Dobbelt implementering betød dobbelt op på udfordringer

I Syddjurs Kommune ønskede man at indføre VUM 2.0 i sagsbehandlingen på det specialiserede socialområde, og deres socialfaglige it-system understøttede ikke metoden fuldt ud. Så kommunen måtte både skaffe sig viden om metoden og anskaffe et nyt system samtidig.

Syddjurs Kommune valgte at fortsætte samarbejdet med EG, der implementerede den digitale løsning, EG Sensum One med fuld VUM 2.0-understøttelse.

Samtidig bad kommunen Brorson|Consult om hjælp til implementering af selve VUM 2.0-metoden i organisationen.

Nyt It-system og ny metode samtidig

Dermed skulle kommunen både lære at arbejde med en ny metode og et nyt it-system samtidig. Den dobbelte implementering var en stor udfordring for medarbejderne.

"Set i bakspejlet har vi bidt over et stort brød ved at implementere nyt fagsystem og en ny metode på én gang. Men vi havde ikke noget valg, for vi manglede et fagsystem, der kunne understøtte VUM 2.0", siger socialchef Mads Andreasen, Syddjurs Kommune.

Klassisk udfordring for kommunerne

Den dobbelte implementering i Syddjurs Kommune er langt fra usædvanlig, og de udfordringer, som kommunen stod med, er klassisk, mener Senior Product Manager, Lars Sjøblom, EG:

"Langt fra alle kommuner har endnu et socialfagligt it-system, der understøtter hele indsatsen lige fra udredning til effektmåling af indsatsen. Og endnu færre har været igennem en fuld implementering af VUM 2.0".

Så når en frontløber som Syddjurs Kommune går all-in, er der brug for hjælp.

"Implementering af system og metode hænger tæt sammen og kan aldrig stå alene", siger Senior Product Manager, Lars Sjøblom.

"Derfor var det en god ide, at Syddjurs Kommune valgte at hyre Brorson| Consult til metodeimplementering. Forståelsen af metoden er nemlig helt afgørende for den senere opbygning/konfiguration af EG Sensum One eg.dk/sensum", mener Lars Sjøblom:

"Uden en god metodeforståelse, er der risiko for, at systemet opsættes forkert, ikke følger metoden eller ikke giver det forventede udbytte".

For Lars Sjøblom gav det ingen problemer at samarbejde med metode med et andet firma:

"Når it-konsulenten forstår metoden og metodens opbygning, og metodekonsulenten har indsigt i it-løsningen, og hvordan der kan arbejdes med metoden i løsningen, så giver det ingen problemer, tværtimod.

"Når eksperter arbejder sammen og bidrager med deres viden og ekspertise, får man altid det bedste resultat. Man kan jo ikke være god til alting", siger Senior Product Manager, Lars Sjøblom.

Vi har det samme mål

Direktør Anne Brorson, Brorson|Consult er helt enig:

"Det er vigtigt at holde sig for øje, at vi går til den samme opgave fra hvert sit udgangspunkt – selv om vi har det samme mål, nemlig at ende med et metodisk og systemteknisk brugbart opsat system for kunden".

Det er en spændende opgave, fordi vi har mulighed for i fællesskab at tænke i helhedsløsninger for dem, der efter konfiguration skal bruge systemet i hverdagen", siger Anne Brorson, der mener, at det er vigtigt at have begge former for konsulenter med på store implementeringsopgaver:

"Systemimplementering handler om, hvordan flowet er i systemet. Hvilke kasser og knapper har vi, hvilke kædefelter findes, og hvordan organiserer vi vores dokumenter.

Metodeimplementering handler om, hvad der skal stå i felterne, og hvilke informationer, der er relevante at have på sagen. Kort sagt, hvilke informationer, der er nødvendige at have, og hvordan de skal sagsbehandles for at komme frem til den korrekte afgørelse til borgeren.
Hvor systemimplementering handler om ”hvor”, så handler metodeimplementering om ”hvad”.

Opgaven er derfor at få systemet til at understøtte metodens brug, så rådgiverne bliver understøttet i sagsbehandlingen i hverdagen. Systemet udgør et fundament under den metodiske sagsbehandling", siger Anne Brorson.

Implementeringen af EG Sensum One samt VUM 2.0 og FFB i Syddjurs Kommune omfattede 400 medarbejdere i myndighed og tilbud inden for social-, psykiatri/rusmiddel- og handicapområdet.

Om Brorson| Consult

Brorson|Consult er etableret af direktør Anne Brorson, der gennem flere år har praktiseret og rådgivet omkring forhandling samt samarbejde mellem myndighed og sociale tilbud. 

https://brorsonconsult.dk/