Ny på Sensum One: Sådan holder I dampen oppe!
At indføre et nyt socialfagligt IT-værktøj som EG Sensum One vender ofte op og ned på den hverdag, som I kender. I denne artikel kan du læse mere om, hvordan I som nye brugere får mest muligt ud af jeres løsning.
Forandring – og forandringsglæde
Det sociale område er under konstant forandring, så forandringsprojekter er ikke et nyt fænomen for jer som medarbejdere på det specialiserede social- og sundhedsområde.
Alligevel er det altid en udfordring at skulle vænne sig til noget nyt, uanset om det drejer sig om nye arbejdsgange, faglige metoder eller IT-systemer.
Derfor skal I både som leder og medarbejder gøre jer klart, at det afgørende succeskriterium for en god opstart med EG Sensum One handler om at få involveret alle, der skal arbejde med systemet i hele processen.
For det gælder om at skabe grobund for forandringsglæde, der ikke er det samme som forandringsparathed. For det er ikke nok at være klar til forandringer, der skal også være en positiv stemning om det kommende projekt, og det kræver, at alle er involveret og fokuserer på det positive ved forandringen.
Forudsætninger for en succesfuld forandring er:
• Medindflydelse
• Information
• Mulighed for input/kommentarer
• Tydelige fordele ved forandringen
Hold da fast, jeg troede ikke, jeg kunne… Nu gør jeg det bare!
Medindflydelse
Hvis man står som ansvarlig for at indføre EG Sensum One på et tilbud, er det vigtigt at overveje, hvilke tiltag man kan gøre for at involvere alle medarbejdere, både før og efter systemet er taget i brug.
Man bør fx tidligt i processen invitere alle medarbejdere inklusiv vikarer og afløsere til en åben snak om, hvorfor systemet implementeres, og hvad de fælles forventninger er til fordelene ved at benytte løsningen. Det er altid en god ide, at sætte sig klare mål for implementeringen på forhånden. I kan altid få hjælp af EG's implementeringskonsulenter til den del af opgaven.
Desuden er det vigtigt, at få udpeget en række superbrugere, der kan støtte og vejlede de øvrige medarbejdere, men som også får til opgave at samle ønsker til systemet op, og videregive dem til den lokale system administrator.
Superbrugerne skal vælges ud fra kompetencer, IT-flair, forståelse for metoder og den gode dokumentations praksis - og selvfølgelig lysten til at være involveret. Engagerede superbrugere skaber en positiv stemning, der hurtigt spredes til de øvrige medarbejdere.
Det er en god ide at vælge nogle superbrugere, som har flair for IT og som kan li’ at hjælpe og formidle.
Information
Det er afgørende, at man under hele implementeringsforløbet holder hinanden opdateret på, hvad formålet er med indførelsen af EG Sensum One og hvad der skal ske efter Go Live.
Dette kan gøres på mange forskellige måder, blandt andet ved et nyhedsbrev, der printes ud og deles rundt, jævnlige afdelingsmøder, invitationer til kursusdeltagelse samt brug af fora-funktion efter opstart. Mange tilbud bruger fora til at holde hinanden informeret om nye tiltag, gode tips og tricks til den daglige brug, samt svar på typiske spørgsmål.
Puha, det er faktisk første gang jeg arbejder med en computer, kan det virkelig være så let?
Input og kommentarer
Det er også vigtigt, at få samlet op på alle de input/kommentarer, som I har hver for sig efter go live – også selv om I er uenige. Giv plads til, at I kan diskutere EG Sensum One med udgangspunkt i både de fordele og de ulemper, I oplever.
Tag kritikken alvorligt og diskuter evt. løsningsmodeller i fællesskab. Hvis man ikke føler sig hørt eller føler sig utryg, så vil man skabe en dårlig stemning omkring brug af løsningen.
Det kan være nyttigt at sætte EG Sensum One fast på dagsordenen på afdelingsmøderne i månederne efter, at I er gået live på løsingen. På den måde skabes et fælles rum, hvor I kan diskutere jeres erfaringer og udfordringer. Sørg også for at evaluere løbende på de ting, der sættes i gang i EG Sensum One, så I hele tiden kan tilpasse enten system eller arbejdsgange.
Det er uhyggeligt nemt at finde rundt i, og nu kan man læse, hvad der er skrevet.
Ansvarsfordeling
Ansvarsfordelingen skal være klar for alle i organisationen, så alle ved, hvad der er deres rolle, og hvad der forventes af dem.
Derudover er det vigtigt, at hver enkelt medarbejder ved, hvem de kan kontakte, hvis de har spørgsmål til systemet. Her skal superbrugerne være kendte, synlige og særlig i opstartsfasen have tilstrækkeligt med ressourcertil at råde og vejlede kollegerne ved spørgsmål. Det kan også være en god idé, at superbrugerne uopfordret spørger til arbejdet med systemet, så alle føler sig trygge.
Vi sparer godt nok meget tid, men det er nu sjovt at lege med systemet, når der er tid til det.
EG Sensum One – en konstant udvikling
Forandring slutter aldrig – heller ikke i EG Sensum One. Der udvikles konstant på eksisterende og nye moduler, der kan understøtte jeres hverdag. Husk derfor at holde jer orienteret om ny funktionalitet efter selve implementeringen – og husk at sikre forandringsglæden i arbejdet med systemet.
I kan fx læse de releasenotes, I modtager før hver opdatering, enten i systemet, eller ved at indmelde en emailadresse, så I får den relevante information.
Giv gerne lyd fra jer, hvis I har behov for hjælp, brug for at få jeres løsning tilpasset eller bare har en god ide.
I har altid mulighed for at kontakte jeres implementeringskonsulent fra EG, hvis I har brug for råd og vejledning ift den gode implementering.
Citaterne i artiklen er fra medarbejdere på Jupitervej Bo-Fællesskab i Fredericia.
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Sales Executive
Martin Clemmensen Nielsen
Tlf.: +45 7260 1062
Email: macni@eg.dk