Hvalsø Kirkegård: E-fakturaer og elektroniske bilag giver bedre indsigt

Efter at have håndteret alle fakturaer elektronisk i et år, er kirkegårdsleder Søren Christensen positivt overrasket over hvor meget tid, han og menighedsrådet sparer med at håndtere bilag digitalt. Samtidig har menighedsrådet fået bedre indsigt i regnskabet.

- Jeg ville slet ikke kunne nå det, hvis det kørte på den gammeldags måde med mails, almindelig post og gå rundt med bilag til kassereren og andre for at hakke af, siger Søren Christensen, kirkegårdsleder ved Hvalsø og Særløse Kirkegårde, der er en del af Lejre Provsti.

- I dag bruger vi e-faktura og har bilagene elektronisk. Det er meget nemmere for alle at se, om tingene stemmer, og vi sparer en del tid, siger Søren Christensen, der også er regnskabsfører for tre kirkekasser i Kirke Såby, Kisserup og Sæby-Gershøj.

Hvert år håndterer Søren Christensen over 3000 bilag og sørger for, at alt bliver scannet ind i systemet, godkendt, betalt og bogført. Kirkegårdlederen, der har været i Hvalsø siden 1983 er begejstret for de digitale muligheder med e-faktura og elektronisk bilagsflow, de har integreret i EG Brandsoft-systemet.

Fakturaerne skal stadig attesteres, men godkendelsesprocessen går hurtigere og en del af arbejdet kan gøres via mobilen.

Kan se alt løbende

- Menighedsrådet er meget glade for det. De synes, at de har fået meget mere indsigt i deres regnskab, fortæller Søren Christensen.

Alt, hvad Søren Christensen bogfører, er godkendt gennem de procedurer, der er sat op i systemet. Sammen med menighedsrådet er det internt besluttet, hvem der skal have mulighed for at attestere hvilke bilag.

- Jeg sørger for, at alle, der skal se fakturaer får dem. I Hvalsø har vi en aftale om, at formand og kasserer skal se alle fakturaer. Har præsten eksempelvis stået for at købe noget, så får hun naturligvis også fakturaen til godkendelse.

- Nu får de fakturaerne løbende og ser alt, hvad der sker - og kan selv tjekke, om det stemmer overens med det, der er bestilt. Og de kan se det på deres telefon, det er smart. Fordi de følger med i bilagene hele tiden, bliver det også fanget hurtigere, hvis der er en fejl.
Alle kan desuden se, hvad tingene koster, fx prisen på en annonce, og det giver et større ejerskab, siger Søren Christensen.

Mere sikkert end mails

- 80 % af de data, jeg skal bruge, ligger i systemet. Det sidste nye vi har fået er GLN-fakturering, som også hedder EAN-fakturering. Jeg prøver at få så mange fakturaer ind den vej, og vi beder vores leverandører fremadrettet bruge vores GLN-nummer. Nummeret har vi også sat på vores hjemmeside, fortæller Søren Christensen.

- Når fx en vognmand har leveret noget grus, sender han en faktura til os via GLN. Den ryger direkte ind i EG Brandsoft-systemet, som vi har arbejdet med i over 20 år.
Det betyder, at de data, jeg skal bruge som beløb, fakturanummer, betalingsfrist, bankkontonumre osv. er i systemet. Det gør det nemt for mig at sende bilagene videre til godkendelse. Når de er godkendt, kan jeg hurtigt betale og bogføre. Det fungerer rigtig godt, og jeg synes, det er mere sikkert end at bruge mails.