Silkeborg Kommune vil bruge vagtplandata for at undgå A og B-tilbud på socialområdet

Med vagtplandata fra EG Optima har Silkeborg Kommune skabt sig et overblik over bemandingssituationen på det specialiserede socialområde.

Alle tal er trukket fra vagtplansystemet, og gør det muligt at sammenligne på tværs af de enkelte arbejdspladser.

"Rapporten giver ledelsen et unikt redskab til dialog om behovsstyret vagtplanlæg på vores aktivitets - og døgntilbud i kommunen", siger William Emil Bagge Kaarsberg, der er administrativ medarbejder i socialafdelingen i Silkeborg Kommune.

Øje for data på tværs

Da Silkeborg Kommune i 2023 implementerede EG Optima som deres nye vagtplansystem, havde de fleste medarbejdere i kommunen naturligvis størst fokus på at lære at bruge det nye system rigtigt.

For William Kaarsberg, hans daværende kollega Mathias Svendsen og administrationsbachelor Freya Mai Kryger, var det mest interessante dog de nye muligheder for at udnytte de mange data, som blev hældt ind i systemet til at skabe overblik og forandring.

"Vagtplanlægning har altid været noget, som man har talt meget om, men sjældent optimeret på. Ofte er sidste periodes vagtplan blot gentaget i den næste, og ingen har rigtig sammenlignet sig med hinanden på tværs ud fra opfattelsen af, at alle arbejdspladser er unikke. Derfor gik vi i gang med at lave et værktøj til at benchmarke bemandingen på tværs af socialafdelingens ca. 30 tilbud og 800 medarbejdere", forklarer Mathias Svendsen.

Transparente data skaber grundlag for dialog

Den lille gruppes dataprojekt i socialafdelingen har vist sig som en øjenåbner. Aftagerne af rapporten skal lige vænne sig til den transparens, som den meget visuelle rapport tilbyder. For rapporten viser tydeligt en række informationer om resultatet af vagtplanlægningen, fx hvornår og hvor der er fravær, hvor ofte der forekommer brud på arbejdstidsregler og fordelingen af fastansatte og timelønnede. Og det hele kan sammenlignes på tværs af de enkelte tilbud.

Rapporten viser derfor også ganske tydeligt, hvor stor en del af tiden, de enkelte tilbud arbejder efter rød, gul og grøn plan.

Rød betyder, at tilbuddet er underbemandet i forhold til planen og kun lige kan nå det vigtigste. Gul betyder, at tilbuddet har nedsat bemanding og er nødt til at fravælge enkelte opgaver som fx rengøring, mens grøn betyder, at tilbuddet er bemandet til at kunne løse alle planlagte opgaver.

"Derfor har og er det vigtigt for os, at både ledere og medarbejdere opfatter rapporten som en hjælp fremfor en kritik. Selv ser jeg først og fremmest rapporten som en god mulighed for at styrke dialogen om behovsstyret vagtplanlægning baseret på data. En mulighed for at begynde at handle på udfordringer og tilpasse vagtplaner og bemanding", siger William Emil Bagge Kaarsberg.

Løber alle lige stærkt?

I takt med, at kommunen får flere opgaver og færre hænder, oplever mange at de skal løbe stærkere i hverdagen. Spørgsmålet er dog, om alle altid løber lige stærkt.

"Med rapporten har vi fået et værktøj, der kan vise, hvordan det egentlig står til, og hvor man med fordel kan starte med at sætte ind. På den måde kan vi forhåbentlig undgå, at få vi får A og B tilbud, hvor man har for mange medarbejdere i forhold til opgaverne det ene sted, mens medarbejderne halser afsted for at nå det hele et andet sted.

"Med EG Optima har vi fået et super godt system til vagtplanlægning, og nu skal vi bare i gang med at udnytte de mange registrerede data bedre. Med projektet har vi også vist værdien af alle de data, som man skal lægge ind i systemet. Nu giver de mange klik pludselig mening," siger William Emil Bagge Kaarsberg.

Skal tilpasses brugerne

PowerBI-rapporten er foreløbig udviklet til at give den øverste ledelse overblik.

Næste skridt er at tilpasse rapporten, så den matcher niveauerne socialchef, sektionsledere og funktionsledere.

"Nu ved vi, hvordan vi kan lave rapporten og kan se resultatet. Nu starter opgaven med at få brugen af rapporten implementeret på de relevante ledelsesniveauer, så man fremadrettet i højere grad kan træffe valg baseret på data fremfor på holdninger og fornemmelser" siger administrativ medarbejder William Emil Bagge Kaarsberg, Silkeborg Kommune.

Når rapporten efter planen er implementeret på socialområdet, er der mulighed for at udvide rapporten til at dække alle steder i kommunen, der arbejder med EG Optima.