vikariering for fraværende kollegaer.
• Ad hoc planlægning

Derudover er det nemt at lave kontrol af lejemålet, hvis I alligevel er på stedet i forbindelse med f.eks. ind- og fraflytning eller ved udførelse af beboerservice opgaver. Med en hvilken som helst smartphone eller tablet kan man med ganske få klik registrere og rette informationer angående lejemålet.

Tilpasset registrering

Simpel registrering via tilpassede spørgeskemaer direkte i BoligService App’en. Fuld integration med EG Bolig, så ændringer automatisk opdateres

Det er muligt, via BoligService App'en, at oprette registreringsskemaer, som dækker alle aktuelle behov. Der er en komplet sektion, der hænger sammen med selskabs-, afdelings- og lejemålskartotekerne i EG Bolig. Skemaerne tilpasser sig automatisk, når I er i lejemålet, så de passer til afdelingen, lejemåls- og lejlighedstypen.

Registreringer opdateres direkte i EG Bolig

Via APP'en kan I se, hvilke lejemålsforhold, der er registreret i EG Bolig og om de faktiske forhold og informationen i EG Bolig stemmer overens. Hvis det ikke er tilfældet, kan I let ændre informationerne direkte i BoligService APP'en, og EG Bolig opdateres med det samme. Det kan være emner som adgang til have fra lejemålet, udstyr i boligen, indvendige trapper osv.

Det fulde overblik

Løbende overblik over alle boligforhold, som er med til at lette processerne og give mere præcis budgettering og vedligeholdelse.

Individuelle og automatiserede rapporter

BoligService App'en giver mulighed for lave statistiske udtræk og rapporter på en simpel måde. Derudover kan der også være behov for at opsætte automatiske rapporter, som der også er mulighed for i BoligService.

Automatiske rapporter kan for eksempel forekomme i forbindelse med:

• Indberetninger til kommunen, hvor der automatisk sendes en mail til den boligsocial-ansvarlige, hver gang der registreres et tilfælde.
• Registrering af skimmel eller risiko for skimmel, hvor det er vigtigt, at de rigtige personer får besked med det samme.

Ejendomsfunktionærportalen

Ejendomsfunktionærportalen er oprindeligt udsprunget fra BoligService og er udviklet sammen med BDK til at gøre hverdagen nemmere for ejendomsfunktionærer og viceværter ude i den lokale drift.

Ejendomsfunktionærerne har været med i processen med det klare formål, at gøre det lettere for dem at bruge systemerne. Der har været fokus på de systemer, som de allerede bruger og hvad deres reelle behov er. Det er endt ud i det, vi kalder Ejendomsfunktionærportalen.

Portalen samler relevant information og materiale, så ejendomsfunktionærerne kan finde alt de skal bruge i samme system. Blandt andet indeholder portalen en brugbar værktøjskasse, som ejendomsfunktionærerne nemt kan tilgå for at finde dokumenter, rabataftaler, vejledninger mm., som de normalt ville være nødt til at skulle finde i andre systemer. Derudover består portalen også af en lejerfunktion, som oprindeligt er udviklet til BoligService. Lejerfunktionen indeholder de mest gængse oplysninger om lejer og lejemål, som økonomi på lejemålet, hvordan lejemålet ser ud, hvilke rum der er, og om der er nogle tidligere opgaver. Med ejendomsfunktionærportalen kan brugerne selv finde relevante oplysninger som en specifik lejers telefonnummer og dokumenter.

Det har været tydeligt at Ejendomsfunktionærportalen har ramt et stort behov hos driftspersonalet, så derfor er der også mange fremtidige ambitioner for videreudvikling af portalen.

App til ekstern granskning

Granskning af vedligeholdelsesplaner

Som bekendt skal boligafdelingernes vedligeholdelsesplaner (PPV-planer) senest inden 1. januar 2022 granskes af en ’ekstern uvildig byggesagkyndig’. Den eksterne granskning skal vurdere, om vedligeholdelsesplanerne er retvisende og omfatter de nødvendige aktiviteter og henlæggelser.

App-udvidelser til registrering

Hos EG InCom har vi udviklet et modul til vores eksisterende App, som kan hjælpe boligorganisationerne netop med denne indberetning.

Modulet er som nævnt bygget ind i vores eksisterende App, som vi har lavet til gennemførelsen af boligservice, sundhedstjek, legepladstjek osv. Udvidelsen omhandler nu også muligheden for at arbejde med bygningstyper og bygninger. Derudover er interviewskemaet fra Landsbyggefonden bygget op i App'en, og de data, der registreres, overføres automatisk til Landsbyggefonden ved hjælp af den indbyggede API.

App'en er det man kalder en Progressive Web-App. Det betyder, at den kan installeres som en helt almindelig App, men også kan bruges direkte i browseren som en helt almindelig løsning. Login til modulet er bygget op på de eksisterende interessenter i EG Bolig.

Når der er oprettet bygningstyper og dertil hørende bygninger i Landsbyggefondens løsning, så henter vi alle data og opretter dem i App'en. Det vil sige, at det er de samme data og de samme relationer, der arbejdes med i App'en, som dem, der er tilgængelige i Landsbyggefondens løsning.

For en mere detaljeret gennemgang af modulet, har Stefan lavet en kort videogennemgang, som du kan se her:

Nyhedsmailmodulet

Nem måde at sende mails på

Send direkte til udvalgte modtagergrupper - i og uden for EG Bolig

Nyhedsmailmodulet er en unik mailplatform, som vi har udviklet specielt til vores kunder.

Det, der gør dette produkt til noget særligt, er den unikke integration med EG Bolig og kundens eksisterende internetløsning.

Det betyder, at det både er let og hurtigt at udvælge specifikke modtagergrupper, som blandt andet lejere og medlemmer, overholde den eksisterende samtykke og sende relevante beskeder til de rigtige mennesker. 

Udvælg specifik modtagergruppe

Brug rollevælgeren og få relevant information direkte ud til udvalgte interessentgrupper i EG Bolig og oplev lettere arbejdsgange og større kundetilfredshed.

Anvend samtykke fra EG Bolig

I alle udsendelser, hvor der via rollevælgeren sendes til udvalgte modtagergrupper, overholdes den eksisterende samtykke fra interessenterne automatisk.

Hent eksisterende indhold

Hent indhold og data fra hjemmesiden eller skriv din egen besked direkte i mailen. Understøt dit budskab med det rette layout, billede og grafik.