Kommunerne ændrer syn på løn- og vagtplanlægning

Tre faktorer driver udviklingstendenserne inden for den kommunale administration, og det er økonomien, organisationen og den digitale understøttelse. Og det er stærke kræfter, der har sat turbo på udviklingen, mener mærker Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG Public Sales.

Hvis man ser udviklingstendenserne inden for den kommunale lønadministration, er der især tre faktorer, der har drevet udviklingen; det er økonomien, organisationen og den digitale understøttelse.

Økonomien kaster lange skygger

Udfordringerne med kommunernes økonomi er velkendt og har sat sig store spor i de organisationer, der skal frigøre midler fra administration til fx hjemmepleje og de sociale tilbud været præget af store forandringer.

- Kommunerne har jo haft en tradition for centrale lønenheder, der med tiden har udviklet sig hen mod en mere decentral struktur. Afdelinger og større enheder blev lønansvarlige og det har ført frem til dagens hybridform, hvor den enkelte medarbejder og afdelingsleder har fået en langt større rolle i forbindelse med datafangst og med en stærk central lønafdelingen, som leverer ekspertviden, knuser problemer og opstiller data til beslutningsstøtte, mener Anders Tuff, Senior Key Account Manager, EG Public Sales.

På vagtplanområdet har forandringerne til gengæld ikke været så store – endnu.

Læs også: Kommunens lønkontor ligger både centralt og decentralt

Vagtplanlægning har fået langt større bevågenhed i kommunerne

Regionernes holdning til lønadministration er først og fremmest kendetegnet ved, at de er blevet meget mere bevidste om, hvordan kravet til økonomien og ønskerne til organiseringen af arbejdet, skal understøttes digitalt.

- Et godt eksempel er vagtplanlægning, som er et af de tungeste lønbærende systemer der skal integreres med. Vagtplanlægning er gået fra at være en rutinepræget administrativ opgave til en strategisk opgave, mener Anders Tuff:

- Det er endnu ikke så udbredt i, alle kommuner, men især store kommuner som fx Esbjerg Kommune er begyndt at arbejde mere med behovsbaseret planlægning end med den traditionelle vagtplanlægning baseret på ressourcer.

Det vil blive en game changer for de kommuner, der får koblet deres lønsystem rigtigt med deres vagtplansystem, så de kan begynde at udnytte ressourcer og kompetencer bedre på tværs af enheder og afdelinger, så man kan minimere de situationer, hvor afdeling a på plejehjemmet mangler medarbejdere, mens der er overskud på afdeling B og dermed også reducere behovet for fx vikarer på sociale tilbud i centerstrukturer, tilføjer Anders Tuff.

Kommunernes lønkontorer bliver data- og videnscentre

Endnu har vi også kun set toppen af isbjerget, når det kommer til lønkontorernes rolle i fremtiden.

For mens de mere rutineprægede opgaver med moderne teknologi kan fordeles på flere medarbejdere, så data fanges ved kilden, så får lønmedarbejderne på de centrale lønkontorer tid til nye opgaver.

- I stedet for at være kontorassistenten, der retter tjenetidsskemaer er den kommunale lønmedarbejder i stadig højere grad blevet lønekspert og talknuser.

Kommunernes data er guld værd

Mængden af informationer, som man kan læse ud af kommunens vagt- og lønsystem er enorme og kan være guld værd i forbindelse med fx budgetlægning og simulering af konsekvenser for organisationsændringer mm.

Her er det kun behovet og fantasien, der sætter grænserne, siger Anders Tuff:

- Der er ingen tvivl om at den kommunale lønadministration er på vej ind i en spændende udvikling, hvor man kan se, at opfattelsen af, hvor lønkontoret ligger rent fysisk vil blive mere diffus, fordi alle medarbejdere i realiteten bliver ansvarlig for indberetning og kontrol af de helt grundlæggende data.

- Jeg forestiller mig i hvert fald, at fremtidens kommunale lønkontor er en del af et udviklingsorienteret administrations- og kompetencecenter, som skaber rammerne for at sikre at kommunen formår at levere den bedste, den billigste, den mest professionelle administration og service overfor kommunens ansatte og borgerne.

De data, som indhentes skal gemmes sikkert, men også bringes i anvendelse i forbindelse med fx dataanalyser, budgetsimuleringer og dialogen i ledelsen og mellem ledelse og medarbejdere og det er en de centrale roller for de kommunale lønkontorer fremadrettet.

Behovet for nytænkning er mere aktuelt end nogensinde

Der er altså til stadighed brug for nytænkning, når kommuner hele tiden skal løse deres opgaver bedre og billigere, mener Anders Tuff:

Her er den klassiske struktur med adskilte afdelinger til fx økonomi, regnskab, løn og teknik ikke nødvendigvis hensigtsmæssig, Sammenlægninger af administrative enheder på nye måder skaber også basis for nye løsninger. Trenden er, at opbygge og fastholde en central kompetence og samtidig placere de praktiske opgaver, hvor det giver god mening.

Det stiller store krav til, at kommunens løn- og vagtplansystem både understøtter central og decentral lønadministration og ikke mindst formår at involvere medarbejderen, så de selv kan indberette løndata via lønportaler, Apps og lignende.

- Her mener jeg til gengæld, at kommunerne er godt stillet. For udviklingen inden for både løn- men især vagtplansystemer - har også været i en rivende udvikling i de seneste år og er derfor også været en af de vigtige drivere for den udvikling, vi ser i kommunerne i dag.

Men når det er sagt, så er kommunerne også mere fremme i skoene og langt mere professionelle i dag end for 10 år siden, så vi skal som leverandør også være på stikkerne for at matche kommunernes krav og forventninger.

Det gør det jo bare så meget mere spændende at være med til at løse opgaven, både for kommunen og for os som leverandør til kommunerne, siger Senior Key Account Manager Anders Tuff, EG Public Sales.